Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner persönlich ergänzen. Es gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher.[1]
Auch beim elektronischen Fahrtenbuch müssen die Aufzeichnungen zeitnah erfolgen. Dies gilt insbesondere für die personelle Aufzeichnung des unverzichtbaren geschäftlichen Anlasses des Dienstgeschäfts sowie die Angabe der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner.[2] Es reicht nicht aus, dass die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind.
Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen vorzunehmen
Die Finanzverwaltung lässt ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu: Der Fahrer kann den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eintragen. Dabei müssen aber auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich technisch ausgeschlossen sein – oder zumindest im System dokumentiert werden.[3]
Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen (lassen)
Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.
Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob das Finanzamt das (elektronische) Fahrtenbuch anerkennt.
Dokumentation etwaiger GPS-Abweichungen
Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber, den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.
Dokumentationssichere Änderungsmöglichkeit elektronischer Fahrtenbücher
Bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch bedeutet die "geschlossene Form", dass von der Software die Eintragung in Buchform nachgebildet wird, sodass die Eintragung auf Einzelblättern ausgeschlossen ist.[4] Revisionssicher ist die Software dann, wenn nach der erstmaligen Eingabe die Daten nicht mehr verändert werden können bzw. eine nachträgliche Änderung – ebenso wie beim Fahrtenbuch in Papierform – vom System dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt wird. Die Möglichkeit zur Änderung der Daten, ohne dass eine Dokumentation erfolgt, führt zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs.
Die Daten elektronischer Fahrtenbücher müssen elektronisch von der Finanzverwaltung geprüft werden können.[5] Zu beachten sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).[6]
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