Die aktuellen Themen in Wirtschaft und Gesellschaft haben alle mit einer Digitalisierung der Abläufe im geschäftlichen und privaten Bereich zu tun. Was die sozialen Medien für die privaten Anwender sind, ist Industrie 4.0 für Unternehmen.
Digitale Verknüpfung und Verteilung von Daten garantieren aktuell den Erfolg. Die Kostenrechnung profitiert vor allem von den zusätzlichen Verbindungen direkt zu den Maschinen und von der Möglichkeit, die Empfänger der Informationen auf vielen Wegen zu erreichen. In der Buchhaltung ist es relativ ruhig geblieben, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Die Angst der Buchhalter und Steuerberater vor Veränderungen durch digitale Kommunikation und elektronische Verarbeitung heute noch analoger Vorgänge ist aber unbegründet. Auch im externen Rechnungswesen ist es möglich, Vorteile aus der technischen Entwicklung der Informationsverarbeitung und der digitalen Kommunikation zu ziehen. Konsequent angewendete Sicherheitsvorkehrungen schützen den sensiblen Unternehmensbereich zuverlässig. Richtig umgesetzt ermöglicht die Digitalisierung tatsächliche Effizienzsteigerung und spürbare Qualitätsverbesserung in der Buchhaltung.
Digitalisierung – Transformation der analogen Prozesse
Bei der Digitalisierung geht es um die Überführung analoger Vorgänge in digitale Abläufe. Vor allem der Informationsaustausch über elektronische Schnittstellen und die Nutzung neuer Eingabesysteme wie Sensoren und Erkennungssysteme schaffen die notwendigen Vorteile. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche und effiziente Digitalisierung sind für alle Aufgaben gleich.
Die Daten, die verarbeitet werden sollen, müssen digital vorliegen oder leicht zu digitalisieren sein.
- Die Ausgangsdaten der zu digitalisierenden Anwendung müssen digital verwendet werden können.
- Die Entscheidungen während der digitalen Verarbeitung müssen automatisierbar sein.
- Vorteile der Digitalisierung müssen erkennbar sein.
- Das Volumen der zu digitalisierenden Arbeit muss ausreichend sein.
Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht den Datenaustausch
In der Buchhaltung werden viele analoge Dokumente verwaltet. Belege, Rechnungen, Journale und Listen werden erzeugt, bearbeitet und abgelegt. Eine digitale Archivierung dieser Unterlagen spart nicht nur Platz. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird, kann die Verteilung, der Zugriff und die Verarbeitung ansonsten analoger Dokumente auf digitalem Wege erfolgen. Das DMS allein, bringt vielen Buchhaltungen wesentliche wirtschaftliche Vorteile. Viele weitere digitale Anwendungen in der Buchhaltung können auf diese digitalisierte Grundlage aufbauen.
Schätze der Digitalisierung suchen
Die Vorteile neuer elektronischer Lösungen werden mit zunehmender Verfügbarkeit digitaler Daten immer größer. In der Buchhaltung gilt es, die wirtschaftlich sinnvoll digitalisierbaren Aufgaben zu finden und den Schatz der Vorteile zu heben.
Digitale Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen werden bei der Fakturierung nicht mehr gedruckt. Sie werden digital an die Empfänger geschickt.
Digitale Eingangsrechnungen
Wenn die Eingangsrechnungen vom Rechnungssteller digital an die Buchhaltung geschickt werden, können diese schnell und zuverlässig in das DMS integriert werden.
EDI
Die nächste Stufe ist EDI (Electronic Data Interchange). Dort werden analoge oder digitale Rechnungen gar nicht erst erzeugt, es werden gleich digitale Datensätze zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht.
Online-Banking
Online-Banking wird heute bereits fast jede Buchhaltung nutzen. Zu groß ist der Vorteil der schnellen Information und der einfache Geldtransfer.
Verbuchung der Bankkontoauszüge
Die täglichen Auszüge der Bankkonten liegen durch Online-Banking digital vor. Die manuelle Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen wird durch eine digitale Automatik ersetzt.
Elektronische Rechnungsprüfung
Digitale Eingangsrechnungen werden über den Workflow im DMS zur ebenfalls digitalen Genehmigung verteilt.
Elektronische Spesenabrechnung
Durch elektronische Spesenabrechnung kann die Arbeit beim Ersteller und in der Buchhaltung unterstützt werden.
Informationsaustausch
Banken, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer benötigen für ihre Aufgaben wesentliche Informationen aus der Buchhaltung, Gesellschafter wollen regelmäßig informiert werden. Die Inhalte des Informationsaustausches können digital zur Verfügung gestellt werden.
Schätze der Digitalisierung heben
Die obigen Beispiele zeigen die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung in der Buchhaltung. Es lohnt sich, viele davon zu realisieren und die verborgenen Schätze zu heben. Es lohnt sich auch, dies systematisch zu tun. Einzelne Insellösungen sind schnell geschaffen, liefern auch gute Ergebnisse. Doch sie können die weitere Nutzung der Digitalisierung behindern oder bessere Ergebnisse liefern, wenn sie in eine Gesamtlösung eingebettet wären.