In zahlreichen Unternehmen führen intransparente Reportingstrukturen zu einem hohen manuellem Aufwand und einer inkonsistenten Berichtsdarstellung. Doch wie kann die Berichtserstellung verbessert werden? Anja Krusel zeigt es anhand der Reportingvision von Borealis.

Die Ausgangssituation: Intransparente Reportingstrukturen führen zu hohem manuellem Aufwand und einer inkonsistenten Berichtsdarstellung

Bevor die Borealis AG 2015 ihre Reporting Excellence Journey antrat, war das Reporting durch heterogene Strukturen geprägt. Es fehlte an einem gesamtheitlichen Überblick über vorhandene Berichte. Daten wurden aus einem Business Warehouse exportiert, in Excel aufbereitet und dann in PowerPoint-Berichtsmappen verschickt und auf individuellen Sharepoints abgelegt. Die Berichtsinhalte und deren Darstellung orientierten sich an den Bedürfnissen und Präferenzen der jeweiligen Berichtsempfänger.

Der Horváth & Partners Outside-in View

Eine Analyse ergab, dass das Reporting der Borealis detailliert ist und mithilfe von Erklärungen und Kommentaren wichtige Erkenntnisse für Entscheidungsträger liefert. Diese Detailtiefe erforderte jedoch einen hohen manuellen Aufwand. Darüber hinaus wurden Berichtsinhalte mangels Transparenz über verfügbare Berichte mehrfach erstellt sowie Sachverhalte und Kennzahlen in Berichten unterschiedlich dargestellt, was wiederum eine schnelle und intuitive berichtsübergreifende Informationsaufnahme erschwerte. Kurzum, aufgrund des hohen manuellen und redundanten Arbeitsaufwands wies die Berichtserstellung erhebliches Verbesserungspotenzial auf.

Die Reportingvision von Borealis baut auf folgenden Eckpfeilern auf:

  • One Single Point of Truth: Alle Daten kommen aus einer Quelle. Eine Datengovernance stellt die Datenqualität sicher und Kennzahlen werden – soweit sinnvoll – bereits in der Datenquelle berechnet.
  • Interaktives Reporting: Analysen mit „Slice-and-Dice“- und Drill-down-Funktionen können live in einem Reporting Dashboard durchgeführt werden.
  • Zentrales Reporting Repository: Eine Sammlung der zur Verfügung stehenden Kennzahlen und Berichtsinhalte schafft Transparenz und vermeidet Redundanzen.
  • Einheitlicher Styleguide: Eine konsistente Darstellung von Kennzahlen und Sachverhalten ermöglicht ein funktionsübergreifend intuitives Verständnis von Zusammenhängen.

Ein herausragendes Management Reporting erfüllt Anforderungen diverser Stakeholder. Diese Anforderungen werden mithilfe verschiedener Formate bedient, die sich vom Standardberichtswesen bis hin zur tiefgehenden Analyse erstrecken.

Erfolgsfaktoren der Reporting Excellence Journey

Der Auswahlprozess für die Business Intelligence Software wurde äußerst gründlich durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden können. Wichtige Anforderungen waren beispielsweise, dass Dashboards mit tiefgehenden Analysen sowie eine Erstellung von Berichten im PDF-Format mit Anzeige der Kommentierung unterstützt werden. Das Auswahlverfahren wurde von den Fachbereichen und der IT gemeinsam geführt, wodurch eine hohe Akzeptanz für die Softwarelösung geschaffen wurde.

In der Umsetzung waren besonders folgende Faktoren erfolgskritisch:

  • Die erfolgreiche Kommunikation einer Vision führt zu Akzeptanz für Veränderungen. Kollegen sind insbesondere dann motiviert, wenn transparent gemacht wird, dass der Wandel zu Verbesserungen in den eigenen Arbeitsabläufen führt.
  • „Qualität vor Geschwindigkeit“ ist ein Grundsatz, der dabei hilft, Widerstände abzubauen und Lösungen langfristig in der Organisation zu verankern.

Die Reporting Excellence Journey @ Borealis ist Teil der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens und soll auch zukünftig profitables Wachstum sicherstellen.