Digitalisierung im Facility Management nimmt Fahrt auf

Drei große Zukunftsaufgaben wurden im Rahmen der Studie für das Facility Management (FM) erfasst: Nachhaltigkeit, flexibleres Workplace-Management und die Automatisierung von Reportingprozessen. Hierbei könne die Digitalisierung nicht nur unterstützen, sondern es Unternehmen teilweise überhaupt erst ermöglichen, bestimmte Teilprozesse wirtschaftlich zu erbringen, so die Studie. Die mehr als 100 Studienteilnehmenden wurden in Tiefeninterviews befragt.

Digitalisierung im FM-Prozess: Studie zeigt treibende und hemmende Faktoren  

Die früheren Restriktionen gegen Digitalisierung wie Datenschutz und IT-Sicherheit haben nach Erkenntnissen der Studie abgenommen. Auch kulturelle Vorbehalte würden immer weniger vorgebracht. Als Problem wird wahrgenommen, dass viele Facility Manager wenig über die Möglichkeiten für einen digitalisierten Prozess informiert sind und erhobene Daten oft nicht oder nur unzureichend auswerten können.

Automatisiertem Datenbenchmarking stehen viele Facility Manager skeptisch gegenüber. Sie wünschen sich kuratierte, vergleichbare und auf Qualität geprüfte Daten von den Plattformbetreibenden. Darüber hinaus sieht die Hälfte der Auftraggeber ergebnisorientierte Verträge als bessere Basis für die Implementierung digitaler Services an als ein relativ starres Leistungsverzeichnis. Die geringe Quote Output-orientierter Verträge in Unternehmen resultiert laut der Studie aus den oft unterschiedlichen Ergebnisvorstellungen, die sich als schwer definier- und messbar darstellten. Dies soll mit der Verbreitung von Sensorik, digitaler Erfassung von Services und automatisierten Verwaltungsprozessen verbessert werden.

Zwei Drittel der Gesprächspartner haben konkrete Wünsche zu digitalisierten Lösungen geäußert: Ganz vorne mit dabei sind Dashboardlösungen und Reports, Workplace-Management-Systeme sowie Computer Aided Facility Management (CAFM) und Building Information Modeling (BIM). Bei der Wahl der passenden digitalen Lösung setzen die Studienteilnehmenden auf Transparenz und Vergleichbarkeit. Auch die Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Dienstleister sollten möglichst gering sein, um den Aufwand für Unternehmen zu verringern.

Digitalisierung und Nachhaltigkeit werden oft nur indirekt zusammengedacht

Die Studie ergab, dass bei vielen Unternehmen Nachhaltigkeit inzwischen als wichtiges Thema angesehen wird. Dennoch wird die Digitalisierung eher indirekt in Zusammenhang mit den Nachhaltigkeitsbestrebungen gesehen. Als exemplarischer Hinderungsgrund für Digitalisierungsprojekte in diesem Bereich werden die energieintensiven Produktionsschritte im produzierenden Gewerbe genannt. So sei der Stellhebel zur CO2-Reduktion nicht so stark für das Gebäude, sondern wesentlich stärker im Prozess zu verorten.

Somit sehen die Studienteilnehmenden in der Digitalisierung vor allem Chancen, die Energieverbräuche der Gebäudetechnik, insbesondere Strom und Kühlung zu senken. In den vergangenen zwei Jahren haben laut der Studie Unternehmen vor allem in den Bereichen Energiemonitoring und Smart Metering Digitalisierungsprojekte zur CO2-Reduktion geplant oder bereits umgesetzt. Weitere Maßnahmen können die Erfassung des Carbon Footprint und die Optimierung der Technischen Gebäudeausrüstung sein.

Digitialisierung am Arbeitsplatz

Nach dem Hype um die Digitalisierung ist das Workplace-Management inzwischen in den Unternehmen angekommen. Sie wird als Voraussetzung für Konzepte wie New Work gesehen und hauptsächlich für die Arbeit im Büro genutzt. Der Trend zu Desk Sharing und der partiellen Anwesenheit im Büro zeigt sich hierbei vor allem durch Sensorik, Buchungs- und Guiding-Systeme.

Thomas Ball, Studienautor und Partner bei der Lünendonk & Hossenfelder GmbH, erläutert: "Digitalisierte Lösungen ermöglichen eine stärker nutzungsabhängige Steuerung der Immobilie. Hierfür ist jedoch die Bereitschaft notwendig, in aktuelle Technologien wie Sensorik und Gebäudetechnik zu investieren."

"Auf einem guten Weg" bei automatisierten Reportings

Automatisierte Reportungs haben sich laut Studie vor allem bei großen Kundenunternehmen durchgesetzt. Obwohl der Umsetzungsgrad bei den verschiedenen Unternehmen unterschiedlich ist, sehen sich viele Auftraggeber auf einem guten Weg, was automatisierte Reportings angeht.

Besonders die vorhandenen CAMF-Systeme dominieren hier die Eigenwahrnehmung der Befragten. Vor allem bei großen Kundenunternehmen sind solche Formen des Reportings etabliert, dabei soll am besten ein zentrales System viele Einzelsysteme ersetzen. Automatisierte Verwaltungssysteme werden in der Branche mittlerweile als Muss angesehen. Zentral für den Erfolg der automatisierten Verwaltung ist jedoch die User Experience der Systeme.

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