Unter der Annahme, dass die in der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) erfassten Vorgänge vollständig und korrekt sind, kann eine Verprobung dieser Werte mit den Zugängen in der Anlagenbuchhaltung (Nebenbuch) vorgenommen werden. Wichtig ist hierbei, bei den Konten des Anlagevermögens die Werte ohne Eröffnungsbilanz-Buchungen und Jahresabschlussbuchungen zu verwenden. Viele Buchhal...mehr
In vielen Unternehmen stellen die Personalaufwendungen einen betragsmäßig intensiven Kostenblock dar, der ebenfalls für Verprobungen geeignet ist. Da sich die Personalaufwendungen i. d. R. aus einer Vielzahl von Einzelbuchungen zusammensetzen, zielt eine effektive Verprobung auf die oberen Konsolidierungsebenen ab. Zur Ermittlung der Referenzgröße eignet sich bspw. das Lohnj...mehr
Bei den wirtschaftlichen Verprobungsmethoden wird versucht, aussagekräftige Beziehungen zwischen den eingesetzten Gütern und den erzielten Betriebsleistungen herzustellen. Diese Vorgehensweise liefert buchhaltungsunabhängiges Zahlenmaterial und lässt somit – unter Umständen – anderweitige Rückschlüsse zu. Bspw. kann über die Einkaufsmenge bestimmter Materialien in Verbindung...mehr
Neben der Verprobung der Abschreibungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung sind auch weitere Verprobungsverfahren im Anlagevermögen möglich. 3.3.1 Anlagenzugänge mit Investitionsplan Eine erste Verprobungsmöglichkeit besteht im Abgleich der getätigten Investitionen (Zugänge im Anlagevermögen) mit einem ggf. vorliegenden Investitionsplan. Diese Verprobung sollte jedoch nur gro...mehr
Die rechnerische Verprobung verwendet ausschließlich bestehende Daten des eigenen Rechnungswesensystems. Ziel ist es, mit den Verprobungen fehlerhafte Buchungen im vorhandenen Buchungsbestand zu enttarnen. Es können mit dieser Methode daher nur fehlerhafte Sachverhalte identifiziert werden, die verbucht wurden. Vorgänge, die nicht in den Büchern stehen, können mit dieser Met...mehr
Neben den Standard-Verprobungen gibt es i. R. d. Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses weitere Verprobungsmöglichkeiten. Für viele Abschlusspositionen können Referenzbezüge gefunden werden, die grundsätzlich eine Verprobung ermöglichen. In einigen Fällen gibt es Besonderheiten, die die Verprobung nur unter bestimmten Bedingungen sinnvoll werden lassen. 3.1 Verprobung des ...mehr
Die bisher erwähnten Verprobungsmethoden kommen in der Praxis in vielen Betrieben und Unternehmen zur Anwendung. Die Verfahren haben sich vielerorts etabliert und gehören zur Standard-Ausrüstung der Rechnungswesen-Praktiker. Ein Blick über den betrieblichen Tellerrand, ins Repertoire der steuerlichen Betriebsprüfer, eröffnet weitere Verprobungsmethoden, die entsprechend abge...mehr
Die Umsatzsteuer-Verprobung dürfte in der Praxis die Mutter aller Verprobungen sein. In zahlreichen (bilanzierenden) Unternehmen werden Erlöskonten, Umsatzsteuerbeträge und Voranmeldungswerte miteinander verprobt. Die starke Verbreitung ist aber nicht der Tatsache geschuldet, dass der Gesetzgeber diese Verprobung einfordert; sie ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch im An...mehr
Ein großes Fehlerpotenzial und somit ein großer Bedarf an Verprobungen besteht in produzierenden Unternehmen beim Materialaufwand. Je höher der Materialaufwand im Verhältnis zum Umsatz oder zu den Gesamtkosten ist, desto intensiver sollte diese GuV-Position verprobt und überprüft werden. Ziel der Verprobung ist es, einen Überblick über mögliche Ungereimtheiten in der Bewertun...mehr
Schnittstellen sind Berührungspunkte in unterschiedlichen EDV-Systemen, über die Daten und Kommandos ausgetauscht werden. Der erhebliche Anstieg der Datenverarbeitung und Digitalisierung hat insbesondere in den letzten Jahren die Bedeutung von Schnittstellen in den betrieblichen Systemen erhöht. Gerade im Mittelstand ist es die Regel, dass die IT-Systemlandschaft der Unterne...mehr
