Die erste (konstituierende) Sitzung des Personalrats wird vom Wahlvorstand einberufen und bis zur Bestellung eines Wahlleiters vom Wahlvorstand geleitet (§ 36 Abs. 1 BPersVG). Die weiteren Sitzungen des Personalrats werden vom Personalratsvorsitzenden anberaumt. Jedoch können die in § 36 Abs. 3 BPersVG aufgezählten Personen (z. B. der Dienststellenleiter) und Gruppen (z. B. ein Viertel der Personalratsmitglieder) die Einberufung einer Sitzung und die Aufnahme bestimmter Gegenstände in die Tagesordnung verlangen. Verweigert der Vorsitzende dem nachzukommen, handelt es sich hierbei um eine grobe Vernachlässigung der gesetzlichen Pflichten im Sinne des § 30 BPersVG und eröffnet den übrigen Personalratsmitgliedern die dort genannten Optionen.
Der Vorsitzende legt die Tagesordnung fest und leitet die Verhandlung. Er muss die Mitglieder und weitere teilnahmeberechtigte Personen (z. B. die Schwerbehindertenvertretung) so rechtzeitig laden, dass diese noch ausreichend Zeit haben, sich auf die gleichzeitig übermittelte Tagesordnung vorzubereiten (§ 36 Abs. 2 BPersVG).
Es genügt nicht, die Tagesordnung erst in der Sitzung zu überreichen.
Punkte, die nicht auf der Tagesordnung benannt sind oder aber nicht rechtzeitig bekannt gemacht wurden, dürfen in der Sitzung grundsätzlich auch nicht beschlossen werden (Ausnahmen s. u.).
Außerdem erfüllt die Tagesordnung ihren Vorbereitungszweck nur dann, wenn sie über die geplanten Sitzungsthemen so ausreichend informiert, dass die Teilnehmer sich darüber bereits vorbereitend Gedanken machen können. Die Tagesordnung muss also gezielt Rückfragen zu den einzelnen Themen erlauben, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.[1]
Wird ein Tagesordnungspunkt nicht rechtzeitig bekannt gegeben, so kann darüber nur dann im Personalrat entschieden werden, wenn alle geladenen Mitglieder erschienen und mit der Beschlussfassung einverstanden sind. Das heißt, eine nachträgliche Änderung der Tagesordnung ist nur möglich, wenn der Personalrat vollzählig ist und die Änderung einstimmig beschließt.[2]
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