Reisekosten / 25.3.1 Allgemeines

Soweit es sich um keine Reisekostenvergütungen aus einer öffentlichen Kasse handelt, kann der Arbeitgeber anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinem Arbeitnehmer i. d. R. nur dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG).

Der Arbeitgeber darf steuerfreie Reisekosten (§ 3 Nr. 16 EStG) leisten, wenn sie im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers anfallen (R 9.4 Abs. 1 LStR). Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Mindestentfernung der auswärtigen Tätigkeitsstätte von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ist nicht erforderlich.

Danach ist zu unterscheiden zwischen Arbeitnehmern mit oder ohne erste Tätigkeitsstätte. Für die Frage des steuerfreien Reisekostenersatzes ist daher stets im 1. Schritt zu prüfen, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat und ggf. wo sich diese befindet.

Die Frage nach der regelmäßigen Arbeitsstätte hat insbesondere Auswirkungen

• auf die Gewährung der Fahrtkosten. Zu prüfen ist, ob der Arbeitnehmer Fahrtkosten als steuerfreie Reisekosten erhalten kann oder ob steuerpflichtiger Werbungskostenersatz vorliegt, weil es sich um eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt,
• auf die Gewährung der Verpflegungspauschalen, da eine Auswärtstätigkeit alternativ an der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte beginnen bzw. enden kann,
• auf die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus einer Firmenwagenüberlassung. Liegt eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vor, ist ein Nutzungswert als geldwerter Vorteil zu versteuern. Dagegen ist für Fahrten im Rahmen beruflicher Auswärtstätigkeiten kein geldwerter Vorteil zu erfassen.