In Rechnungswesen-Abteilungen und Steuerbüros werden jeden Tag tausendfach Geschäftsvorgänge und Belege verbucht. Die Anzahl der dabei entstehenden Buchungen nimmt in den Systemen schnell Ausmaße an, die eine lückenlose und vollumfängliche Richtigkeit der Buchhaltung nicht mehr gewährleisten kann. Die Methode der Verprobung wird vornehmlich herangezogen, um den Überblick zu w...mehr
Neben der Gleichverteilung wird auch die Benford-Verteilung als Referenzgröße für Verprobungen verwendet. Diese Prüfmethode wird zusehends von der Finanzverwaltung angewendet und hat auch dadurch einen bestimmten Bekanntheitsgrad erreicht. Die Benford-Verteilung stellt eine in der Praxis nachgewiesene, logarithmische Verteilung von Ziffern an der führenden Stelle von natürlic...mehr
In vielen Unternehmen werden Ausgangsrechnungen selbst mit einer zusätzlichen Software erzeugt. Im schlechtesten Fall werden die Einzelrechnungen manuell, im besten Fall mittels Schnittstelle in das Finanzbuchhaltungssystem übertragen. Sowohl der manuelle als auch der Übertrag per Schnittstelle bieten Fehlerpotenzial, das durch Verprobungen identifiziert werden kann. Mögliche...mehr
Eine erste Verprobungsmöglichkeit besteht im Abgleich der getätigten Investitionen (Zugänge im Anlagevermögen) mit einem ggf. vorliegenden Investitionsplan. Diese Verprobung sollte jedoch nur grobe Anhaltspunkte für fehlerhafte Vorgänge liefern, da es in der Praxis nur wenig Unternehmen geben dürfte, die auf den Euro exakt nach ihrem Investitionsplan investiert haben. Sofern...mehr
Der Chi-Quadrat-Test ist eine Methode aus der mathematischen Statistik und untersucht die Verteilungseigenschaft einer vorgegebenen Datenmenge. Hinsichtlich der Häufigkeit von Ziffern an bestimmten Stellen entsprechen die Annahmen grundsätzlich denen der Gleichverteilung. Sofern bspw. 1.000 Datensätze betrachtet werden, kommt jede Ziffer von 0 bis 9 an einer einheitlichen St...mehr
Zur Plausibilisierung der im laufenden Geschäftsjahr verbuchten Abschreibungen kann ein abgestufter Zeitreihenvergleich mit Verhältniskennzahlen herangezogen werden. Grundlage für die Verprobung der Abschreibungen sind folgende Ausgangswerte: historische Anschaffungs- und Herstellungskosten zu Beginn des Geschäftsjahrs Zugänge zu Anschaffungs- und Herstellungskosten des laufen...mehr
Während die umsatzsteuerliche Verprobung der Umsatzerlöse weit verbreitet ist, findet die Vorsteuer-Verprobung in den Buchhaltungsbüros eher selten statt. Nüchtern betrachtet erstaunt dies, da fehlerhaft erfasste Vorsteuer-Vorgänge ebenfalls unangenehme Folgen für die tätigen Unternehmen haben können. Grund für die eher seltene Erscheinung in den Abschluss-Checklisten dürfte...mehr
Die Versicherungsaufwendungen spielen bei den meisten Unternehmen hinsichtlich des Gesamtaufwands zwar keine überragende Rolle; die Abrechnungssystematik der Versicherungsprämien bietet aber buchhalterisch einige Herausforderungen. So werden üblicherweise zu Beginn des Geschäftsjahrs erste Prämienrechnungen versendet und verbucht. Im Laufe des Jahrs erreichen die Buchhaltung...mehr
Bei der Ziffern-Gleichverteilung wird davon ausgegangen, dass alle Ziffern (0 bis 9) in einem niederwertigen Zahlenbereich eines nicht manipulierten Datenbestands mit der gleichen Wahrscheinlichkeit von ca. 10 % auftreten. Für eine Verprobung im Rahmen der Ziffern-Gleichverteilung ist es wichtig, alle Werte an der gleichen Stelle auszuwerten – bspw. die Stellen vor und nach ...mehr
Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellenrechnung, z. B. b...mehr
Digitale Belege müssen während ihrer Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.[1] Unter maschinelle Auswertbarkeit fallen nach Tz 126–128 GoBD:mehr
Digitale Unterlagen Daten auf Bildträgern dürfen während der Aufbewahrungsdauer nicht verändert werden. Bei Betriebsprüfungen müssen sie lesbar gemacht werden. Als zulässige Speichermöglichkeiten sind neben Festplatte (HDD) nun auch Cloudspeicher genannt (Klarstellung).[1] Zunächst werden elektronische Daten im Produktivsystem generiert. Bei Betriebsprüfungen werden die Daten ...mehr
