Hinweisgeberschutz im öffentlichen Dienst / 8 Interne Meldestellen

8.1 Einrichtung von internen Meldestellen

Beschäftigungsgeber (§ 3 Abs. 9 HinSchG) sind, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist, natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen. Dabei kommt es nicht auf die Größe des Betriebes oder der Dienststelle an.

Die Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte einschließlich der Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen wenden können, um Verstöße zu melden (interne Meldestelle). Die Beschäftigungsgeber erteilen der internen Meldestelle die notwendigen Befugnisse, um ihre Aufgaben wahrzunehmen, insbesondere um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Der Verstoß hiergegen ist bußgeldbewehrt (bis zu 20.000 EUR) nach § 40 Abs. 2 HinSchG.

Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. Die Pflicht nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG gilt dann für die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestelle bei den jeweiligen Organisationseinheiten. Für Gemeinden und Gemeindeverbände gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HinSchG). Darüber hinaus kann jedes Land eine eigene externe Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen (§ 20 HinSchG).

Diese Pflicht gilt nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (Ausnahmen nach § 12 Abs. 3 HinSchG). Abweichend von § 12 Abs. 1 HinSchG müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten (§ 42 Abs. 1 HinSchG).

Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle und führen das Verfahren nach Meldungen und ergreifen Folgemaßnahmen. Wie die Meldekanäle ausgestaltet sind, können die jeweiligen Meldestellen weitgehend selbst bestimmen. Denkbar sind online gestützte Meldeportale, Ansprechpersonen bzw. Adressatinnen und Adressaten für mündliche oder schriftliche Meldungen, wie eine besondere E-Mail-Adresse. Die Meldestelle braucht keine Meldekanäle für anonyme Meldungen und anonyme Kommunikation bereit zu halten; jedoch sollen anonym eingegangene Meldungen auch bearbeitet werden. Davon zu unterscheiden ist aber die Pflicht nach § 8 HinSchG der Meldestelle, die eingegangenen Meldungen vertraulich zu behandeln und die Identität des Hinweisgebers nicht offenzulegen.

Die internen Meldestellen halten für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit (§ 13 HinSchG).

Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber. § 14 Abs. 1 HinSchG ermöglicht daher auch Konzernlösungen.

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.

8.2 Arbeitsweise der internen Meldestellen

Das Verfahren und die Arbeitsweise der internen Meldestellen regelt § 16 bis 18 HinSchG:

Die interne Meldestelle

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach 7 Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG.

Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der...