Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet

Es ist eine Fehleinschätzung, die sich hartnäckig hält: Eine offene Position gilt als Ersparnis. In vielen Unternehmen gehören solche Situationen zum Alltag: Der Project Manager für die geplante HR-Digitalisierung fällt kurzfristig auf unbestimmte Zeit aus. Die laufenden Projekte müssen jedoch fortgeführt werden. Die Geschäftsführung wartet noch ab. HR weiß direkt: Das wird nicht lange gut gehen. Was HR meist nicht in der Hand hat, sind Zahlen, die belegen, wie teuer dieser Stillstand gerade wird – und wie schnell er eskaliert. Warum Vakanzkosten ein starkes Argument sind, das HR einsetzen muss und welche Möglichkeiten es gibt, sie messbar zu machen, soll im Folgenden beleuchtet werden. 

Für HR-Verantwortliche ist eine Vakanz selten nur eine offene Position, die schnell besetzt werden muss. Sie ist oft auch der sichtbare Ausdruck eines Problems, das tiefer liegt: ein Team, das schnell überlastet ist. Eine Geschäftsführung, die Geduld fordert. Ein Prozess, der stockt. Und der Druck, das alles gleichzeitig zu managen, ohne die richtigen Hebel selbst in der Hand zu haben.

Vakanz ist mehr als eine offene Stelle

Dabei gibt es eine weitere Perspektive, die im Alltag leicht übersehen wird: die latenten Vakanzen. Der Vertriebsleiter, der innerlich schon längst gekündigt hat. Die High Performerin, die gerade ein externes Angebot prüft. Der Produktionsleiter, dessen Renteneintritt näher rückt und dessen Wissen nirgendwo dokumentiert ist. Diese Risiken wirken im Hintergrund – bis die Zeit für eine geordnete Nachfolge längst verstrichen ist. Laut Gallup Engagement Index 2025 entgingen der deutschen Wirtschaft circa 119 Milliarden Euro durch innere Kündigungen und die damit verbundenen Produktivitätseinbußen. HR erkennt diese Risiken oft früher als andere – aber ohne belastbare Zahlen bleibt das Gespräch über Risiken und mögliche Maßnahmen schwierig.

Der entscheidende Hebel ist dabei oft unsichtbar: der wirtschaftliche Schaden, den eine unbesetzte Schlüsselposition jeden Tag "anrichtet". Wer dieses Schadenspotenzial sichtbar machen kann, führt die Diskussion über Vakanzen auf einer anderen Ebene. Eine unbesetzte Schlüsselposition schadet in zwei Phasen. Die erste ist die Kompensationsfalle: Das Team zieht noch an einem Strang, macht Überstunden, trägt die Last. Was mit Motivation beginnt, endet nach Wochen in Erschöpfung, nach Monaten in Frustration, am Ende in weiteren Kündigungen. Aus einer offenen Stelle können plötzlich zwei oder drei offene Stellen werden. 

Die zweite Phase ist leiser, aber noch gefährlicher: Ohne Besetzung der Rolle werden Entscheidungen vertagt, Projekte verlieren an Tempo, die Innovationskraft erlahmt. Das Unternehmen verliert seinen Vorsprung nicht durch einen Schlag, sondern durch hundert kleine Verzögerungen, die niemand einzeln sofort bemerkt. Dabei entsteht zusätzlich eine Fehleinschätzung, die sich hartnäckig hält: nämlich, dass eine offene Position dem Unternehmen Kosten spart. Diese Rechnung übersieht, was eine Rolle eigentlich leistet. Fällt ihre Wirkung aus, entsteht ein negativer Deckungsbeitrag – auch wenn die Gehaltszeile leer bleibt.

Vakanzkosten: Der eigentliche Schaden bleibt lange unsichtbar

Vakanzkosten bestehen aus zwei Blöcken. Der erste ist oft sicht- und buchbar: Überstundenvergütung, Kosten für Krankheitsausfälle, erhöhter Recruiting-Aufwand. Diese direkten Kosten sind messbar – bilden aber nur rund 30 Prozent des Gesamtschadenspotenzials ab.

