Das Mahnwesen gehört zu den Qualitätsmerkmalen einer professionellen Verwaltung. Es erfordert in aller Regel viel eigenes rechtliches und praktisches Wissen, Menschlichkeit, Geschäftssinn, Klugheit, Menschenkenntnis und geschulte und zuverlässige Mitarbeiter, die sich regelmäßig, wie der Verwalter selbst, über die laufende Rechtsprechung und etwaige Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten.
Abberufung droht
Betreibt eine Verwaltung das von ihr geschuldete Mahnwesen nicht ordnungsmäßig, vor allem nicht rechtzeitig oder gegen den Falschen, zu lasch oder übereilig, verhält sie sich pflichtwidrig. Sie kann der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer dann ggf. Schadensersatz schulden und setzt außerdem ggf. einen Grund, sie abzuberufen und/oder den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
3.1 Anforderung des Hausgelds
Nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist es eine Aufgabe der Verwaltung, das durch Beschluss begründete Hausgeld anzufordern. Die Verwaltung schuldet alle notwendigen, geeigneten und erforderlichen außergerichtlichen Tätigkeiten zur Beitreibung des Hausgelds.[1] Hiermit sind Zahlungsaufforderungen und Mahnungen gemeint.[2] Einer weiteren Ermächtigung bedarf die Verwaltung nicht.[3] Bevor gegen einen säumigen Wohnungseigentümer nach einer erfolglosen Anforderung Schritte unternommen werden, muss sie sicher sein, dass das geschuldete Hausgeld nicht eingegangen ist. Ggf. hat der Schuldner – ist kein SEPA-(Basis-)Lastschriftverfahren vereinbart – eine Sammelüberweisung veranlasst, in der sich die Zahlung "versteckt". Ggf. wählte der Wohnungseigentümer auch ein falsches Konto oder es gibt andere Umstände.
3.2 Beschlüsse nach §§ 28 Abs. 3, 19 Abs. 1, 16 Abs. 2 Satz 2 WEG
Das Mahnwesen ist zur Optimierung des Forderungsmanagements i. d. R. durch eine ganze Reihe von Beschlüssen nach §§ 28 Abs. 3,19 Abs. 1,16 Abs. 2 Satz 2 WEG vorzubereiten bzw. durch diese zu flankieren. So können die Wohnungseigentümer
- die Regelung der Art und Weise von Zahlungen sowie
- die Fälligkeit und die Folgen des Verzugs bestimmen.
Flankierende Beschlüsse
Wichtig sind insbesondere Beschlüsse zu folgenden Themen:
- Fälligkeit des Hausgelds und Beantwortung der Frage, was gelten soll, wenn ein Wohnungseigentümer säumig ist (Vorfälligkeitsanordnung/Verfallklausel);
- SEPA-(Basis-)Lastschriftverfahren;
- Ausschluss von Sammelüberweisungen;[1]
- Pflicht, dass Säumige bestimmte Sondervergütungen der Verwaltung tragen müssen[2] (das ist ein Beschluss nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG);
- Verrechnung von Leistungen;[3]
- Ratenzahlungen;
- Sondervergütung, unter anderem die Anordnung, dass der Verwalter gerichtlich von ihm geführte Verfahren (1. Instanz) analog dem RVG abrechnen darf.
Flankierende Beschlüsse zum Hausgeld
Beschlussmuster: Flankierende Beschlüsse
Fälligkeitsregelungen
"Auf den Wirtschaftsplan zu leistende Vorschüsse sind ab dem ______ jeweils zum 3. Werktag eines Monats zur Zahlung fällig."
"Die auf Grundlage von § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG beschlossenen Nachschussforderungen sind sofort zur Zahlung fällig. Es bedarf insoweit keines Abrufs durch den Verwalter. Den jeweiligen Wohnungseigentümern wird jedoch nachgelassen, die Nachzahlung innerhalb von 3 Wochen ab Beschlussfassung zu leisten."
"Beiträge zu beschlossenen Sonderumlagen sind jeweils spätestens 2 Wochen nach dem Tag der Beschlussfassung über die Sonderumlage zur Zahlung fällig."
Hausgeldvorfälligkeit oder -verfall
"Für den Fall, dass ein Wohnungseigentümer mit der Entrichtung der Hausgelder für 2 aufeinander folgende Monate bzw. in einem Zeitraum, der sich über mehr als 2 Monate erstreckt, mit der Zahlung von Hausgeldern in Verzug ist, der den Hausgeldern zweier Monate entspricht, wird sofort das restliche für die jeweilige Wirtschaftsperiode zu entrichtende Hausgeld in voller Höhe zur Zahlung fällig. Einer vorausgehenden Mahnung des Verwalters bedarf es nicht."
SEPA-(Basis-)Lastschriftverfahren
"Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, dem Verwalter ein Lastschriftmandat für die laufenden monatlichen Hausgeldvorauszahlungen zum jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt zu erteilen. Einzug und Abbuchung erfolgen entsprechend der bisher geltenden Hausgeldvorauszahlungen jeweils im Voraus am dritten Werktag eines Kalendermonats. Alle Lastschrifteinzüge erfolgen ausschließlich auf das Gemeinschaftskonto."
Ausschluss von Sammelüberweisungen
"Ein Wohnungseigentümer ist nicht berechtigt, seine Verbindlichkeiten im Wege einer Sammelüberweisung anzuweisen."
Sondervergütung des Verwalters
"Der Verwalter erhält zulasten des sich in Verzug befindenden Wohnungseigentümers im Fall der Mahnung eine Mahngebühr in Höhe von ______ EUR für die 1. Mahnung. Vor Klageerhebung kann der betreffende Wohnungseigentümer zwecks Vermeidung einer gegen ihn zu erhebenden Klage ein 2. Mal gemahnt werden. Für diese 2. Mahnung erhält der Verwalter zulasten des sich in Verzug befindlichen Wohnungseigentümers eine Mahngebühr in Höhe von ______ EUR."
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