Modern Digital Workplace – im Licht der Coronakrise

Wegen Covid-19 sind Unternehmen kollektiv ins Homeoffice gezogen.* Remote Work ist zum Muss geworden. Gewünscht hat sich das niemand. Trotzdem: Wir blicken nun anders auf die Technologie an unserem Arbeitsplatz und schätzen ihre Möglichkeiten. Was davon wird nach der Krise beibehalten? Und was wird künftig noch alles möglich sein?

Smart zusammenarbeiten, zeitlich flexibel, von überall mit jedem Gerät auf alle Firmendaten und alle Anwendungen zugreifen: dieses Ziel haben wir bereits vor Augen. Doch die Zukunft wird darüber hinausgehen: regelbasierte Prozesse wie Buchhaltung, das Bearbeiten von Standardanfragen oder das Erstellen von Auswertungen werden automatisiert ablaufen. Die Verfügbarkeit umfassender strukturierter interner und externer Daten kombiniert mit lernenden Systemen ermöglicht es, auch seltene geschäftliche Vorgänge automatisch zu bearbeiten, Fehlerprognosen in Hard- und Software durchzuführen und Unterstützung bei unstrukturierten Fragen und Aufgaben zu bekommen. 

Moderne Technologie kann viel mehr als Remote Work und Homeoffice

Die Corona-Krise hat uns ad hoc in einen Praxistest geschickt. Wir sind dankbar, dass vieles funktioniert und wir spüren die Schwierigkeiten und Unzulänglichkeiten. Heute geht es darum, dass der Zugriff auf alle erforderlichen Informationen, Dateien und Daten durch zentrale Dateiablagen gewährleistet ist, die Leitungen und Systeme den Belastungen standhalten, Konferenzen bis zu mehreren hundert Teilnehmern möglich sind, das Intranet funktioniert und Mitarbeiter auch größere Dateien downloaden können. Damit ist das Arbeiten von Zuhause aus zurzeit gut möglich.

Für die Zukunft werden aber noch ganz andere Anforderungen und Möglichkeiten dazu kommen. Wenn Ihr Unternehmen in zehn Jahren weiterhin erfolgreich am Markt tätig sein will, dann sollten Sie sich mit modernen Arbeitsmethoden und technischen Möglichkeiten auseinandersetzen.  

Sie werden Softwaresysteme im Einsatz haben, die Vorgänge automatisch bearbeiten und verbuchen. Wartungsarbeiten in ihren Bestandsimmobilien werden regelbasiert vorausschauend erledigt, so dass unvorhergesehene Ausfälle oder Fehlfunktionen selten eintreten. Wenn dennoch in einem Ihrer Bestandsgebäude eine Lampe im Treppenhaus ausfällt, wird der Vorfall automatisch erkannt, der Ersatz veranlasst und überprüft, Zahlungen und Verbuchungen werden automatisch ausgelöst. Sie erhalten Reports und Auswertungen über die Ergebnisse, können bei unerwarteten Ereignissen eingreifen oder nachsteuern.

An dieser Zukunft arbeiten wir bereits heute, bei unserem wohnungswirtschaftlichen Software-System Axera. Die Architektur der Software und Struktur der Datenhaltung ermöglicht es, Schritt für Schritt Vorgänge zukünftig zu automatisieren, so dass Mitarbeiter in die einzelnen Prozessschritte nicht mehr eingreifen oder diese ständig überprüfen müssen. 

Erst die Cloud macht wirklich mobil 

Entscheidend auf dem Weg zum Arbeitsplatz 2030 sind webbasierte Software-Systeme, die in einer modernen Cloud-Infrastruktur laufen, miteinander kommunizieren, Daten austauschen und so Prozesse teil- oder vollautomatisiert erledigen können. Ihr Arbeitsplatz ist dann immer dort, wo sie sich gerade befinden, im Büro, zu Hause, im Zug oder beim Kunden.  Anfragen, Aufträge und Notfälle lassen sich dadurch unkompliziert jederzeit regeln. Dafür brauchen Sie noch nicht einmal einen Laptop. Jedes mobile Endgerät, auf dem ein Internet-Browser wie Firefox läuft, genügt.

Schon heute sind die Benutzeroberflächen der Softwarelösungen stark individuell anpassbar – ohne aufwändige Zusatzprogrammierungen. Vielmehr gibt es die Möglichkeit, das Programm so einzurichten, dass jeder Mitarbeiter die für ihn notwendigen Funktionen in seiner Ansicht erhält und nach seinen Vorlieben anordnet. Dadurch wird er nicht mit Informationen überfrachtet, die ihn nicht betreffen. Mit Hilfe eines durchgehenden Rechte- und Rollenkonzeptes erhält jeder Nutzer den Zugang und die Benutzungsrechte, die seiner Rolle entsprechen.

Einige Beispiele: Der Mietenbuchhalter sieht die offenen Mietzahlungen, aber nicht die offenen Posten von Reparaturen und Instandhaltung. Der Geschäftsführer erhält in seiner Ansicht die für ihn relevanten KPIs und Auswertungen, aber nicht die Einzelvorgänge des Objektbetreuers. Der Objektbetreuer wiederum bekommt alle Informationen rund um die Objekte in seinem Zuständigkeitsbereich angezeigt, alle anderen werden ausgeblendet. Das System ist flexibel: Im Krankheitsfall können die Zugriffs- und Benutzungsrechte umgehend auf den Vertreter übertragen werden. Und wenn gewünscht, werden für den Erkrankten alle Vorgänge aufgezeichnet.

Sicherheit ist essenzieller Faktor

Von zentraler Bedeutung im Zusammenhang mit dem Modern Workplace ist das Thema IT-Sicherheit: In der vernetzten Datenwelt, ist die Sicherheit des Servers im eigenen Keller ein trügerischer Schein. Mit der Einführung von E-Mail, Nutzung von Portalen, Apps und Web-Services sind heute alle Unternehmen bereits den Risiken von Viren, Phishing, Trojanern und Hacking-Angriffen ausgesetzt. Wer versucht, das eigene Unternehmen weiterhin nach außen abzuschirmen, steht heute auf verlorenem Posten. Höchste Zeit, ein professionelles Sicherheitssystem zu etablieren. Wer die immensen technischen Anforderungen und Kosten nicht allein Schultern kann, nutzt professionell gemanagte Cloud-Services.

Die neue Technologie ist jedoch nur eine Seite der Medaille. Für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft müssen auch andere Rahmenbedingungen stimmen. Moderne Prozesse sollten eingebettet werden in eine gesamte Digitalisierungsstrategie. Die reicht von neuartigen Raumkonzepten im Büro über die Möglichkeit für Mitarbeiter, mobil und von zu Hause zu arbeiten bis hin zur Unternehmenskultur, die den Mitarbeitern die Verantwortung und Freiräume gibt, die Ihnen ermöglicht die Potenziale der neuen Technologie und Prozesse auch zu nutzen.

Der Weg dorthin ist anstrengend, vor allem wegen der vielen Veränderungen, die die Mitarbeiter mitmachen müssen. Aber langfristig lohnt es sich: Das Unternehmen wird von den modernen Ansätzen profitieren. Kunden und Mitarbeiter werden zufriedener sein – was nicht zuletzt im War for Talents eine große Rolle spielt. Deshalb mein Appell, aller Schwierigkeiten in der Anfangsphase zum Trotz: Wollen Sie erfolgreich bleiben, müssen Sie tätig werden. Das sollten Sie bald tun.


*In der Haufe Group war es möglich, dass fast alle Mitarbeiter innerhalb weniger Tage von zu Hause aus arbeiten konnten.

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