Arbeitgeber sollten bei einer Kostenbeteiligung des Mitarbeiters für die Privatnutzung des Firmenwagens einige Besonderheiten beachten, damit die Zuzahlungen beim Mitarbeiter steuerlich berücksichtigt werden können.
Die Überlassung eines Firmenfahrzeuges das auch privat genutzt werden darf, führt zu einem geldwerten Vorteil des Mitarbeiters und muss daher versteuert werden. Der Wert des Nutzungsvorteils ist grundsätzlich für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Bruttolistenneupreises zu ermitteln (sog. 1%-Regelung). Nutzt der Mitarbeiter das Fahrzeug auch für den Arbeitsweg, kommen je Kalendermonat noch einmal 0,03 % des vorgenannten Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betrieb hinzu. Die Anwendung der 1%-Regelung ist zwingend, sofern nicht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.
Wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, dass sich der Mitarbeiter an den Kosten für das Dienstfahrzeug beteiligen muss, so können die eigenen Zuzahlungen des Mitarbeiters steuerlich berücksichtigt werden. Hierbei sind jedoch folgende Punkte zu beachten:
- Eine Minderung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils wird nur durch ein pauschales Nutzungsentgelt, nicht jedoch durch die Übernahme einzelner Fahrzeugkosten (z. B. Tanken für Privatfahrten, Leasingrate, Versicherung, Wagenwäsche) erreicht.
- Es ist ratsam dieses pauschale Nutzungsentgelt (z. B. Monats- oder Kilometerpauschale) im Arbeitsvertrag zu vereinbaren.
- Zuzahlungen des Mitarbeiters zu den Anschaffungskosten des Dienstwagens führen (im Gegensatz zur Übernahme laufender Kosten) zur Minderung des geldwerten Vorteils. Dies ist insbesondere dann interessant, wenn ein Mitarbeiter „mehr PS, eine schickere Farbe oder eine Sonderausstattung“ möchte.