Es gibt einen Standard für den elektronischen Datenaustausch, den Elektronic Data Interchange, kurz EDI genannt. Wie dieses Verfahren funktioniert, welche Chancen und Risiken beim manuellen Prozess und beim digitale Prozess bestehen, lesen Sie hier.
EDI: Erleichterung des elektronischen Datenaustauschs
Wenn zwei Partner Daten austauschen wollen, müssen sich Sender und Empfänger über die verwendeten Strukturen und Definitionen einigen. Das ist sinnvoll, wenn zwei große Einheiten zusammenarbeiten. Wollen viele unterschiedliche Sender und Empfänger mit einem Unternehmen digitale Inhalte teilen , kommt es zu vielen bilateralen Vereinbarungen.
Um diesen Aufwand zu sparen und den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern wirtschaftlich möglich zu machen, gibt es einen Standard: EDI (Electronic Data Interchange). Er wurde geschaffen, um den analogen Austausch von Papierdokumenten überflüssig zu machen
Das gilt für viele Abteilungen,
- für den Einkauf,
- die Logistik,
- den Versand und
- ganz besonders die Buchhaltung.
In der Buchhaltung können Standarddokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen usw. digital erstellt, versendet und verarbeitet werden.
Der manuelle Prozess
Die Buchhaltung kann sowohl Sender als auch Empfänger von Dokumenten im EDI-Format sein, vor allem bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Der übliche Ablauf in der Fakturierung enthält aufwändige manuelle Arbeit an vielen Stellen:
- Erstellen der Fakturadaten in einem ERP-System oder einem Warenwirtschaftssystem.
- Die Rechnung wird erstellt, analog oder als PDF.
- Das Ergebnis der Faktura wird geprüft.
- Die bei der Fakturierung erstellten Datensätze werden in der Buchhaltung digital verbucht.
- Die Rechnungen werden mit hohem Aufwand für Kuvertieren, Frankieren und Porto versandt. Digitale PDF-Rechnungen werden per Mail verschickt.
Der analoge Ablauf beim Rechnungseingang bietet Chancen auf Rationalisierung.
- Die Rechnung kommt im Papierformular oder als PDF-Anhang in die Buchhaltung.
- Die Daten der Rechnungen werden erfasst. Das geschieht entweder manuell oder durch elektronische Zeichenerkennung.
- Bei der Rechnungsprüfung werden Dokumente entweder analog verschickt und abgezeichnet oder digital im Workflow genehmigt.
- Eine korrekte und freigegebene Rechnung wird manuell verbucht.
Im Ablauf der analogen Eingangsrechnungen und der digitalisierten Rechnung im PDF-Format gibt es also noch viele manuelle Aufgaben. Hier zeigt sich bereits Potenzial für eine weitgehende Digitalisierung des Ablaufs mit Hilfe von EDI.
Der digitale Prozess
Im Gegensatz zum analogen Format der Rechnungen wird bei der Nutzung von EDI kein Dokument im eigentlichen Sinn verschickt. Der Sender baut Datensätze mit definiertem Inhalt auf und sendet diese zum Empfänger.
Der digitale Ablauf mit EDI unterscheidet sich vom analogen Ablauf und vom Ablauf mit PDF-Rechnung.
- Die Grundlage der Rechnungsschreibung sind auch im EDI-Ablauf die Fakturadaten.
- Die Fakturierung erzeugt kein analoges Dokument, keine digitale PDF, sondern Datensätze.
- Eine Prüfung kann nur unter Nutzung von Journalen erfolgen.
- Die erstellten Datensätze werden in der Buchhaltung elektronisch verbucht.
- Die EDI-Datensätze werden elektronisch über einen Dienstleister an den Rechnungsempfänger versandt.
Der Ablauf der Behandlung von EDI-Eingangsrechnungen muss sich erheblich von den üblichen Abläufen unterscheiden, um die Vorteile nutzen zu können.
- Die EDI-Datensätze werden vom Dienstleister zum Unternehmen übertragen.
- Die Datenerfassung ist mit dem Eingang der Datensätze bereits erledigt.
- Die digitalen Informationen bilden die Basis für einen digitalen Ablauf der Rechnungsprüfung.
- Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt aufgrund der digitalen Freigabe während der Rechnungsprüfung.
Die Chancen und Risiken
Bei der Nutzung von EDI muss besonders auf die Wirtschaftlichkeit geachtet werden, da für eine sichere Lösung erhebliche Investitionen notwendig sind.
Die Nachteile sind:
- Kosten für Software, Datenkonverter und die Einrichtung der Systeme
- Für die Anpassung trotz des Standards abweichender Strukturen werden Dienstleister zur Standardisierung eingesetzt.
- Es wird immer Partner geben, die EDI nicht nutzen. Daher müssen auch langfristig manuelle oder teilweise digitalisierte Abläufe parallel vorhanden sein.
- EDI ist ein sehr komplexes und detailliertes System. Das macht es sehr starr und fehleranfällig.
- EDI ist nur mit Hilfe von Spezialisten einzurichten und zu betreiben. Eine Abhängigkeit entsteht.
Voraussetzung für eine wirtschaftliche Nutzung von EDI ist ein ausreichendes Volumen an Eingangs-und Ausgangsrechnungen. Dann bietet EDI wesentliche Vorteile:
- Bei der Fakturierung entfällt der manuelle Aufwand für die Papierdokumente.
- Eingangsrechnungen können in Form von EDI-Datensätzen elektronisch verarbeitet werden.
- EDI ist sicherer Übertragungsweg auch von steuerlich wichtigen Dokumenten anerkannt.
- Dokumente anderer Unternehmensbereiche können diesen Kommunikationsweg nutzen. Es gibt also weiteres Potenzial im Unternehmen.
Weiter Informationen zur Digitalisierung des Rechnungswesens:
Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung in der Buchhaltung durch Digitalisierung