Nach § 2 Abs. 1 NachwG (Fassung bis 31.7.2022) hat der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Ab 1.8.2022 unterscheidet das NachwG dazu 3 Fristen:
Spätestens am 1. Tag der Arbeitsleistung sind die Informationen nach § 2 Abs. 1 Nr. 1, 7 und 8 NachwG n. F. zu erteilen. Dies betrifft: Name, Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, Arbeitszeit, Einzelheiten zu vereinbarter Schichtarbeit.
Angaben nach § 2 Abs. 1 Nr. 2 bis 6, 9 und 10 NachwG n. F. (Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstunden) müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses gemacht werden.
Die Befristung eines Arbeitsvertrags ist nur wirksam, wenn die Befristungsabrede vor der Arbeitsaufnahme schriftlich vereinbart wurde (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Für die Wirksamkeit der Befristung genügt somit nicht die Aushändigung eines nur vom Arbeitgeber unterzeichneten Nachweises über die Befristung, es bedarf einer eigenhändigen Unterschrift beider Vertragsparteien.
Die ursprüngliche Monatsfrist gilt nur noch für die übrigen Angaben, konkret die Angaben nach § 2 Abs. 1 Nr. 11 bis 15 NachwG n. F.
Würde der Arbeitgeber diese zeitliche Aufteilung der Unterrichtungspflichten für die Nachweise umsetzen, würde dies zu einem erheblichen Mehraufwand seitens des Arbeitgebers führen und die Transparenz eher mindern, als dass diese gestärkt würde, wie es die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie vorsieht.
Selbstverständlich steht es dem Arbeitgeber frei, gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses sämtliche wesentlichen Vertragsbedingungen nachzuweisen. Zu entscheiden bleibt, ob alle Anforderungen aus dem Nachweisgesetz in einen sodann umfangreicheren Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Ebenfalls ist es möglich, den einseitig vom Arbeitgeber unterzeichneten Nachweis direkt als gesondertes Dokument mit dem Arbeitsvertrag zu übergeben (Näher hierzu Ziffer 2.3.3). In beiden Fällen gilt es, die kürzeste Frist auf alle Vertragsgegenstände anzuwenden: Die am 1. Tag der Arbeitsleistung.
Ändern sich wesentliche Vertragsbedingungen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag unterrichten, an dem die Änderungen wirksam werden.
Die Nachweispflicht bei der Änderung von Arbeitsbedingungen gilt nicht bei einer Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen (§ 3 Satz 2 NachwG).
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