In die Beschluss-Sammlung ist der Wortlaut aller Beschlüsse der Wohnungseigentümer, die in einer Wohnungseigentümerversammlung verkündet wurden, aufzunehmen. Unerheblich ist dabei, ob es sich um Beschlüsse handelt, die in einer ordentlichen oder in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst worden sind. Selbstverständlich sind auch die aufgrund einer Öffnungsklausel gefassten Beschlüsse in die Sammlung aufzunehmen, auch wenn diese zusätzlich der Eintragung ins Grundbuch bedürfen, um Rechtswirkung auch gegen Rechtsnachfolger zu entfalten, wie § 10 Abs. 3 Satz 1 WEG klarstellt.
Hervorhebung
Wegen ihrer Bedeutung sollten derartige gesetzes- oder vereinbarungsändernde Beschlüsse hervorgehoben oder mit entsprechender Anmerkung in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden. Dies gilt erst recht für Beschlüsse auf Grundlage der gesetzlichen Öffnungsklausel des § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG. Diese bedürfen zur Wirkung gegen Sondernachfolger von Wohnungseigentümern nämlich nicht der Eintragung ins Grundbuch.
Teilender Eigentümer: "Ein-Personen-Beschlüsse"
Von maßgeblicher Bedeutung sind nunmehr auch Beschlüsse des teilenden Eigentümers. Gemäß § 9a Abs. 1 Satz 2 WEG entsteht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nämlich mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher. Insoweit entsteht zunächst die "Ein-Personen-Gemeinschaft" mit der Möglichkeit, "Ein-Personen-Beschlüsse" zu fassen. Diese Beschlüsse sind wie andere Versammlungsbeschlüsse auch zu dokumentieren und zumindest in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Allerdings dürfte der teilende Eigentümer mit sich selbst wohl keine "Versammlung" durchführen, womit es sich im Regelfall um Beschlüsse des § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG handeln dürfte.
Einzutragende Beschlüsse
Folgende Beschlüsse müssen eingetragen werden:
- alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung, also auch sog. "Negativbeschlüsse". Bei Negativbeschlüssen handelt es sich um Beschlüsse, die einen Antrag ablehnen, weil die erforderliche Mehrheit fehlt. Negativbeschlüsse sind grundsätzlich anfechtbar;[1]
- Beschlüsse, die unter dem TOP "Verschiedenes" oder "Sonstiges" gefasst wurden;
- selbstverständlich auch Beschlüsse gemäß § 28 Abs. Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG bezüglich der Festlegung von Zahlungspflichten auf Grundlage von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan sowie etwaige Entlastungsbeschlüsse, die sich in kurzer Zeit erledigen.
Hingegen müssen die Geschäftsordnungsbeschlüsse, die sich jeweils in/mit der Eigentümerversammlung erledigen, nicht eingetragen werden. Diese sind allerdings in den neben der Beschluss-Sammlung zu führenden Niederschriften zu vermerken (siehe Kap. 3.2.3.1).
Auch Anlagen sind in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen
Grundsätzlich kann in einem Beschluss zur Konkretisierung der getroffenen Regelung auch auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug genommen werden, wenn dieses zweifelsfrei bestimmt ist.[2] Dies kann etwa der Fall sein, wenn im Rahmen einer Erhaltungsmaßnahme bezüglich ihrer konkreten Details auf ein Gutachten oder ein Angebot Bezug genommen wird. Ein derartiges Dokument muss sich dann aber auch in der Beschluss-Sammlung finden. Auch wenn die Beschluss-Sammlung in elektronischer Form geführt wird, dürfte dies kein Problem darstellen, da Dokumente in Papierform gescannt werden können. Sollte dies im Einzelfall nicht möglich sein, sind die im Beschluss in Bezug genommenen Dokumente in einem gesonderten "Anlagen-Ordner" zur Beschluss-Sammlung zu führen. In der Beschluss-Sammlung selbst ist dann auf diese Anlage zu verweisen.
Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
Die "Rechenwerke" Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sind nicht mehr Gegenstand der Beschlüsse nach § 28 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG. Gegenstand insoweit sind die Beschlüsse über die Festsetzung der Vorschüsse und der Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge. Grundsätzlich bestehen dabei 2 Möglichkeiten des Beschlussinhalts:
- Die Listung der von den Wohnungseigentümern zu zahlenden Vorschüsse sowie der Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge,
- die Bezugnahme auf die in den Einzelwirtschaftsplänen ausgewiesenen Vorschüsse und die in den Einzeljahresabrechnungen ausgewiesenen Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge (siehe hierzu vertiefend Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans (ZertVerwV), Kap. 4.10).
In der Praxis erfolgt die Beschlussfassung fast ausschließlich unter Bezugnahme auf die Einzelwirtschaftspläne bzw. Einzeljahresabrechnungen. In diesem Fall sind auch die Jahreseinzelabrechnungen und Einzelwirtschaftspläne in einer Anlage zur Beschlussfassung aufzunehmen. Ansonsten ist der Beschluss-Sammlung nämlich nicht zu entnehmen, welchen Inhalt der Beschluss mit Blick auf die von den Wohnungseigentümern zu leistenden Beitragsvorschüsse sowie endgültig zu leistenden Nachschüsse oder Guthaben hat.[3]
Eintragung "verkündeter" Beschlüsse
§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG stellt auf "verkündete" Beschlüsse ab, weil die Verkündung des Beschlussergebnisses konstitutive Voraussetzung für die Existenz des Beschlusses ist.[4] Die...
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