Die DSGVO ist in Kraft: Sind Sie gerüstet?

Die DSGVO  bindet im Prinzip alle, die Angaben von EU-Bürgern verarbeiten, nutzen und speichern. Verbraucher sollen mehr Auskunftsrechte bekommen, bei Verstößen drohen empfindliche Strafen.

Unterstützung findet die Immobilienbranche bei den Verbänden – sie bieten neben Checklisten (IVD) auch Infomaterial und Seminare zum Thema an – und bei den Anbietern selbst: Haufe etwa unterstützt die Anwender seiner ERP-Lösungen mit Informationsveranstaltungen, Beratungsleistung und Fachwissen.

Auch private Vermieter erheben und verarbeiten Daten

Mieternamen, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern – "sobald diese Sachen im PC landen, müssen Eigentümer die Datenschutzgrundverordnung beachten", sagt Inka-Marie Storm, Chefjustiziarin des Eigentümerverbands Haus & Grund Deutschland. Dazu gehören unter anderem:

• das sichere Abspeichern auf einem Server innerhalb der EU (einschließlich Schutz vor Datenklau)
• die Dokumentation: Mieter haben laut DSGVO das Recht zu erfahren, was der Eigentümer an Daten über sie besitzt, wo aufbewahrt und wie verarbeitet wird
• die Haftung bei Auftragsvergabe: Vermieter und Verwalter müssen darauf achten, dass auch Dritte/Dienstleister die DSGVO-Regeln einhalten

Was darf in den Datentopf?

In den großen Datentopf darf, was für Anfang, Dauer und Ende des Mietverhältnisses, also für das konkrete Mietverhältnis wichtig ist.

• Selbstauskunft von Wohnungsinteressenten: Neben Personalien bleiben Angaben zum Einkommen erlaubt, sofern Interesse bekundet wird.
• Personenbezogene Daten dürfen nur bei ausdrücklicher (am besten schriftlicher) Einwilligung gesammelt und gespeichert werden, wenn kein Mietvertrag zustande gekommen ist. Mieter haben das Recht, freiwillige Angaben zu widerrufen.
• Die Löschung von Mieterdaten hat laut DSGVO "ohne unangemessene Verzögerung" zu erfolgen, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben, meist ist das bei Kündigung oder Auszug der Fall. Bei Prozessen sollen die Angaben bis zum Ende des Verfahrens erhalten bleiben.
• Neu ist das Recht auf eine Kopie der Daten und das Recht auf Datenmitnahme oder Datenübertragung.

Immobilienverwaltungen sind wahre Datensammler

Gerade Immobilienverwaltungen bekommen von Mietern und von Wohnungsinteressenten zahlreiche personenbezogene Informationen zur Verfügung gestellt. Mit diesen Daten müssen die Firmen künftig noch sensibler umgehen.

• Verwalter dürfen keine Mieterdaten herausgeben, ohne vorher die Genehmigung eingeholt zu haben
• Kontaktdaten eines Mietinteressenten dürfen nicht gespeichert werden, wenn nicht ausdrücklich zugestimmt wurde
• Bei personenbezogenen Daten auf einer Webseite muss ein SSL-Zertifikat integriert und eine Datenschutzerklärung eingebunden werden
• Sind zehn oder mehr Personen ständig mit der automatisierten Datenverarbeitung befasst, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden
• Beim Newsletterversand ist die eindeutige Einwilligung des Adressaten erforderlich, die protokolliert werden und jederzeit abrufbar sein muss

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