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Ziel jedes Unternehmens ist es, die Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört u. a. das Anbinden des Buchungsbelegs an die Buchung. Bei der Durchsicht der Buchungen kann so der jeweils dazugehörige Beleg sofort eingesehen werden. Papierdokumente müssen dazu regelmäßig zunächst mit hohem Personalaufwand gescannt werden. Aufgrund der GoBS und GDPdU muss die...mehr
Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten:mehr
Die Klägerin begehrte mit Klageschrift vom 9.3.2020 von der Beklagten vor dem LG Potsdam Mietzins für Heizungen und Schadensersatz wegen Nichtherausgabe eines Heizgerätes nach Mietende, Verzugszinsen sowie Ersatz vorgerichtlicher Anwaltskosten. Der Klageschrift beigefügt waren als Anlagen u.a. die Rechnungen der Klägerin, auf denen deren Kontoverbindung ersichtlich war. Die ...mehr
Von den DATEV-Kontenrahmen sind der SKR03 und SKR04 am meisten verbreitet, da sie sich für alle Branchen eignen. Da der SKR01 und SKR02 nicht mehr 100 % gepflegt, d. h. an die sich ändernde Gesetzeslage angepasst werden, ist von ihnen abzuraten. Branchenlösungen gibt es für Ärzte, Autohändler, Vereine u. a. Die Sachkontennummern bei der DATEV sind 4-stellig, die Personenkont...mehr
Mit einer Dienstleistungsübersicht kann der Mandant das Beratungsangebot der Kanzlei auf einen Blick erkennen. Dienstleistungsübersichtmehr
Die Kostenartenrechnung stellt die Frage: "Welche Kosten sind entstanden?" Zur Ermittlung der relevanten Kostenarten ist i. d. R. eine Überleitungsrechnung von der Finanzbuchhaltung (FiBu) zur Kostenrechnung erforderlich: Überleitung von der FiBu zur Kostenrechnung Die Aufwendungen aus der Buchführung werden in die Kostenrechnung übernommen und ggf. bereinigt um: betriebsfremde...mehr
Bereits zum Abstimmen der Buchhaltungen werden diese Unterlagen benötigt: die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres bzw. Eröffnungsbilanz; Steuerbescheide und sonstige Steuerunterlagen (Prüfungsberichte, Kontoauszüge u. Ä.); den Zugriff zu sämtlichen Belegordnern der einzelnen Buchungskreise: Kasse, Banken, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen; sämtliche Monats- bzw...mehr
Rz. 40 Stand: EL 114 – ET: 01/2018 Eine besteuerbare Einnahme kann der ArbN unabhängig davon haben, ob dem ArbG überhaupt (vgl BFH 100, 202 = BStBl 1971 II, 55) und ggf in welcher Höhe Aufwand entsteht. Arbeitslohn ist eine Leistung des ArbG selbst dann, wenn sie bei ihm zu keinen messbaren Aufwendungen führt (zB der Mitflug des ArbN einer Fluggesellschaft, vgl EFG 1993, 155;...mehr
Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung bzw. der Aufzeichnungen ist grundsätzlich der Unternehmer selbst. Dies gilt auch dann, wenn er diese Arbeiten oder Teile davon Dritten zum Erledigen übertragen hat. Das ist stets der Fall, wenn die Aufgaben vollständig oder teilweise aus organisatorischen oder technischen Gründen ausgelagert werden (z. B. Finanzbuchhal...mehr
Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht,[1] als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.[2] Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- u...mehr
Rn. 99 Stand: EL 154 – ET: 11/2021 Immaterielle WG zerfallen in (BFH BStBl II 1998, 775):mehr
Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebilde...mehr
Rz. 30 Gemäß § 42a Abs. 1 GmbHG ist die Geschäftsführung für die Aufstellung des Jahresabschlusses der GmbH verantwortlich. Dies schließt ein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung entsprechendes Rechnungswesen mit ein. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung müssen richtig aus der Finanzbuchhaltung entwickelt werden. Für die GmbH finden die für Kapitalgesellscha...mehr
