Neues Erstattungsproblem bei den Reisekosten

Ab Juli 2015 sind Saunaleistungen mit dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 % zu besteuern (BMF-Schreiben vom 28.10.2014, BStBl 2014 I Seite 1439). Die Änderung hat auch Auswirkungen bei den Beherbergungsleistungen im Hotel, sofern in diesem Zusammenhang Saunaleistungen erbracht werden. Für die Hotelübernachtung gilt nämlich seit einigen Jahren der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Im Übernachtungspreis war häufig auch die kostenfreie Saunanutzung enthalten.

Saunaleistungen und Beherbergungsleistungen

Werden neuerdings Beherbergungsleistungen zusammen mit Saunaleistungen zu einem pauschalen Gesamtentgelt erbracht, ist der Preis sachgerecht auf die ein­zelnen Leistungen aufzuteilen. Dazu gibt es nach Verwaltungsauffassung zwei Möglichkeiten (BMF-Schreiben vom 21.10.2015, BStBl 2015 I Seite 835): 

• Einerseits kann der Anteil des Entgelts, der auf die nicht ermäßigte Leistung entfällt, im Wege der Schätzung ermittelt werden. Schätzungsmaßstab kann beispielsweise der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein. 
• Alternativ gibt es zu Übernachtungsleistungen, die mit verschiedenen anderen Leistungen zu einem Pauschalpreis angeboten werden, eine Vereinfachungsregelung. Danach wird es nicht beanstandet, wenn die in einem Pauschalangebot enthaltenen, nicht ermäßigt zu besteuernden Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. „Business-Package“, „Servicepauschale“) zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden. Diese Vereinfachungs­regelung gilt auch für Saunaleistungen, die z.B. mit der Gewährung eines Frühstücks zusammengefasst werden könnten.

Probleme in der Reisekostenabrechnung

Aus lohnsteuerlicher Sicht führen aber beide Varianten zu Schwierigkeiten bei der Reisekostenabrechnung. Darauf weist aktuell die IHK Köln hin: 

• Wird die Saunaleistung separat ausgewiesen, handelt es sich um nicht steuerfrei erstattbare Reisenebenkosten (wie Massage, Minibar, Pay-TV). 
• In einem Sammelposten zusammengefasste Aufwendungen konnten nach einer früheren Verwaltungsanweisung steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Absatz 1 Satz 5 LStR 2013). Einerseits ist aber bereits fraglich, ob diese in den aktuellen Lohnsteuerrichtlinien nicht mehr enthaltene Regelung überhaupt noch anwendbar ist. Sie gilt aber zudem nur, wenn die Bezeichnung des Sammelpostens keinen Anlass zu der Vermutung gibt, darin seien steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten. Sobald bei der Beschreibung des Packages der Begriff Sauna auftaucht, ist u.E. eine vollständig steuerfreie Erstattung nicht mehr möglich. 

Viele Hotels lösen das Steuerproblem in der Praxis durch eine „Preiserhöhung“. Sie erheben für die Saunanutzung neuerdings gesonderte Gebühren. 

Tipp: Achten Sie bei der Reisekostenabrechnung auf ausdrücklich für die Saunanutzung ausgewiesene Rechnungsbeträge. Sie können bei Bedarf nur im Rahmen der 44-EUR-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei erstattet werden.

Hinweis: Industrie- und Handelskammer Köln, Newsletter „Lohnsteuer-Info“ Dezember 2015