Ablehnungsgründe dokumentieren
Abgelehnte Bewerber haben die Möglichkeit, Ansprüche wegen Diskriminierung grundsätzlich innerhalb von 2 Monaten geltend zu machen.[1] Um die konkreten Gründe der Absage auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können, sollten die Gründe der Ablehnung kurz dokumentiert werden. Für Zwecke der Abwehr von Klagen auf Entschädigung bzw. Schadensersatz nach dem AGG wegen angeblicher Diskriminierung sollten diese Unterlagen mindestens 2 Monate aufbewahrt werden. Unter Berücksichtigung von Unsicherheiten hinsichtlich des Fristbeginns sowie des Zeitraums, der üblicherweise bis zu einer Klagezustellung verstreicht, werden in der Literatur auch Zeiträume von bis zu längstens 6 Monaten als noch angemessen erachtet. Insofern kann eine mehrmonatige Aufbewahrung durchaus hilfreich sein, da die Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen erst dann beginnt, wenn die Absage dem Bewerber zugegangen ist und er Kenntnis von der Benachteiligung erlangt hat.[2] Eine "Ablehnung durch den Arbeitgeber" i. S. v. § 15 Abs. 4 Satz 2 AGG setzt eine auf den Beschäftigten bezogene ausdrückliche oder konkludente Erklärung des Arbeitgebers voraus, aus der sich für den Beschäftigten aus der Sicht eines objektiven Erklärungsempfängers eindeutig ergibt, dass seine Bewerbung keine Aussicht (mehr) auf Erfolg hat.[3]
Datenschutz
Bewerberdaten dürfen unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt verwendet werden. Ist die Auswahlentscheidung getroffen, sind die Bewerberdaten der nicht Eingestellten grundsätzlich zu löschen, da ihre Verarbeitung für ihren Erhebungszweck – die Einstellung eines Beschäftigten – ab diesem Zeitpunkt nicht mehr notwendig ist.[4] Soweit die Verarbeitung der Bewerberdaten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, gilt dies gemäß Art. 17 Abs. 3e DSGVO jedoch nicht. Dies ist der Fall, soweit der Arbeitgeber noch mit Klagen abgelehnter Bewerber auf Schadensersatz oder Entschädigung wegen einer Benachteiligung i. S. d. §§ 1, 7 AGG rechnen muss.[5] Allerdings hat der Arbeitgeber auch in diesen Fällen die Daten solange für anderweitige Zugriffe, wie beispielsweise erneute Kontaktaufnahmen, zu sperren, bis Sicherheit darüber besteht, dass keine Ansprüche auf Entschädigung oder Schadensersatz nach § 15 AGG erhoben werden. Falls Ansprüche erhoben werden, dürfen die Daten natürlich für die Abwehr der Ansprüche verwendet werden.
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen