Beamtengesetz Bremen / § 85 Verarbeitung personenbezogener Daten, Führung und Inhalt der Personalakten sowie Zugang zu Personalakten

(1) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie ehemalige Beamtinnen und Beamte nur verarbeiten, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, insbesondere zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, einschließlich zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist und dadurch schutzwürdige Belange der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

(2) ¹Die Erhebung medizinischer Daten aufgrund ärztlicher Untersuchungen zum Zweck der Eingehung eines Dienstverhältnisses ist nur zulässig, soweit dadurch die Eignung der Bewerberin oder des Bewerbers hierfür festgestellt wird. ²Die Erhebung psychologischer Daten zum Zwecke der Eingehung eines Dienstverhältnisses ist nur zulässig, soweit dies wegen der besonderen Anforderungen an die vorgesehene Tätigkeit erforderlich ist und vorhandene Unterlagen zur Beurteilung nicht ausreichen. ³Daten im Zusammenhang mit psychologischen Untersuchungen dürfen nur aufgrund von Untersuchungen durch eine Psychologin oder einen Psychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Ausbildung erhoben werden. ⁴Es darf nur jeweils das Ergebnis der Untersuchung nach Satz 1 und 2 angefordert werden.

(3) ¹Personenbezogene Daten, die vor der Eingehung eines Dienstverhältnisses erhoben wurden, sind unverzüglich zu löschen, sobald feststeht, dass ein Dienstverhältnis nicht zustande kommt, es sei denn, dass die betroffene Person zur Aufrechterhaltung ihrer oder seiner Bewerbung in die weitere Speicherung eingewilligt hat oder eine Rechtsvorschrift die Speicherung notwendig macht. ²Nach Beendigung eines Dienstverhältnisses sind personenbezogene Daten der betroffenen Person auf ihren oder seinen Antrag zu löschen, sobald feststeht, dass sie für die Abwicklung des Dienstverhältnisses nicht mehr benötigt werden und Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen.

(4) Soweit Daten der Beamtinnen und Beamten im Rahmen der Durchführung von technischen und organisatorischen Maßnahmen gespeichert werden, dürfen sie nicht zu Zwecken der individuellen Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausgewertet werden.

(5) ¹Andere Unterlagen als Personalaktendaten dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. ²Die Akte kann in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden. ³Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Vorgänge, die von Behörden im Rahmen der Aufsicht oder zur Rechnungsprüfung angelegt werden, Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten sowie Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen, Behandlungen und Tests mit Ausnahme deren Ergebnisse. ⁴Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(6) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Organisationseinheit geführt werden. ³Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 und nur dann geführt werden, wenn die personalverwaltende Organisationseinheit nicht zugleich Beschäftigungsdienststelle ist oder wenn mehrere personalverwaltende Organisationseinheiten für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind. ⁴In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. ⁵Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig elektronisch geführt, ist jeweils schriftlich oder elektronisch festzulegen, welche Teile in welcher Form geführt werden.

(7) ¹Soweit Personalakten teilweise oder vollständig elektronisch geführt werden, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und in der elektronischen Form gespeichert. ²Dabei ist entsprechend dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. ³Nach der Übertragung in elektronische Dokumente sind die Papierdokumente zu vernichten, soweit ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist.

(8) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 erforderlich ist.

(9) ¹Auf Verlangen ist der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten nach Abschnitt 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Pers...