Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. unter Umständen Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Damit der dadurch ermittelte Umfang der Privatnutzung dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden kann, schreibt die Verwaltung genau vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist. Für dienstliche Fahrten sind danach folgende Angaben erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.[1]
Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend. Die Eintragungen können z. B. wie folgt aussehen:
Fahrtenbuchaufzeichnungen
| Abfahrt | Ziel/Reiseroute | Anlass/aufgesuchte Geschäftspartner | Ankunft | Gefahrene Kilometer | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tag | Zeit | Km-Stand | Zeit | Km-Stand | Dienstliche Fahrten | Wohnung – erste Tätigkeitsstätte | Private Fahrten | ||
| 4.3. | 8:00 | 10.100 | Stuttgart-München-Stuttgart | Fa. Kolb | 18:30 | 10.700 | 600 | ||
| 5.3. | 10.700 | 10.720 | 20 | ||||||
| 5.3. | 10.780 | 60 | |||||||
| 5.3. | 15:00 | 10.780 | Stuttgart-Ludwigsburg-Stuttgart | Fa. Held | 17:00 | 10.810 | 30 | ||
Zulässig sind auch elektronische Fahrtenbücher, wenn sie dieselben Anforderungen erfüllen wie bei analogen Eintragungen.[2]
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