Ergänzt oder vervollständigt ein Arbeitnehmer die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.
Steuerpflichtige, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises bewertet.
Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Steuerpflichtige das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Dieses Wahlrecht kann auch noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend gemacht werden.
Mindestangaben im Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sollte insgesamt folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR):
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit;
- Reiseziel und Reiseroute;
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
- Nachweis der privaten Fahrten.
Anforderungen des Finanzamts an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
- Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen.
- Fahrten müssen vollständig aufgezeichnet werden.
- Das Fahrtenbuch muss "in sich geschlossen" sein
- Es dürfen keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden.
Diktiergerät und Excel-Tabelle sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ergänzt oder vervollständigt ein Arbeitnehmer die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung für die Versteuerung der Privatnutzung eines zur Verfügung gestellten Firmenwagens nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (vergleiche Bundesfinanzhof, Urteil vom 16. November 2005 zu einer Computerdatei als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch). Ebenso werden Aufzeichnungen auf Diktiergeräten nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt.
Fahrtenbuch Urteile
Urteile zu nachträglichen Änderungen oder Ergänzungen am Fahrtenbuch:
In einem Urteilsfall des Bundesfinanzhofs (BFH, Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12, BFH/NV 2013 S. 526) bestand das Fahrtenbuch aus handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen; diese enthielten fortlaufend die Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern. Hinsichtlich der Angaben zu Reiseroute und Ziel war bei den beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur "Außendienst" vermerkt. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren einer vom Arbeitgeber erstellten und durch den Kläger nicht abänderbaren Anlage zu entnehmen – einem elektronisch geführten Kalender der Kundentermine. Der BFH hat - wie zuvor das Finanzamt - das Fahrtenbuch nicht anerkannt, weil es nicht vollständig und nicht "in sich geschlossen" war. Damit bestätigte der BFH seine Rechtsprechung. Die Präzisierung von Angaben mit nachträglich erstellten Auflistungen hatte er bereits in seinem vorhergehenden Urteil verworfen (BFH, Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10, BStBl 2012 II S. 505).
Urteile zu elektronischen Aufzeichnungen
In einem anderen Urteilsfall vor dem Finanzgericht Köln führte der Kläger sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (zum Beispiel Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel–Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Regelung.
Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden. (Finanzgericht Köln, Urteil vom 18. Juni 2015 zu einem Diktiergerät als Fahrtenbuch, Aktenzeichen 10 K 33/15 - Revision zugelassen).
Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher
Welche speziellen Anforderungen für elektronische Aufzeichnungen gelten, lesen Sie im Beitrag "So wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt".