Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten sind steuerfrei.[1] Die Steuerbefreiung betrifft AfA und laufende Kosten für betriebliche Geräte, die der Arbeitgeber als Eigentümer, als Leasingnehmer oder als sonstiger Berechtigter dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt, nicht dagegen solche Geräte, die dem Arbeitnehmer übereignet worden sind.
Die auf Arbeitnehmer beschränkte Steuerfreiheit für die private Nutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte verletzt nicht den Gleichheitssatz des Art. 3 GG.[2] Die Steuerbefreiung umfasst die private Nutzung von Telefon- und Internet-Anschlüssen am Arbeitsplatz ebenso wie in der Wohnung, z. B. im häuslichen Arbeitszimmer des Arbeitnehmers, auch die Überlassung von arbeitgebereigenen Handy sowie von Faxgeräten, soweit beruflich genutzt. Steuerfrei ist auch die Nutzungsüberlassung von Zubehör und Software bei PC. Die Steuerfreiheit gilt unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung, jedoch nur für die Verwendung durch den Arbeitnehmer. Die Steuerfreiheit umfasst auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten). Es kommt nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
Durch das Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften v. 8.5.2012[3] hat der Gesetzgeber den Begriff "Personalcomputer" klarstellend durch den allgemeineren Begriff "Datenverarbeitungsgerät" ersetzt, um begrifflich auch neuere Geräte wie Smartphones, Smartwatches oder Tablets in die Steuerbefreiung einzubeziehen und den heutigen Stand der Technik wiederzugeben. Zudem werden durch die Erweiterung des Anwendungsbereichs der Steuerbefreiungsvorschrift geldwerte Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die ihm vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt überlassen werden, steuerfrei gestellt.
Zur privaten Nutzung überlassene Systemprogramme, z. B. Betriebssystem, Virenscanner, Browser, und Anwendungsprogramme werden allerdings nur dann von der Steuer befreit, wenn der Arbeitgeber sie auch in seinem Betrieb einsetzt. Computerspiele werden daher i. d. R. nicht steuerfrei sein. Steuerfrei sind jedoch geldwerte Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung unentgeltlich oder verbilligt überlassener System- und Anwendungsprogramme im Rahmen sog. Home Use-Programme, bei denen der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine sog. Volumenlizenzvereinbarung für Software abschließt, die auch für den Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dem privaten Personalcomputer ermöglicht. Die Regelung gilt rückwirkend ab dem Kalenderjahr 2000 in allen offenen Fällen.
Eine steuerfreie Überlassung i. S. d. § 3 Nr. 45 EStG liegt nicht vor, wenn die den Mitarbeitern überlassenen PC nicht dem Arbeitgeber als betriebliche Geräte zugerechnet werden können. Das ist der Fall, wenn nach den Bestimmungen des Nutzungsvertrags der Arbeitgeber in Bezug auf das jeweils überlassene Datenverarbeitungsgerät keine wesentlichen Befugnisse behält, die vom Leasinggeber abgeleitete rechtliche Position vom Arbeitgeber als Leasingnehmer an den Arbeitnehmer weitergegeben wird und der Rückgabeanspruch am Ende der Nutzungszeit obsolet ist. Der geleaste Gegenstand ist dann während der Grundmietzeit dem Arbeitnehmer zuzurechnen.[4]
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