Fortbildungscontrolling: Ist der Nutzen von Qualifizierungsmaßnahmen messbar?

Zusammenfassung

Überblick

Die Notwendigkeit von Fortbildung ist angesichts der sowohl qualitativ als auch quantitativ ständig wachsenden Anforderungen an die Bediensteten unbestritten. Vor dem Hintergrund der zum Teil dramatischen Finanzlage vieler Kommunen rücken Qualifizierungsmaßnahmen jedoch immer mehr in den Fokus der Controller und Finanzverantwortlichen.

Aber ist es den zunehmend unter Sparzwängen leidenden Personalentwicklern überhaupt möglich, den Nutzen von Fortbildung nachzuweisen? Der Beitrag setzt sich kritisch mit dieser Frage auseinander, stellt verschiedene Controllingperspektiven vor und zeigt Ansätze auf, wie der Nutzen von Fortbildung erhöht werden kann.

1 Ist Fortbildungscontrolling überhaupt notwendig?

Im Rahmen des Personalkostencontrollings versuchen viele Verwaltungen, einen der größten Kostenblöcke in den Griff zu bekommen. Dabei stellt sich den Verantwortlichen in letzter Zeit immer häufiger die Frage, ob und in welcher Art und Weise der Bereich der Fortbildung unter Controllinggesichtspunkten interessant und "greifbar" ist.

Eine Kennzahl, die als Ausgangspunkt dieser Überlegungen dienen kann, ist der Anteil der Fortbildungskosten an den Personalkosten. Die Quote liegt bei vielen Kommunen unter 1 %, oftmals sogar unter 0,5 %. Dieser geringe Wert könnte zu dem Trugschluss (ver)führen, es lohne sich gar nicht, sich mit Fragen des Fortbildungscontrollings zu befassen. Ein Blick auf die absoluten Zahlen liefert hier eine klare Antwort. Größere Städte geben häufig mehrere Millionen EUR für Qualifizierungsmaßnahmen aus, und selbst bei kleineren Verwaltungen kommen schnell einige hunderttausend EUR zusammen. Da drängt sich dann fast zwangsläufig die Frage auf, welchen Nutzen die Fortbildung hat.

2 Welche Erkenntnisse liefern "harte" Kennzahlen?

Es gibt eine Reihe "harter" Kennzahlen, die – insbesondere durch die Verwendung von Zeitvergleichen – Aufschlüsse darüber geben, wie sich die Fortbildungsaktivitäten entwickelt haben:

• Anteil der Fortbildungskosten an den Personalkosten
• Fortbildungskosten je Mitarbeiter
• Anzahl der Teilnehmer in der Fortbildung
• Teilnehmertage in der Fortbildung (Teilnehmer multipliziert mit der Dauer der Schulung)
• Anzahl der durchgeführten Seminare/Seminartage
• Kosten pro Seminar/Seminartag
• Gemeinkostenanteil pro Seminar/Seminartag

Diese Kennzahlen können zum Teil auch als Steuerungsgrößen in der Personalentwicklung verwendet werden, wenn z.B. vereinbart wird, dass jeder Mitarbeiter pro Jahr drei Fortbildungstage in Anspruch nehmen darf oder dem Fachbereich pro Mitarbeiter ein bestimmter Geldbetrag (z. B. 450 EUR) zur Verfügung gestellt wird.

Problematisch ist allerdings, dass keine der exemplarisch ausgewählten Kennzahlen etwas über den Nutzen der durchgeführten Fortbildung aussagt, sondern es eher um eine wirtschaftliche bzw. quantitative Betrachtung geht.

3 Evaluation – und warum sie selten ist

Wenn Sie nach dem Nutzen von Fortbildung fragen, kommt der Begriff "Evaluation" ins Spiel. Darunter versteht man das Erfassen und Bewerten von Prozessen und Ergebnissen zur Wirkungskontrolle, Steuerung und Reflexion im Bildungsbereich. Erfasst wird dabei im Regelfall mithilfe von Seminarkritikbögen, Checklisten oder Interviews. Wichtig ist, dass die Ergebnisse tatsächlich (kurz) dokumentiert werden und es nicht etwa nur bei einer mündlichen Feedbackrunde nach dem Seminar bleibt.

Große Schwierigkeiten bereitet in der Praxis die Bewertung. Diese erfolgt typischerweise durch den Vergleich einer Soll-Vorgabe (was soll durch die Fortbildung erreicht werden?) mit dem tatsächlichen Ergebnis der Fortbildung (was ist erreicht worden?). Wie für jeden Controllingprozess ist ein klares Ziel notwendig, an dem anschließend der ermittelte Ist-Wert gemessen werden kann. Derartige konkrete Zielvereinbarungen werden im Vorfeld von Qualifizierungsmaßnahmen bisher jedoch nur sehr wenig eingesetzt.

Es gibt weitere Gründe, warum Evaluation von Fortbildung noch eher selten zu finden ist. Das liegt einerseits daran, dass offensichtliche Wirkungen nicht dokumentiert werden. Wenn jemand nach dem Besuch einer PC-Schulung bessere Listen, Grafiken oder Tabellen erstellen oder nach der Teilnahme an einem SGB II-Seminar komplizierte Einkommensberechnungen fehlerfrei durchführen kann, ist klar erkennbar, dass die Fortbildung erfolgreich war. Durch diese Offensichtlichkeit erscheint eine Evaluation nicht mehr notwendig.

Tipp: Fordern Sie die Personalentwickler oder verantwortlichen Führungskräfte dennoch auf, auch diese Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Hinzu kommt, dass gelungene Fortbildung oftmals gar nicht mehr wahrgenommen wird. Wenn Sie Ihr Finanzberater kompetent über die neuesten Anlagemöglichkeiten berät oder der Arzt Ihres Vertrauens bei Ihnen erfolgreich eine Operation durchführt, ist das für Sie selbstverständlich. Das entspricht Ihrer Erwartungshaltung. Und wenn der Mitarbeiter in der Beschaffungsstelle die komplizierten vergaberechtlichen Vorschriften richtig anwendet oder einem Beamten eine Beihilfe korrekt gewährt wird, wird dies als normal betrachtet. Man gewöhnt sich schnell an gute Leistungen. Voraussetzung dafür sind aber entsprechende Qualifizieru...