Kürzlich entschied das BAG, dass ein Arbeitgeber die Kosten für die abgebrochene Fortbildung einer Mitarbeiterin trotz Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag nicht zurückfordern durfte. Wollen sich Arbeitgeber für den Fall absichern, dass ein Mitarbeitender kurz nach Erhalt einer Vergünstigung das Unternehmen verlässt, gilt es einiges zu beachten.
Immer wieder kommt es vor, dass Beschäftigte kurz nach einer finanzierten Fortbildung, dem Erhalt von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, zusätzlichem Urlaubsgeld oder anderer Boni das Unternehmen verlassen. Arbeitgeber vereinbaren für solche Fälle häufig sogenannte Rückzahlungsklauseln. Darin werden Mitarbeitende verpflichtet, die erhaltenen Zuwendungen zurückzuzahlen, falls sie zu einem bestimmten Zeitpunkt kündigen.
An die Zulässigkeit solcher arbeitsvertraglicher Rückzahlungsklauseln knüpft die Rechtsprechung regelmäßig hohe Voraussetzungen. Die Lehrgangsgebühren für die Fortbildung einer Mitarbeiterin, die nicht zur Prüfung angetreten war, durfte ein Arbeitgeber nicht zurückfordern, entschied das BAG kürzlich. Die Rückzahlungsklausel im Fortbildungsvertrag benachteilige die Arbeitnehmerin unangemessen.
Rückzahlungsklausel: Wann ist sie zulässig?
Die Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln ergibt sich für die Arbeitsvertragsparteien aus der grundgesetzlich garantierten Vertragsfreiheit. Solche Klauseln können auch im Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Allerdings immer nur dann, wenn der Arbeitnehmende auf die entsprechende Leistung keinen gesetzlichen Rechtsanspruch hat. Es muss sich also stets um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handeln, die er dem Arbeitnehmenden vertraglich oder aufgrund einer Vereinbarung in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung gewährt.
Rückzahlungsklausel: Inhalt und Form
In Betracht kommen Rückzahlungsklauseln, die den Arbeitnehmenden verpflichten, falls sie/er vor einem festgelegten Zeitpunkt die Firma verlässt, Aus- und Fortbildungskosten, Umzugskosten, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder andere Boni zurückzuzahlen. Eine solche Rückzahlungsklausel, in der die Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmenden festgelegt wird, muss nicht zwingend schriftlich vereinbart werde. Es ist aber üblich und uneingeschränkt zu empfehlen, sie im Arbeitsvertrag oder einer schriftlichen Vereinbarung niederzulegen.
Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag: AGB-Kontrolle
Werden die Rückzahlungsklauseln einzelvertraglich vereinbart, unterliegen sie in größerem Umfang der gerichtlichen Inhaltskontrolle als tarifliche Rückzahlungsvereinbarungen. Sie müssen gemäß § 307 Abs.1 Satz 2 BGB inhaltlich möglichst klar und eindeutig abgefasst werden. Danach gilt:
- Bei der Formulierung ist die Bindungsdauer aufzunehmen, bis zu welchem Zeitpunkt eine Rückzahlungsverpflichtung besteht und innerhalb welchen Zeitraums sich der zurückzuzahlende Betrag pro Monat der Laufzeit der Rückzahlungsverpflichtung ermäßigt.
- Die durch eine Fortbildung entstehenden Kosten müssen dem Grunde und der Höhe nach bezeichnet werden.
- Die Formulierung für die Voraussetzung der Rückzahlung muss genau gewählt sein: Bei einer betriebsbedingten und ggf. auch personenbedingten Kündigung des Arbeitgebers kommt eine Rückzahlungsklausel für Aus- beziehungsweise Fortbildungs- sowie Umzugskosten nicht in Betracht.
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Corona-Prämie: Rückzahlung von Sonderzahlungen
Der Arbeitgeber kann das Entstehen des Anspruchs auf eine Gratifikation, also insbesondere auf Weihnachts- oder Urlaubsgeld, davon abhängig machen, dass das Arbeitsverhältnis an einem bestimmten Tag noch ungekündigt fortbesteht. Die Bindungsdauer darf jedoch nicht unangemessen lang sein.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist zudem Voraussetzung, dass die Zahlungen nicht auch Gegenleistung für schon erbrachte Arbeit sind. Mit der Zahlung einer Corona-Prämie honoriert der Arbeitgeber immer auch geleistete Arbeit, urteilte das Arbeitsgericht Oldenburg. Eine Rückforderung war damit nach gängiger Rechtsprechung ausgeschlossen.
Auch beim Urlaubsgeld stellt sich bei einer Kündigung des Arbeitnehmenden immer wieder die Frage: Muss das Urlaubsgeld zurückgezahlt werden?
Rückzahlungsklausel im Tarifvertrag
Nach der ständigen Rechtsprechung des BAG unterliegen Tarifverträge im Gegensatz zu einzelvertraglichen Vereinbarungen nur in beschränktem Maße der gerichtlichen Inhaltskontrolle, da sie von gleichberechtigten Partnern des Arbeitslebens ausgehandelt werden. Der Anspruch auf eine Sonderzahlung kann vom Bestand des Arbeitsverhältnisses zu einem Stichtag abhängig gemacht werden. Das BAG entschied zuletzt, dass eine Rückzahlungsklausel mit einer Stichtagsregelung im Tarifvertrag rechtmäßig ist.
Rückzahlung von Fortbildungskosten
In der Praxis des Arbeitslebens spielen Aus-, Fort- und Weiterbildung eine erhebliche Rolle. Dementsprechend häufig sind vertragliche Regelungen, die den Arbeitnehmenden zur Rückzahlung der vom Arbeitgeber aufgewandten Kosten verpflichten.
Eine entsprechende Rückzahlungsklausel über die Erstattung von Ausbildungs- oder Fortbildungskosten sollte vor der Aufnahme der Qualifikationsmaßnahme und vor einer kostenpflichtigen Beauftragung vereinbart werden. Der Grund: Nach Auffassung der Gerichte soll der Arbeitnehmende frei entscheiden können, ob er sich entsprechend der Rückzahlungsvereinbarung an den Betrieb binden will. Während der Dauer der Ausbildung darf der Arbeitnehmende nicht zur Rückzahlung von Ausbildungskosten verpflichtetet werden. Die Grenzen setzt hier § 12 Abs. 2 Nr. 1 BBiG, aber auch § 81 BetrVG.
Im vorstehenden Fall, den das BAG zu entscheiden hatte, hat das oberste Arbeitsgericht deutlich gemacht: Wenn eine Rückzahlungspflicht an das wiederholte Nichtablegen des Examens anknüpft, ohne in erforderlichem Maß danach zu differenzieren, aus welchen Gründen eine Teilnahme an der Prüfung nicht erfolgt ist, ist sie unzulässig.
Rückzahlung von Umzugskosten
Auch die Erstattung von Umzugskosten kann in einer Rückzahlungsvereinbarung zulässig sein und an den Verbleib beim Arbeitgeber gekoppelt werden. Hier ist zu beachten, dass dies nicht möglich ist, wenn es sich um einen betriebsbedingten Umzug handelt.
Rückzahlung von Arbeitslohn
Rückzahlungsklauseln können auch vereinbart werden, um den Anspruch des Arbeitgebers auf Rückerstattung überzahlter Vergütung zu sichern. Dieser Anspruch auf Rückzahlung des Arbeitslohns besteht aber nur dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden irrtümlich eine zu hohe Vergütung auszahlt hat.
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