Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlassten Fahrten zu den Reisekosten. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Neu ist, dass die amtlichen Kilometersätze nicht mehr durch Verwaltungsanweisung festgelegt werden, sondern sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des BRKG orientieren.
Seit 2014 kann statt der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. Pkw, Motorrad) die höchste pauschale Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG für das jeweils benutzte Beförderungsmittel für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Die Kilometersätze betragen ab 2014:
- für einen Kraftwagen: 0,30 EUR
- für Motorräder oder Motorroller: 0,20 EUR
- für ein Moped oder Mofa: 0,20 EUR
Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht.
Seit dem Jahr 2014 kann danach eine Mitnahmeentschädigung von 0,02 EUR grundsätzlich nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden. Eine Ausnahme ist gegeben, soweit die Auszahlung aus einer öffentlichen Kasse erfolgt. In diesen Fällen ist die Mitnahmeentschädigung weiterhin nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Mit diesen pauschalen Kilometersätzen sind sämtliche mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen mit Ausnahme der bei der Auswärtstätigkeit anfallenden Parkgebühren abgegolten.
Die Fahrtkosten können statt mit Kilometersätzen auch mit den nachgewiesenen Kosten erstattet werden. Es ist zulässig, die Fahrtkosten für einen Zeitraum von 12 Monaten zu ermitteln und den Kilometersatz so lange zu erstatten, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR). Dazu ist das Verhältnis der beruflich zurückgelegten Kilometer zur Jahresfahrleistung zu ermitteln (R 9.5 Abs. 1 Satz 3 LStR).
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diese Fahrten einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung steuerfrei. Ein geldwerter Vorteil ist nicht zu erfassen. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht noch zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten (R 9.5 Abs. 2 LStR).
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