Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 2.4 Schritt 4: Mitarbeiter für Engagement belohnen

Mitarbeiter, die sich die Mühe machen und nach Verbesserungen suchen, sollten für ihr Engagement grundsätzlich belohnt werden, auch wenn eine Idee evtl. abgelehnt wird:

• Zum einen durch eine ehrliche Anerkennung ihrer Leistungen bzw. ihres Einsatzes. Vorgesetzte und Geschäftsführung sollten den Beteiligten für ihr Engagement stets ausführlich danken und ihnen verdeutlichen, wie wichtig es auch in der Zukunft ist, sich mit ihrer Arbeitsleistung und weiteren Vorschlägen einzubringen.

• Zum anderen sollten Vorgesetzte die Vorschläge möglichst monetär honorieren, etwa in Form einer "angemessenen" Prämie. Ein häufiges Problem: Führungskräfte in KMU wissen oft nicht, wie sie die Prämien berechnen können. Am einfachsten ist noch die Ermittlung einer Prämie, wenn sich aus einem Vorschlag ein konkreter Einsparwert oder Umsatzzuwachs in Euro ermitteln lässt. Dann kann eine Prämie direkt abgeleitet werden, z. B. als Prozentwert oder in absoluten Beträgen. Handelt es sich um einen Vorschlag, der sich nicht monetär bewerten lässt, gibt es oft Schwierigkeiten und Unsicherheiten.

Praxis-Beispiel

Honorierung der Vorschläge

2 Mitarbeiter reichen einen Verbesserungsvorschlag ein. Der Vorschlag des 1. Mitarbeiters ist geeignet, im Einkauf Einsparungen beim Material von 1 % zu realisieren. Bei einem Jahreseinkaufsvolumen von 2 Mio. EUR sind das 20.000 EUR. Hier kann z. B. eine Prämie von 3 % auf diese Summe gezahlt werden.

Der 2. Mitarbeiter schlägt die Einrichtung einer Kaffee-Ecke vor, die zu einer höheren Motivation der Beschäftigten beitragen soll. Hier stellt sich die Frage, wie ein solcher Vorschlag bewertet und honoriert werden kann.

2.4.1 Prämienberechnung bei monetärem Nutzen

Lässt sich der Nutzen in EUR und Cent beziffern, kann der Netto-Nutzen, abhängig von der Höhe des Nutzens, mit einem bestimmten Prozentsatz vergütet werden, z. B. in Höhe von 1,5-10 %.

Formel: Netto-Nutzen = rechenbare Vorteile . /. durch die Realisierung anfallende Kosten

Bei größeren Aufwendungen, wenn z. B. Investitionen fällig werden, sollten diese auf die Zeitdauer verteilt werden, in denen der Nutzen voraussichtlich entstehen wird.

Praxis-Tipp

Legen Sie eine Prämienobergrenze fest

Mehr als 5–10 % Prämie, bezogen auf den Netto-Nutzen, sollten Sie Mitarbeitern grundsätzlich nicht zahlen. Denn höhere Prämien tragen nur selten dazu bei, dass die Mitarbeiter dauerhaft aktiver werden oder bessere Vorschläge einreichen. Es besteht im Gegenteil das Risiko, dass Mitarbeiter versuchen, nur Vorschläge einzureichen, die ihnen ein hohes Zusatzeinkommen sichern. Auf diese Weise kommt es schnell zu Neiddebatten, die das Betriebsklima verschlechtern. Aus den gleichen Erwägungen heraus sollten Sie überlegen, eine absolute Obergrenze für eine Prämie festzulegen, z. B. 300 EUR oder 500 EUR.

Nur für besondere Fälle kann es sinnvoll sein, eine Ausnahmeregelung zu schaffen. Wenn z. B. ein Mitarbeiter einen Vorschlag macht, von dem Ihr Unternehmen jährlich von Einsparungen im Umfang von mehreren Tausend EUR profitiert, können auch höhere Prämien gezahlt werden. Voraussetzung hierfür sollte sein, dass z. B. das Gremium, die Geschäftsführung und ggf. der Betriebsrat zustimmen. Und es sollte klar geregelt und kommuniziert werden, in welchen Fällen von den allgemeinen Regeln abgewichen werden darf.

2.4.2 Prämienberechnung bei nicht-monetärem Nutzen

Schwieriger ist es, eine "gerechte" Prämie für einen nicht-monetären Nutzen zu bestimmen. Hier kann der einreichende Mitarbeiter entweder eine Pauschalprämie bekommen, unabhängig davon, wie groß der nicht-monetäre Vorteil ausfällt. Der Vorteil ist, dass kein Berechnungs- bzw. Schätzaufwand notwendig ist. Der Nachteil ist, dass bei Mitarbeitern leicht der Eindruck entstehen kann, dass sie benachteiligt werden. Sie glauben, dass die Idee dem Unternehmen erhebliche Vorteile bringt, die eigene Leistung aber nicht ausreichend gewürdigt worden ist.

Die bessere Lösung ist es, für jeden Vorschlag einen Nutzenbeitrag mithilfe eines Punktwertverfahrens zu berechnen, um individuelle Prämien bestimmen zu können. Das Punktwertverfahren hilft zudem nachzuvollziehen, wie eine Prämie zustande gekommen ist.

Praxis-Tipp

Um einen Punktwert zu berechnen, können Sie die Vorschläge in Kategorien mit "geringem", "mittlerem" und "großem" Nutzen einteilen. Abhängig von der Einteilung erhält der Einreicher dann eine Basisprämie, die immer gezahlt wird – etwa 20 EUR für einen Vorschlag mit geringem Nutzen, 40 EUR für einen Vorschlag mit mittleren und 100 EUR für einen Vorschlag mit großem Nutzen.

Jetzt muss die Geschäftsleitung prüfen, in welchem Umfang das Unternehmen profitiert. Auch hier kann mit den Stufen "gering", "mittel" und "groß" gearbeitet werden. Zusätzlich sollte die Umsetzbarkeit in die Bewertung einfließen. Hier können die Bewertungskriterien z. B. "sofort", "innerhalb von 6 Monaten" und "innerhalb eines Jahres" heißen. Dann muss der Realisierungsaufwand geschätzt werden; ebenfalls mit den Ausprägungen "gering", "mittel" und "groß".

Für geringe Anwendungsmöglichkeiten, Umsetzungsfristen, die mehr als 6 Monate betragen, und einen hohen Realisier...