21.03.2013 | Firmenwagenbesteuerung

Nachbesserungen im Fahrtenbuch sind unzulässig

Fahrtenbuch: Bestimmte Mindestangaben dürfen nicht nachträglich ergänzt werden
Bild: Michael Bamberger

Ergänzt oder vervollständigt ein Arbeitnehmer die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.

Steuerpflichtige, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises bewertet.

Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Steuerpflichtige das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Dieses Wahlrecht kann auch noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend gemacht werden.

Fahrten müssen vollständig aufgezeichnet werden

In einem jetzt veröffentlichten Urteilsfall des Bundesfinanzhofs (BFH, Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12, BFH/NV 2013 S. 526) bestand das Fahrtenbuch aus handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen; diese enthielten fortlaufend die Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern. Hinsichtlich der Angaben zu Reiseroute und Ziel war bei den beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur "Außendienst" vermerkt. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren einer vom Arbeitgeber erstellten und durch den Kläger nicht abänderbaren Anlage zu entnehmen – einem elektronisch geführten Kalender der Kundentermine.

Der Arbeitgeber hatte im Rahmen des Lohnsteuerabzugs den Sachbezug aus der Dienstwagenüberlassung auf Grund der 1 %-Regelung angesetzt. Im Rahmen seiner Steuererklärung begehrte der Kläger die Besteuerung nach der Fahrtenbuchmethode.

Fahrtenbuch muss "in sich geschlossen" sein

Der BFH hat - wie zuvor das Finanzamt - das Fahrtenbuch nicht anerkannt und bestätigte damit seine Rechtsprechung. Die Präzisierung von Angaben mit nachträglich erstellten Auflistungen hatte er bereits in seinem vorhergehenden Urteil verworfen (BFH, Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10, BStBl 2012 II S. 505).

Haftungsprobleme vermeiden durch 1 %-Regelung

Für den Arbeitgeber gab es im Urteilsfall keine Probleme, weil er den Lohnsteuerabzug nach der 1 %-Regelung durchgeführt hatte. Das Urteil zeigt, dass Arbeitgeber die Fahrtenbuchmethode aus Haftungsgründen nur bei Mitarbeitern anwenden sollten, die ein Fahrtenbuch nach den Vorgaben der Finanzverwaltung führen. 

Mindestangaben im Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sollte insgesamt folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR):

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit;
  • Reiseziel und Reiseroute;
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
  • Nachweis der privaten Fahrten.

Schlagworte zum Thema:  Fahrtenbuch, 1%-Regelung, Firmenwagen, Privatnutzung

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