Abrechnung der Aufwendungen... / 1 Ausnahmen von der Entgelteigenschaft

1.1 Steuerfreie Zuwendungen

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gehören grundsätzlich zum Arbeitsentgelt[1] im Sinne der Sozialversicherung.

Dem Arbeitsentgelt sind Einnahmen nicht zuzurechnen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, soweit sie lohnsteuerfrei sind.[2] Entsprechend gehören lohnsteuerfreie Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung auch nicht zum sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt.

 
Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von 2 Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 100 EUR, die er als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abrechnet. Das im Juli stattfindende Sommerfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 150 EUR betragen, rechnet er bis zur Höhe von 110 EUR ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Die verbleibenden 40 EUR pro Arbeitnehmer werden individuell versteuert.

Die Zuwendung aus Anlass des Winterfests und die steuerfrei behandelten 110 EUR des Sommerfests sind kein Arbeitsentgelt und nicht mit Beiträgen zu belegen. Der individuell versteuerte Betrag in Höhe von 40 EUR aus Anlass des Sommerfests stellt hingegen beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar.

1.2 Pauschalversteuerung

Soweit Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltung nicht bereits steuerfrei abgerechnet werden können, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Zuwendungen mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG zu besteuern. Diese pauschal besteuerten Bezüge stellen ebenfalls kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.[1]

 
Praxis-Beispiel

Pauschal besteuerte Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im November eine Weihnachtsfeier. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 200 EUR. Davon werden 110 EUR als steuer- und beitragsfreie Zuwendung behandelt. Die verbleibenden 90 EUR pro Arbeitnehmer werden vom Arbeitgeber pauschal besteuert.

Auch der pauschal besteuerte Anteil der Zuwendung stellt kein Arbeitsentgelt dar und ist daher beitragsfrei.

1.3 Zeitpunkt der Beurteilung

Die Beurteilung der Arbeitsentgelteigenschaft der Einnahmen aus einer Beschäftigung erfolgt grundsätzlich mit der Entstehung des Beitragsanspruchs.[1] Der von der Rechtsprechung aufgestellte Grundsatz der Unveränderlichkeit von abgewickelten Beitragsrechtsverhältnisses verhindert eine rückwirkende Veränderung bereits abgerechneter Entgeltabrechnungszeiträume.

1.3.1 Auswirkungen einer nachträglichen Änderung der lohnsteuerrechtlichen Behandlung

Eine Beitragspflicht kann nur rückwirkend entfallen, wenn ein Abrechnungsfehler des Arbeitgebers vorliegt, weil die steuerrechtliche Beurteilung des Arbeitsentgelts unzutreffend war. Derartige Berichtigungen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, erfolgen.[1] Dies gilt auch in den Fällen, in denen Zuwendungen zunächst zulässig steuer- und beitragsfrei behandelt und nachträglich pauschalbesteuert werden (z. B. von Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bzw. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Im Unterschied hierzu sind die Einnahmen, Zuwendungen und Leistungen dem sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung zwar eine (rechtlich zulässige) steuerfreie oder pauschal besteuerte Behandlung hätte durchführen können, von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch gemacht und die Arbeitsentgeltbestandteile (zunächst) steuerpflichtig belassen hat.

1.3.2 Nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung

Die nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung führt nicht zu einer geänderten Beurteilung der Beitragspflicht, da hier nicht der Arbeitgeber die steuerpflichtige Erhebung ändert, sondern die Finanzverwaltung als prüfende Behörde. Etwas anderes gilt lediglich in den seltenen Fällen, in denen der Arbeitgeber aufgrund der Beanstandung durch den Lohnsteueraußenprüfer für das vorherige Kalenderjahr eine nachträgliche Pauschalbesteuerung bis zum Ablauf des Monats Februar des Folgejahres vornimmt oder bis zu diesem Zeitpunkt einer Erhebung der Pauschalsteuer für das vorherige Kalenderjahr im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung durch die Finanzverwaltung zustimmt.[1]

 
Praxis-Beispiel

Pauschalbesteuerung nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitgeber veranstaltet im August ein Sommerfest. Die Zuwendungen an die Arbeitnehmer betragen jeweils 200 EUR. Der Arbeitgeber belässt diesen Betrag steuer- und beitragsfrei. Im Sommer des nächsten Jahres wird dies vom Lohnsteueraußenprüfer beanstandet. Der den Steuerfreibetrag übersteigende Teil der Zuwendung in Höhe von 90 EUR wird pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG versteuert.

90 EUR pro Arbeitnehmer sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Die Korrektur erfolgte nicht selbst durch den Arbeitgeber. Unabhängig davon war auch der Zeitpunkt fü...

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