Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Mieterhaushalte zahlen in diesem Jahr im Schnitt 907 Euro (2025: 835 Euro) für die Nebenkosten nach. Zu diesem Ergebnis kommt eine Auswertung eigener Daten des Rechtsdiensleisters Mineko, der Mieter bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen unterstützt. Demnach sind neun von zehn (86 Prozent) aller Abrechnungen falsch und die Nachzahlungen im Schnitt 565 Euro zu hoch (2025: 515 Euro). Im Schnitt zahlen Mieter 0,60 Euro pro Quadratmeter und Monat zu viel. 

Auch die Betriebskosten, die sich auf 3.049 Euro belaufen, sind der Auswertung zufolge gestiegen – um 5,7 Prozent im Vergleich zum Vorjahr.

Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter

Vermieter haben zwölf Monate Zeit, Mietern die Nebenkostenabrechnung, von Mineko synonym als Betriebskostenabrechnung bezeichnet, zukommen zu lassen.

Die Empfänger müssen die Zahlung nach Erhalt  innerhalb von 30 Tagen überweisen, haben aber zwölf Monate Zeit, Widerspruch einzulegen. Zahlen heißt also nicht, dass die Nachzahlung akzeptiert wurde.

Beispiel: Für die Nebenkostenabrechnung 2024 war die Zustellfrist der 31.12.2025, die Widerspruchsfrist für Mieter läuft bis Ende 2026. 

• Nebenkostenabrechnung für 2025: Zustellfrist ist der 31.12.2026. 
• Nebenkostenabrechnung für 2026: Erfasst die Betriebskosten des laufenden Jahres. Zustellfrist ist der 31.12.2027.

Versäumt der Vermieter die Frist, muss keine Nachzahlung mehr geleistet werden.

Laut Mineko haben 8,2 Prozent der Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 1.1.2024 bis 31.12.2024 die Frist versäumt.

"Unkonkrete" Position häufigster Fehler

Die Fehlerart "unkonkret" hat Mineko bei der Auswertung der Daten mit 74,6 Prozent als den meist begangene Fehler identifiziert. Das kann zum Beispiel die Positionsbezeichnung sein, aus der nicht eindeutig hervorgeht, welche genaue Betriebskostenart sie betrifft und ob sie überhaupt umlegbar ist.

Oder: die Position enthält sowohl vereinbarte als auch nicht vereinbarte "Sonstige Betriebskosten" in einer Position. Die dürfen ausnahmsweise in einer Position zusammen abgerechnet werden, müssen aber einzeln benannt werden.

Ebenfalls als "unkonkret" wird eine Position ausgewiesen, wenn die Kostenposition schon in einer anderen Position abgerechnet wird.

Nicht vereinbarte Kosten in der Abrechnung 

Vermieter führen nach der Auswertung des Rechtsdienstleisters zu 33,4 Prozent nicht vereinbarte Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf. Sonstige Betriebskosten müssen explizit im Mietvertrag vereinbart sein, um sie umlegen zu dürfen.

Beispiel: Sind die Kosten der Dachrinnenreinigung angesetzt aber nicht vereinbart, müssen Mieter die Kosten dafür nicht tragen.

Sind im Mietvertrag vereinzelte Betriebskostenarten aufgeführt, jedoch weitere nicht aufgeführte in Rechnung gestellt, ist das ebenfalls unzulässig.

Nebenkostenabrechnung: formell fehlerhafte Positionen

In mehr als jeder vierten (26 Prozent) Nebenkostenabrechnung sind nach Angaben von Mineko Positionen formell fehlerhaft.

Um jede Position errechnen zu können, besteht die Nebenkostenabrechnung jeweils aus den Gesamtkosten, dem Gesamtverteiler (zum Beispiel Gesamtfläche) und dem Einzelverteiler (zum Beispiel Wohnfläche).

Fehler beim Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel ist in der Regel im Mietvertrag vereinbart. Daran ist der Vermieter gebunden. Er legt fest, dass alle oder bestimmte Positionen entweder nach Wohnfläche, Anzahl der Wohneinheiten, Personenzahl oder Verbrauch umgelegt werden.

Ist im Mietvertrag "Billiges Ermessen" vereinbart, hat der Vermieter freie Wahl. Fehlt grundsätzlich eine Vereinbarung im Mietvertrag, ist ausschließlich nach Fläche und Verbrauch umzulegen.

Bei mehr als jeder zehnten (13 Prozent) Abrechnung haben sich dabei nach Mineko-Berechnungen Fehler eingeschlichen: entweder war es anders vereinbart oder es wurde der falsche Verteilerschlüssel gewählt. 

Defizite bei der Umlegbarkeit der Kosten 

Sind die Nebenkosten rechtlich umlegbar? Zehn Prozent der aktuellen Nebenkostenabrechnungen weisen hier Mineko zufolge Defizite auf.

Kostenpositionen, wie beispielsweise Verwaltungskosten (Bankgebühren, Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Porto, Telefonkosten) oder Reparatur- und Instandhaltungskosten (Kleinreparaturen ausgenommen, wenn eine entsprechende Klausel im Mietvertrag vereinbart ist) sind nicht umlegbar. Auch nicht alle "Sonstige Betriebskosten" sind es automatisch, selbst wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.

Nutzungs- und Abrechnungszeitraum als Fehlerquellen

Auch die gesamte Nebenkostenabrechnung kann formell fehlerhaft sein: Das kommt laut Mineko aber nur bei 3,4 Prozent der Abrechnungen vor.

Beispiele: Der Abrechnungszeitraum wurde überschritten oder es fehlen in jeder Position einzelne oder mehrere Verteilerangaben oder Gesamt- oder Einzelkosten. Oder im Mietvertrag wurde eine Pauschale statt einer Vorauszahlung vereinbart.

Außerdem haben Vermieter demnach in 3,3 Prozent der Fälle den Nutzungszeitraum falsch berechne: Das ist der tatsächliche Zeitraum, in dem der Mieter die Wohnung genutzt hat. Ist der Mieter erst im Abrechnungsjahr eingezogen oder vorzeitig ausgezogen, spricht man von einem verkürzten Nutzungszeitraum.

Den Abrechnungszeitraum haben in der jüngsten Auswertung 2,5 Prozent der Vermieter falsch angegeben. Bezüglich der Zustellungsfristen ist der Abrechnungszeitraum und nicht der Nutzungszeitraum entscheidend.

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