Von jeder Sitzung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen. Dies dient zum einen der Dokumentation der Sitzung, zum anderen auch der Information der nicht anwesenden Mitglieder.
Das Protokoll muss Ort, Tag und Beginn und Ende der Sitzung, den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst wurden, enthalten. Sie muss ferner unterschrieben sein, und zwar vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Personalrats. Das Protokoll muss außerdem die Tagesordnung und die gestellten Anträge im Wortlaut enthalten.
Eine Teilnehmerliste mit eigenhändiger Unterschrift ist beizufügen. Haben weitere Personen teilgenommen, sind auch diese zu benennen. Eine inhaltliche Beschränkung des Protokolls gibt es nicht. Insofern scheint es sinnvoll, mehr aufzunehmen als nur die Anträge und die Beschlüsse. Es ist wohl zweckmäßig, so ausführlich zu protokollieren, dass das Zustandekommen der Beschlüsse beim Lesen der Niederschrift nachvollziehbar wird.
Das Protokoll ist den Teilnehmern der Sitzung zu überlassen.
Ein Fehler oder Mängel der Niederschrift berühren die Gültigkeit der gefassten Beschlüsse nicht. Genehmigt werden muss das Protokoll nicht. Jedoch ist es dem Gremium unbelassen, dies trotzdem zu tun. So wird zum Ausdruck gebracht, dass der Personalrat Einigkeit über die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit erzielt hat.
Bestehen Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit des Protokolls, können sie durch die Mitglieder des Gremiums angebracht werden. Der Personalrat hat sie zu beraten und darüber zu entscheiden. Werden die Zweifel mehrheitlich nicht geteilt, ist dem Protokoll der Einwand des oder der Personalratsmitglieder hinzuzufügen.
Die Protokolle sind mit den sonstigen Vorgängen des Personalrats aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist endet nicht mit der Amtszeit, kann jedoch auf den Ablauf einer weiteren Amtszeit beschränkt werden.
Dem Dienststellenleiter bzw. Gewerkschaftsvertretern, die an der Sitzung teilgenommen haben, ist ein entsprechender Auszug aus der Niederschrift zuzuleiten.
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