Homeoffice ist vielerorts zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Trotz der Vorteile, die mobile Arbeitsformen mit sich bringen, stoßen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende auf Herausforderungen in der Zusammenarbeit. Welche drei Kernprobleme Unternehmen bei der Umsetzung begegnen und wie diese erfolgreich bewältigt werden können.
Verteiltes, asynchrones Arbeiten zu der Zeit, in der man am leistungsfähigsten ist, an dem Ort, der einem am meisten Konzentration und Inspiration ermöglicht – das kann für die Innovationskraft und damit Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation von unschätzbarem Wert sein. Die Belegschaft ist dankbar für mehr Flexibilität und Freizeit durch eingesparte Fahrzeiten. Die Ausgestaltung der hybriden Arbeitsmodelle ist deshalb zur Standardfrage in Bewerbungsgesprächen geworden und damit Talentgewinn- und -bindungsfaktor.
Warum also setzen viele Unternehmen und Führungskräfte nur zögerlich auf hybride Arbeitsmodelle oder äußern sogar den Wunsch, die Mitarbeitenden ins Büro zurückzuholen? Folgende drei Kernprobleme treten immer wieder auf und gefährden den Erfolg hybrider Arbeitsmodelle.
Zentralisierte Kommunikation und Kollaboration
Bis heute unterschätzen viele Firmen mit verteilten, zeit- und ortsunabhängig arbeitenden Teams die Relevanz einer effektiven Kommunikationsbasis. Informationsverlust, mangelnde interne Abstimmung, schwacher Ideenaustausch und letztlich geringere Produktivität sind die Folge. Auch ist das Kommunikations-Setup in vielen Teams und Abteilungen nicht flexibel (genug): Sie können ihr Arbeitssystem bei organisatorischen oder personellen Veränderungen nicht agil anpassen.
Die Implementierung von integrierten Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, die verschiedene Kanäle für Echtzeitkommunikation und gemeinsame Dokumentenbearbeitung bieten, ist in den meisten Unternehmen zwar erfolgt, dabei aber nur der erste Schritt. Kontinuierlich sollten Schulungen durchgeführt und Leitfäden zur effektiven Nutzung dieser Tools entwickelt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle relevanten Funktionen optimal nutzen. Wichtig ist, Plattformen bestmöglich in bestehende Tools und Systeme zu integrieren, um die Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben und Projekten weiter zu erleichtern. Zudem sollte die Personalabteilung klare Richtlinien für die Kommunikation auf diesen Kanälen festlegen, um sicherzustellen, dass die Informationen zeitnah, nahtlos, einheitlich und zuverlässig fließen.
Mitarbeiterengagement und soziale Isolation
In vielen Firmen fühlen sich Mitarbeitende im Homeoffice oder in hybriden Teams isoliert oder abgekoppelt von der Unternehmenskultur. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nennen den Kaffeeautomaten-Klatsch und Flurfunk regelmäßig als Hauptgründe, warum sie gerne ins Büro kommen. Das in diesen Austauschen enthaltene Ideen- und Problemlösungspotenzial ist ein Wertschöpfungsfaktor, den viele Unternehmen in der Ära Homeoffice verloren haben. Die soziale Verbundenheit eines Teams kann aufgrund der physischen Distanz und virtueller Zusammenarbeit bröckeln oder gar nicht erst aufkommen.
Teamgeist ist der soziale Kitt, der Menschen zusammenhält, Motivation steigert und die Innovationskraft von Teams beschleunigt. Personalabteilungen sollten sich darum bemühen, virtuelle soziale Interaktionsmöglichkeiten zu schaffen. Hierzu zählen zum Beispiel die Organisation virtueller Teambuilding-Veranstaltungen, virtuelle Kaffeepausen oder gemeinsame Online-Schulungen für Teams, die komplett remote arbeiten. Wer hybrid, also zumindest teilweise im Büro arbeitet, kann sich wiederum auf gemeinsame Präsenztage einigen oder regelmäßige Team-Lunches einplanen. In harmonischen Hybrid-Teams bildet sich ein entsprechender Wunsch im Team häufig von selbst, sodass Führungskräfte diesen lediglich kanalisieren und organisieren müssen. Auch die Koordination von gemeinsamen Workations könnte – auch aus Sicht der Talentgewinnung – attraktiv sein, wenn entsprechende Budgets vorhanden sind. All dies fördert den sozialen Zusammenhalt und stärkt die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.
Leistungsmessung und Leistungsmanagement
Während manche Teammitglieder für engmaschige Anweisungen dankbar sind, kann Überkontrolle in hybriden Setups gerade bei Leistungsträgern zu Frustration und Ärger führen. Dennoch kommen Führungskräfte um ein Evaluieren des Teamerfolges nicht herum. Personalabteilungen müssen die Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne physische Präsenz beurteilen können, was nicht immer einfach ist. Auch besteht die Gefahr von Vertrauensproblemen. Die gewonnene Flexibilität kann somit torpediert werden.
Kontrollmechanismen sollten in hybriden Workflows zunächst weniger auf die Kontrolle der individuellen Arbeitsleistung abzielen, denn die erschließt sich häufig aus den Projektplattformen oder dem Mailverkehr. Vielmehr sollte es um die Festlegung klarer Ziele und Messgrößen für die gemeinsame Teamarbeit sowie um die interne Abstimmung gehen. Elegant gelingt das in Form von regelmäßigen Update-Formaten zu Projekten und Fortschritten, aber auch zur allgemeinen Stimmungslage. Steht jemand unter Stress? Gibt es mentale oder strukturelle Blockaden? In der Praxis bewährt haben sich zum Beispiel tägliche Check-Ins oder virtuelle Stand-up-Meetings, in denen jeder über seine aktuellen Aufgaben und Herausforderungen spricht. Die Integration messbarer Managementmethoden (zum Beispiel OKRs) kann die Leistungs- und Erfolgsmessung in hybriden Konstellationen vereinfachen.
Die Vertrauensbasis ist entscheidend
Letztendlich ist vor allem eine belastbare Vertrauensbasis für den Erfolg hybrider und asynchroner Zusammenarbeit entscheidend. Führungskräfte müssen lernen, ihre Teams nicht mehr nach Arbeitszeiten auf der digitalen Stempelkarte zu beurteilen, sondern nach den Ergebnissen, die das Team erbringt. Denn am Ende geht es darum, dass der Laden läuft.
Die Führungskraft selbst sollte dabei aber sichtbar bleiben und Ansprechbarkeit signalisieren. Mitarbeitende verlassen sich häufig auch im Homeoffice darauf, dass ihre Vorgesetzten etwaige Probleme erkennen und proaktiv Hilfe anbieten. Sie vertrauen ihren Chefs.
Diese Erwartungshaltung muss in beide Richtungen gelten. Es geht nicht nur darum, dass Führungskräfte ihrem Personal eine eigenverantwortliche Arbeitsweise zutrauen – die Belegschaft muss diesem Vertrauen auch gerecht werden und ihre Arbeitsleistung in zuverlässiger Qualität erbringen. Homeoffice sollte als Form der gegenseitigen Anerkennung verstanden werden, die Teamarbeit vereinfachen, Innovationskraft steigern und unterm Strich zu mehr Produktivität führen kann.
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