Der zweite Block bleibt gefühlt unsichtbar: entgangene Wertschöpfung durch ausgebliebene Entscheidungen, verspätete Markteinführungen, verlangsamte Projekte oder nicht gewonnene Aufträge. Eine im Fachjournal Review of Accounting Studies veröffentlichte Untersuchung zeigt, dass die Dauer offener Positionen statistisch signifikant mit sinkender Unternehmensrentabilität korreliert. Bei Schlüsselpositionen machen diese Opportunitätskosten rund 70 Prozent der Gesamtvakanzkosten aus – und sie eskalieren mit jeder weiteren Woche.

Zurück zum Project Manager HR-Digitalisierung: Die Projekte laufen weiter – aber ohne Steuerung. Abstimmungen dauern immer länger, Entscheidungen werden vertagt, externe Dienstleister arbeiten oft ins Leere. Was oberflächlich noch wie Stabilität aussieht, ist ein schleichender Wertverlust, der die eingesparten Personalkosten schon längst bei Weitem übersteigt.

Gesamtkosten einer Vakanz übersteigen die reinen Personalkosten deutlich

Neuere Online-Tools setzen an diesem Punkt an. Mit ihnen können auf Basis der monatlichen Personalkosten und individueller Kostenfaktoren die tatsächlichen Vakanzkosten einer Position – aus direkten Zusatzkosten und Opportunitätskosten, in wenigen Minuten errechnet werden.

Das Ergebnis überrascht regelmäßig: Die Gesamtkosten einer Vakanz liegen oftmals beim Zwei- bis Vierfachen der reinen Personalkosten. Bei einer mehrmonatigen Vakanz einer Führungsposition werden dies schnell sechsstellige Beträge – Zahlen, die nirgendwo stehen, aber real auf das Unternehmensergebnis wirken. HR kann mit dieser Grundlage diese wichtige Diskussion plötzlich mit Zahlen statt nur "mit Gefühl" belegen – und verändert damit, wie Besetzungsentscheidungen intern bewertet und priorisiert werden.

Vakanzen im Vorfeld vermeiden 

Für Unternehmen kann auch eine Vakanzberatung sinnvoll sein, denn viele lange Vakanzzeiten sind hausgemacht. Das Anforderungsprofil ist beispielsweise unrealistisch formuliert, interne Stakeholder haben widersprüchliche Vorstellungen oder die Position wird schon zum dritten Mal besetzt, weil die wahren Kündigungsgründe nie analysiert wurden. Zu oft können diese Fragen im klassischen Recruiting aufgrund fehlender Informationen nicht gestellt werden. Vakanzberatung beginnt daher einen Schritt früher: mit der Analyse, was hinter der Vakanz steckt, bevor die nächste Suche auf der gleichen Basis startet.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Bauunternehmen sucht bereits über sechs Monate erfolglos nach einer Leitung für sein Reorganisationsprojekt. Die Vakanzberatung hinterfragt das Anforderungsprofil und teilt die Rolle auf: ein Fractional CTO für Technologiestrategie und -entscheidungen, ein interner Digital Process Manager für Umsetzung und Tagessteuerung. Beide Rollen sind innerhalb weniger Tage besetzt, das Projekt läuft planmäßig, die Kosten liegen 40 Prozent unter Budget.

Ein anderes Muster kennt HR nur zu gut: Fünf Besetzungen auf einer Rolle in den letzten drei Jahren. Eine Ursachenanalyse deckt Mikromanagement bei der Führungsperson als eigentlichen Abgangsgrund auf. Coaching des Vorgesetzten und ein überarbeitetes Rollenprofil sichern den Verbleib der nächsten Besetzung und ersparen dem Unternehmen die nächste kostspielige Recruitment-Runde.

Vakanzberatung bietet fundierte Entscheidungsgrundlage

Eine strukturierte Vakanzberatung, die Anforderungsprofile an die Marktrealität anpasst, Abbruchpunkte im Besetzungsprozess identifiziert und alternative Modelle wie Interim oder Fractional bewertet, geht in die Tiefe. Das Ergebnis ist dann eine fundierte Entscheidungsgrundlage: was die Vakanz wirklich kostet, welche Lösung am schnellsten wirkt und was sich strukturell ändern muss, damit die nächste Besetzung hält.

Dieser Beitrag ist erschienen im Sonderheft "Personalmagazin: Kanzleien im Arbeitsrecht". Darin finden Sie auch Hilfestellungen und eine Übersicht, die bei der Auswahl einer Anwaltskanzlei helfen können. Hier geht es zum Download.

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