Rz. 15 Das FG Münster[1] hatte die Frage zu entscheiden, ob ein Steuerpflichtiger anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung verpflichtet ist, neben der Lohnbuchhaltung die gesamte Finanzbuchhaltung in Form eines Datenträgers für Zwecke des Datenzugriffs zur Verfügung zu stellen. Nach Ansicht des FG Münster gehören zu den steuerrelevanten Daten einer Lohnsteuer-Außenprüfung ni...mehr
Rz. 92 Die Firma Audicon hat einige regelmäßig wiederkehrende Prüfungsfelder identifiziert und in der Software AIS TaxAudit umgesetzt. AIS TaxAudit stellt eine Erweiterung zu IDEA dar, die Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen einer digitalen Prüfung führt. Im Rahmen dieses Programms werden die einzelnen Arbeitsschritte visualisiert und können so auch weniger erfahr...mehr
Rz. 13 Praxis-Beispiel Die Finanzbehörde ordnete für die Jahre 01 bis 03 eine Außenprüfung bei der Firma A an. Diese war im Prüfungszeitraum Organgesellschaft im Rahmen einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft. Die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung wickelte sie über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem ab. Eine eigenständige steuerliche Buchführung be...mehr
Rz. 16 Unklar ist, welche Daten den sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen zuzuordnen sind.[1] Umstritten ist in diesem Zusammenhang insbesondere, ob Unterlagen, die weder nach dem Gesetz noch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufgezeichnet werden müssen, tatsächlich aber geführt werden, aufbewahrungspflichtig sind. In der Literatur wird insoweit ...mehr
Rz. 12 Den Außenprüfungsdiensten ist der Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO nur auf nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und i. S. v. § 147 Abs. 1 Nrn. 1-5 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eröffnet. Der Datenzugriff erstreckt sich ohne Einschränkung auf die Daten der Finanzbuchhaltung, [1] wie z. B. die Stammdaten, einschließlich ...mehr
Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet...mehr
Rz. 87 Bei der Prüfung von Kleinst-, Klein- und Mittelbetrieben haben sich in der bisherigen Prüfungspraxis insbesondere folgende Prüfungsschwerpunkte herausgebildet: Klassische Finanzbuchhaltung Die Überprüfung der Stamm- und Bewegungsdaten der Sach- und Personenkonten durch IDEA ist unproblematisch, da die Grundstrukturen der Konten (Soll-/Habenbuchungen) bei allen Systemen ...mehr
Rz. 4 Von diesen 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs kann die Finanzverwaltung grundsätzlich sowohl alternativ als auch kumulativ Gebrauch machen. Die Entscheidung hinsichtlich des "Ob" der Wahrnehmung der Rechte aus § 147 AO sowie die Auswahlentscheidung hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit zu treffen. Ein ...mehr
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des Unternehmens werden in der Buchführungspraxis unterschiedlich erfasst: In einer separaten Debitorenbuchhaltung als Teilbereich der Finanzbuchhaltung werden für die regelmäßigen Kunden OPOS-Konten geführt, deren Gesamtsaldo auf dem Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" erscheint.[1] Bei einer überschaubaren Anzahl von ...mehr
Die Konten des Anlagevermögens werden im Lauf des Jahres meist selten angesprochen. Da beim Verbuchen von Vorgängen des Anlagevermögens weniger Routine besteht als bspw. bei Buchungen auf regelmäßigen Aufwandskonten, ist die Fehlerquelle und somit der Abstimmungsbedarf größer. Für das Anlagevermögen ist nachfolgender Kontenbereich vorgesehen:mehr
Ein Abgang von Anlagevermögen kann durch Verkauf/Entnahme oder Verlust/Verschrottung eines Anlageguts entstehen. Im Fall eines Verkaufs ist durch Verbuchung der Ausgangsrechnung oder des Zahlungseingangs im Kassenbuch ein dazugehöriger Vorgang in der Finanzbuchhaltung vorhanden. Bei einer Entnahme oder Verlust/Verschrottung gibt es hingegen i. d. R. keine Hinweise in der lau...mehr
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