Am 25. Mai endet die Übergangsfrist zum Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Haufe bietet Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen neben Informationen und Arbeitshilfen auch Softwarelösungen an, die die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen erleichtern.
Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft stehen vor besonderen Herausforderungen: Sie verfügen meist über hunderte bis tausende personenbezogene Datensätze zu Mietern, Mietinteressenten, Eigentümern, Dienstleistern und Mitgliedern, oft auch von ehemaligen Mietern und eigenen Mitarbeitern. Darunter finden sich sensible Daten von Betriebs- und Nebenkosten, Bankinformationen sowie dem Zahlungsverkehr.
"Auch wenn es aktuell noch keine Gerichtsurteile gibt und viele Vorgaben in der Praxis noch nicht gelebt wurden, sollte man das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen", sagt Susanne Grewe, Mitglied der Geschäftsleitung der Haufe-Lexware Real Estate AG.
Einer der ersten Schritte sollte das Einholen von Einverständniserklärungen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Hinterlegung im Softwaresystem sein. Grewe empfiehlt, die neuen Anforderungen an den Datenschutz als Impuls zur weiteren Digitalisierung zu nutzen.
"Unternehmen sollten die DSGVO weniger als lästige neue Rechtsvorschrift sehen, sondern eher als Chance, Prozesse auf datensichere Schienen zu bringen", so Grewe.
Lösungen für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft
Informationen und Lösungen zur DSGVO für Anwender in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft bietet unter anderem Haufe – von Checklisten und Online-Trainings mit Rechts- und Datensicherheitsexperten, über Arbeitshilfen und Gesetzestexte in Fach-Datenbanken bis hin zu Datenschutz-Modulen für die Software-Lösungen Haufe PowerHaus, Haufe wowinex, Haufe-FIO axera und Haufe Inhouse.
Beispielsweise lassen sich Datensätze automatisiert filtern, sperren, weiterverarbeiten oder löschen. Unternehmen sind mit einem Klick auskunftsbereit, Aufbewahrungsfristen werden transparent angezeigt und Datenschutzvereinbarungen können mit Hilfe von vorbereiteten Vorlagen an Mieter, Eigentümer, Lieferanten und Handwerker versendet und im System rechtskonform vorgehalten werden.
So reduziert etwa das Datenschutz-Modul von Haufe PowerHaus personelle Aufwände und Zeitbedarf "besonders bei größeren Verwaltungen ab 500 Wohneinheiten", wie Pia Westerwalbesloh, Produktmanagerin Haufe PowerHaus, sagt.