09.07.2013 | Serie SEPA FAQ - die wichtigsten Fragen & Antworten

SEPA Grundlagen

Serienelemente
Grundlagen zur SEPA-Umstellung
Bild: Haufe Online Redaktion

Ohne solides Basiswissen kommen Sie nicht weit beim Thema SEPA. Deswegen listen wir in diesem Bereich alle Fragen und Antworten auf, die Ihr SEPA-Grundlagenwissen ausbauen.

1. Sind die Begriffe Swift und BIC identisch?
Der Bank Identifier Code ist eine andere Bezeichnung für den Swift-Code.

2. Welcher Einführungstermin gilt in der Schweiz?
In Ländern, deren Landeswährung nicht der Euro ist, gibt es keinen zwingenden Einführungstermin. Sowohl Inlands- als auch Auslandstransfers können in der Landeswährung wie bisher ausgeführt werden. Die SEPA-Transfers können bei teilnehmenden Banken bereits jetzt genutzt werden. Für Transfers von Deutschland in die Schweiz gilt das Umstellungsdatum 1.2.2014.

3. Kann man sich die Prüfziffer logisch herleiten?
Die Prüfziffer wird nach vorgegebenen ISO-Normen errechnet (ISO 7064 per Modulo 97-10). Eine Errechnung ist für Laien sehr schwierig.

4. Betrifft die Zeichenbegrenzung auch Namen der Kunden? Verboten sind auch Umlaute und das „ß“ - trifft das nur den Verwendungszweck oder auch das Namensfeld?
Wenn sich die Frage auf die erlaubten Zeichen für den Kundennamen bezieht, ist die Antwort: Ja, auch im Kundennamen dürfen keine Umlaute und kein „ß“ verwendet werden.

5. Ich habe gehört, dass es ab 4.11.2013 ein neues SEPA-Format geben soll, das Umlaute erlaubt. Stimmt das?
Davon ist uns nichts bekannt.

6. Zum Personalbereich: Müssen auch die Namen der Mitarbeiter, die Umlaute enthalten, entsprechend umgestellt werden? Müssen wir bei Lohnüberweisungen per SEPA die Namen unserer Mitarbeiter wirklich so abändern, dass keine Umlaute mehr vorhanden sind, oder übernimmt das die Bank bei der Ausführung von SEPA?
Ja, auch die Namen der Mitarbeiter müssen ohne Umlaute im Empfängerfeld angegeben werden.

7. Hat jedes Kreditinstitut individuelle Bedingungen?
Die meisten Kreditinstitute in Deutschland verwenden die Empfehlungen der Deutschen Kreditwirtschaft (Zusammenschluss des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken, des Bundesverbandes deutscher Banken, des Bundesverbandes Öffentlicher Banken Deutschlands, des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes und des Verbandes deutscher Pfandbriefbanken die Interessenvertretung der kreditwirtschaftlichen Spitzenverbände). Daher sind die Bedingungen oft gleich oder zumindest ähnlich.

8. Ändern sich IBAN und BIC der ausländischen Zahlungspartner oder kann man diese einfach übernehmen?
IBAN und BIC auf für ausländische Konten ändern sich durch SEPA nicht.

9. Ist es möglich, die Umstellung auf IBAN und BIC nach und nach zu erledigen und bei Überweisungen gemischt mit BLZ und Konto bzw. IBAN und BIC zu arbeiten?
Es ist möglich, parallel alte Überweisungen und SEPA-Überweisungen oder alte Lastschriften und SEPA-Lastschriften zu verarbeiten. Es müssen jedoch jeweils methodenreine Dateien an die Bank übertragen werden. Daher sind jeweils alte Abläufe und SEPA-Läufe durchzuführen.

10. Bei DATEV ist eine automatische Umstellung auf SEPA möglich. Jedoch soll die automatisch erzeugte IBAN nochmals manuell geprüft und bestätigt werden. Kann es bei der automatischen Umstellung wirklich zu Fehlern kommen?
Eine mögliche Fehlerquelle liegt in der Berechnung der Prüfziffer innerhalb der IBAN. Da nicht alle Banken das gleiche Verfahren zur Ermittlung der Prüfziffer verwenden, können Fehler entstehen. Eine weitere Fehlerquelle liegt in den alten Daten. Wenn dort Fehler in Bankleitzahl oder Kontonummer vorhanden sind, werden falsche IBAN errechnet. Eine wirkliche Garantie kann nur die Bank geben, die das Konto führt.

