Arbeitszeitmanagement: Schlüsselfaktor für Unternehmen u ... / 3 Von der Theorie zur Praxis

Arbeitszeitmanagement ist fester Bestandteil jeder innovativen Unternehmensführung. Die unterschiedlichen betrieblichen und individuellen Interessen erfordern bei aller Komplexität in der Entwicklung oder Anpassung ein strukturiertes Vorgehen.

Die folgende Übersicht liefert einige Aspekte und gibt Anregungen für ein Gespräch oder eine Diskussion. Je nach Sichtweise können sich unterschiedliche Vorteile ergeben.

Was bringen Arbeitszeitvarianten?

Arbeitszeitvariante	Vorteile für Arbeitnehmer	Vorteile für Unternehmen	relevant Ja	Nein
Teilzeit	Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Berufsbegleitende Weiterbildung oder Studium	Ausgleich von Auftragsschwankungen Verlängerung von Servicezeiten Unternehmensattraktivität
Schichtarbeit	Planbare Freizeit, finanzielle Anreize	Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität
4-Tage-Woche	Zeitliche Handlungsspielräume, weniger Fahrzeiten	Motivierte Beschäftigte, Personalbindung und -rekrutierung
Funktionszeit	Selbstbestimmte Verteilung der Arbeitszeit	Anpassung an die betrieblichen Belange, Wettbewerbsfähigkeit, Service
Vertrauensarbeitszeit	Eigenverantwortliche Arbeitszeitgestaltung, Life-Kohärenz, Produktivität	Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit, Employer Branding
Homeoffice	Eigenverantwortliche Arbeitszeitgestaltung, Produktivität, Fahrten zum Büro entfallen, Gestaltungsspielräume	Kostenvorteil, Motivierte Beschäftigte, Employer Branding, Personalbindung
Sabbatical	Zeit für persönliches Ziel, Life-Kohärenz	Employer Branding, Personalbindung
Workation	Life-Kohärenz	Personalsicherung und -bindung

3.1 Leitfragen zum Arbeitszeitmanagement

Der jeweilige Benefit eines innovativen Arbeitszeitmanagements ist insbesondere von der Transparenz der Möglichkeiten und einer guten Kommunikation abhängig. Zu Beginn eines Arbeitszeitprojektes sind daher folgende Leitfragen hilfreich:

• Passt das aktuelle Arbeitszeitmodell noch zur betrieblichen Situation und den Interessen der Beschäftigten?
• Welche Potenziale ergeben sich aus den Voll- und Teilzeitvarianten?
• Wird nach Zielen und Ergebnissen geführt oder herrscht Präsenzkultur vor?
• Wie wird die eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeitszeiten gestärkt?
• Wie gut sind die Beschäftigten über Selbstführung, Stress- und Zeitkompetenz oder guten Schlaf informiert?
• Wie werden Überlastsituationen wahrgenommen und bewältigt?
• Gibt es eine vereinbarte "Nicht-Erreichbarkeit"?
• Existieren Leitfragen zur guten Kommunikation, insbesondere bei virtueller Kommunikation?
• Ist Teilzeit für Führungskräfte möglich?

Häufig treten in den Gesprächen zum Arbeitszeitmanagement zahlreiche und teils diametral zuwiderlaufende Interessen auf. Damit eine Arbeitszeitregelung, basierend auf rechtlichen Grundlagen, von möglichst vielen Beteiligten akzeptiert und als innovative Verbesserung etabliert wird, ist eine systematische und partizipative Vorgehensweise unumgänglich. Schließlich soll das Arbeitszeitmanagement sowohl den betrieblichen Erfordernissen entsprechen als auch den Interessen der Beschäftigten nachkommen. Für die Entwicklung einer solchen maßgeschneiderten Arbeitszeitregelung bietet sich die Vorgehensweise nach der Einführungspyramide an^[1].

Abb. 7: Einführungspyramide für ein neues Arbeitszeitmodell

[1] Hellert U. (2022): Arbeitszeitmodelle der Zukunft, 3. Auflage, Haufe, Freiburg

3.2 Prozess-Schritte zur Arbeitszeitmodifikation

1. Schritt: Gespräch mit der Geschäftsführung und/oder der Personalleitung

Der Entwicklungsprozess startet idealerweise mit einem Gespräch zwischen Arbeitszeitberatung und Geschäftsführung bzw. Personalleitung. Ferner sollen von Anfang an die Mitarbeitervertretung sowie relevante Fachbereichsleitungen beteiligt sein. Die Vorgehensweise wird mit der Arbeitszeitberatung abgestimmt. Die betrieblichen Erfolgsfaktoren und die aktuelle Situation werden dargestellt und ein bestehender Handlungsbedarf diskutiert. Erste Grobziele können bereits abgesteckt werden:

• Geht es um eine gesundheitsverträgliche Schichtplangestaltung
• oder die Einführung von Vertrauensarbeitszeit?

Zur weiteren Zusammenarbeit wird ein Projektteam zusammengestellt. Dies setzt sich aus Beschäftigten, Führungskräften und MItgliedern aus Betriebs- oder Personalrat zusammen. Der Gruppe sollten ca. sechs bis acht Personen sowie die Arbeitszeitberater angehören.

2. Schritt: Erstes Treffen der Projektgruppe

Im Workshop werden die Ziele definiert und Analysen zu Betriebs- und Arbeitszeit durchgeführt. Die Erfolgsfaktoren spiegeln dabei die betrieblichen Belange wider. Entsprechend werden die weiteren Termine und Aufgaben geplant und an Verantwortliche delegiert (Projektdokumentation). In größeren, vielschichtigen Unternehmen sollte ein Testbereich ausgewählt werden. Als Testbereich bieten sich jene Bereiche an, bei denen der Handlungsdruck groß ist oder besondere Bedarfe festgestellt werden.

3. Schritt: Entwicklung von Arbeitszeitmodellen

Dieser Schritt umfasst meist mehrere Meetings. Es werden mögliche Arbeitszeitvarianten durch die Arbeitszeitberatung mit den dazugehörenden Informationen und Grundlagen präsentiert. Im Projektteam werden diese beleuchtet und mi...