Unternehmen können Mitarbeitenden Geräte für Telekommunikation und Datenverarbeitung steuerfrei überlassen. Dies gilt auch bei rein privater Nutzung.
Gestiegene Ausgaben für Lebensmittel, immer höhere Energiekosten und auch Freizeitvergnügen werden stetig teurer. Wie gut, wenn dann wenigstens Chef oder Chefin die Kosten für das Handy und den Laptop übernimmt. Dabei profitieren beide Seiten. Denn für Arbeitgeber bieten diese sogenannten Sachleistungen gewichtige Argumente bei der Suche nach den besten Fachkräften und bei der Bindung ihrer qualifizierten Mitarbeitenden.
Steuerfreie Überlassung von Handy und Computer
Unternehmen können ihren Arbeitnehmern betrieblich genutzte Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte steuerfrei überlassen. Dies gilt sowohl für das Smartphone als auch für einen Computer, das Tablet oder den Laptop. Auch Drucker, Ladegeräte, Router, Softwareprogramme und Virenscanner zählen dazu. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Geräte beruflich nutzen. Selbst bei ausschließlich privatem Gebrauch ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern – noch nicht einmal, wenn der Arbeitgeber die monatlichen Gebühren für Telefon und Internet übernimmt.
Um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, sind lediglich zwei Voraussetzungen zu beachten: Der Mitarbeitende muss sich in einem aktiven Arbeitsverhältnis befinden. Auch ein Minijob reicht dafür aus. Außerdem muss das wirtschaftliche Eigentum von Smartphone, Computer und Zubehör beim Arbeitgeber bleiben. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen das Risiko einer Beschädigung trägt und für Reparatur, Ersatz und Entsorgung zuständig ist. Zum Nachweis sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies in einem schriftlichen Vertrag festhalten oder als Zusatz in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Darin sollte auch eine Rückgabepflicht bei Ausscheiden aus dem Betrieb fixiert werden.
Wenn Technik oder Geld vom Arbeitnehmer kommt
Kauft das Unternehmen ein Telekommunikations- oder Datenverarbeitungsgerät seines Mitarbeitenden und überlässt es ihm anschließend wieder zur privaten Nutzung, kommt es auf die vertragliche Gestaltung an. Nur wenn die Voraussetzungen stimmen, gilt auch in diesem Fall die Steuerfreiheit. Das heißt: Zunächst muss ein wirksamer Kaufvertrag geschlossen werden. Entscheidend ist dabei, dass das wirtschaftliche Eigentum auf den Arbeitgeber übergeht. Ist dies der Fall und entsprechen die Bedingungen denen beim direkten Kauf durch das Unternehmen, genießt der Arbeitnehmer auch hier den steuerfreien Vorteil.
Manchmal liegen die Meinungen weit auseinander, welche Technik es denn sein muss. Will zum Beispiel ein Mitarbeitender ein hochwertigeres Handy oder einen leistungsstärkeren Laptop, zeigen sich viele Chefs verhandlungsbereit. Sie übernehmen dann die Kosten für das von ihnen ausgesuchte Gerät und der Arbeitnehmer zahlt die Differenz. Wichtig zu wissen ist in diesem Fall aber: Steuerfrei bleibt die Überlassung so nicht mehr. Bei dem vom Mitarbeitenden übernommenen Betrag handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug, auf den Lohnsteuer fällig wird. Dieser kann jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
Zuschuss fürs Internet
Zahlt der Arbeitgeber lieber einen Zuschuss zu den Internetkosten seines Mitarbeiters, muss er diesen ebenfalls pauschal versteuern. Für den Arbeitnehmer bleibt die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei. Diese Regel gilt grundsätzlich für Beträge bis maximal 50 EUR im Monat. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer einmal im Jahr schriftlich bestätigt, dass ihm diese Kosten durch die Internutzung tatsächlich entstanden sind.
Gehaltszugaben als Betriebsausgabe
Auch mit Blick auf die Kostenseite kann es für Arbeitgeber durchaus interessant sein, Mitarbeitende mit Smartphone oder Computer auszustatten. Fällt die Wahl dabei auf technische Geräte mit Anschaffungskosten unter 800 EUR netto, zählen sie zu den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG. Dies gilt für sämtliche Technik, die selbstständig nutzbar ist. Nach den Plänen der Regierung soll die derzeit geltende Grenze für GWG 2024 auf 1.000 Euro angehoben werden. Vorteil dieser GWG ist, dass Unternehmen die Investition im selben Jahr und in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen können. Das bedeutet, dass das Handy oder der Laptop noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.
Praxis-Tipp: Was außerdem bei Technik vom Chef zu beachten ist
Vor lauter Freude über die private Kostenersparnis sollten Mitarbeitende aber nicht vergessen: Das überlassene Handy oder der Laptop kann im Nachhinein durchaus noch zum Streitthema werden, wenn die Erwartungen von Chef und Arbeitnehmer auseinandergehen. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorab ein paar wichtige Punkte klären. Dazu zählt an erster Stelle, ob die Form der Nutzung. Ist es tatsächlich möglich, das Gerät rein privat zu nutzen oder soll es Einschränkungen geben? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Und dürfen alle gewünschten Apps installiert werden?