11. Zählen bei den 140 Zeichen auch die Leerzeichen?
Der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen inklusive der Leerzeichen beschränkt.

12. Wenn die Systemumstellung diesen Sommer stattfindet, kann ich dann schon mit IBAN überweisen/einziehen oder geht dies erst einmal parallel zu dem bisher bekannten Prozedere?:
Die Bankensysteme sind bereits seit langem umgestellt. Wer heute SEPA nutzen will, kann dies tun.

13. Gilt die Frist auch bei Privatkunden?
Alle Fristen in SEPA gelten sowohl für private Verbraucher als auch für Firmenkunden als Zahlungspflichtige.

14. Wie wird die Prüfziffer berechnet?
Die Prüfziffer wird gemäß ISO 7064 per Modulo 97-10 errechnet. Das ist für Laien kaum nachvollziehbar. Daher gibt es Angebote der Banken und im Internet zur Umrechnung der alten in die neuen Kontoinformationen.

15. Ist für das SEPA-Verfahren unbedingt ein Online-Konto notwendig?
Für SEPA ist ein Online-Konto nicht zwingend erforderlich.

16. Kann die Lohnbuchhaltung unabhängig von der Fibu auf SEPA umgestellt werden?
Es besteht grundsätzlich kein Zwang, alles gleichzeitig umzustellen. Aus organisatorischen Gründen ist es aber empfehlenswert.

17. Welche Konsequenzen hat es, wenn die Pre-Notification nicht durchgeführt wird?
Erst einmal keine, aber im Zweifel kann sich der Gläubiger darauf berufen, dass er nicht informiert wurde und ggf. die Zahlung anfechten.

18. Warum sind die vorhandenen Einzugsermächtigungen von 2014 an ungültig? Wir sind eine Kommunalverwaltung und ich habe bei diversen Schulungen das Gegenteil erfahren.
Vorhandene Einzugsermächtigungen werden nicht ungültig, sondern automatisch überführt. Allerdings müssen die Zahler noch über die Umstellung informiert werden, u.a. unter Angabe der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenz und des Umstellungszeitpunkts.

19. Ist es erlaubt, die IBAN selber aus den alten Kontendaten zu ändern, ohne den Kunden bzw. Lieferanten zu informieren?
Ja, die Daten können geändert werden, aber es besteht das Risiko, dass es zu Fehlern kommt. Daher sollte trotz allem möglichst eine Abstimmung oder Rückfrage erfolgen.

20. Was passiert, wenn die BIC nur 8-stellig ist, was passiert wenn die Stellen 9-11 mit XXX belegt sind?
Die BIC kann 8-stellig sein, die letzten Stellen sind optional möglich, nicht verpflichtend.

21. Kann das Umstellungsschreiben elektronisch versandt werden?
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Es sollte aber auf Nachweisbarkeit geachtet werden. Die Umstellungsinformation kann auch im Feld Verwendungszweck versendet werden.

22. Wie wichtig sind die letzten drei Zahlen der BIC (Filiale). Bei gleicher Bankleitzahl können sich unterschiedliche BIC-Nummern ergeben (durch unterschiedliche Filialen). Ist es zwingend notwendig, dass die richtige Stadt angesprochen wird? Unser Konvertierungsprogramm wandelt leider in beliebige Städte um.
Die drei letzten Ziffern sind optional. Daher muss im Zweifel auch kontrolliert werden, ob die Konvertierungen korrekt sind.

23. Ist das XML-Format ein neues Programm?
XML ist ein Dateiformat. Für die Einreichung elektronischer Überweisungen oder Lastschriften wird in den SEPA-Regeln ein XML-basiertes Dateiformat empfohlen. Nicht jede Bank nutzt dieses Format. Eine Abstimmung zwischen Bank und Unternehmen ist notwendig.

24. Wie kann man die EDV-Umstellung mit der Bank abklären?
Nicht alle Banken benutzen für den Dateitransfer das empfohlene XML-Format. Das muss geklärt sein. Außerdem muss eine Inkassovereinbarung mit der Bank geschlossen werden. Es empfiehlt sich, Tests und Umstellung mit der Bank abzusprechen, damit diese zusätzliche Kontrollen einführen kann, um Fehler rechtzeitig zu entdecken.

Schlagworte zum Thema:  SEPA, SEPA-Firmenlastschriften, SEPA-Basislastschriften

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