Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 12.2 Checkliste Sicherung des Vorsteuerabzugs beim Mandanten

Rz. 106

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Vermehrt lehnen die Finanzgerichte den Vorsteuerabzug des Mandanten mit dem Hinweis ab, dass dieser nicht rechtzeitig erfolgt sei (vgl. § 15 Rn. 64; ferner Weimann, UStB 2007, 206 und UStB 2008, 324). Diese Praxis hat der BFH bestätigt (BFH vom 17.12.2008, Az: XI R 64/06, BFH/NV 2009, 798; BFH vom 26.06.2009, Az: V B 34/08, BFH/NV 2009, 2011; hierzu ausführlich Nieskoven, GStB 2009, 320).

Rz. 107

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Aktuell betont der BFH, dass die sofort bei Leistungsbezug zu treffende Zuordnungsentscheidung zeitnah dokumentiert werden muss, d. h. bis spätestens im Rahmen der Jahressteuererklärung. Keine zeitnahe Dokumentation der Zuordnungsentscheidung liegt vor, wenn die Zuordnungsentscheidung dem Finanzamt erst nach Ablauf der gesetzlichen Abgabefrist von Steuererklärungen (31.05. des Folgejahres) mitgeteilt wird (BFH vom 11.11.2011, Az: V B 19/10, BFH/NV 2012, 459).

Rz. 108

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Auch für den Fall einer Fristverlängerung für die eigentliche Erklärungsabgabe über den 31. 05. hinaus muss sichergestellt werden, dass zumindest etwaige Zuordnungsentscheidungen

• dem Finanzamt vorab bekannt oder
• sonst in geeigneter Form unzweifelhaft dokumentiert

werden.

TIPP

Bei langfristigen Projekten – insbesondere bei Bauprojekten – sollte die beabsichtigte unternehmerische Verwendung bereits aus Planungsunterlagen, Verträgen und dgl. objektiv nachvollziehbar sein. Hierauf sollte der Berater die Mandanten – die in der Regel ja eher dazu neigen, diesen erst über bereits verwirklichte Sachverhalte zu informieren – aus Haftungsgründen (durch ein Mandantenrundschreiben hinweisen. Im Zweifel sollte der Berater sich immer zunächst für den Vorsteuerabzug des Mandanten entscheiden und diesen dann ggf. durch eine – höchstwahrscheinlich umsatzsteuerlich per Saldo neutrale – unentgeltliche Wertabgabe rückgängig machen!

Rz. 109

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Mit Sicherheit hilfreich ist es auch, den Mandanten über den Voranmeldungszeitraum zum "planvollen Sammeln" der Vorsteuerbeträge anzuhalten; eine termingerechte Zusammenstellung der Beträge wird damit wahrscheinlicher. Hierzu sollte der Berater für den Mandanten eine – mehr oder weniger individuelle und mandatsbezogene – Arbeitshilfe nach folgendem Muster an die Hand geben:

Kostenart	Hinweis	Betrag
Arbeitsgerät
Arbeitskleidung
Bürogeräte
Büromaterial
Büromiete*	ggf. aus Gesamtmiete Büroanteil ­errechnen
Büromöbel
Büro (Sonstiges)
Ersatzteile
Fachbücher
Fensterputzer	ggf. aus Gesamtkosten Büroanteil errechnen
Garagenmiete*
Gas*	ggf. aus Gesamtkosten Büroanteil errechnen
Kfz (Anschaffung)	Eigennutzung als unentgeltliche Wertabgabe erfassen
Kfz (Benzin)
Kfz (Sonstige)	nur soweit vorsteuerbelastet
Software
Strom*	ggf. aus Gesamtkosten Büroanteil errechnen
Telefonkosten	ggf. aus Gesamtkosten Büroanteil errechnen
Verbrauchsstoffe
Wasser*	ggf. aus Gesamtkosten Büroanteil errechnen
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TIPP

Bei den mit * gekennzeichneten Positionen ist darauf zu achten, dass die Leistungen nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn sie vom Unternehmer – also vom Mandanten – selbst eingekauft werden. Die den Leistungen zu Grunde liegenden Verträge müssen daher auf den Mandanten lauten; er muss der Vertragspartner sein:

• Der Mandant sollte dazu veranlasst werden, dies beim Abschluss neuer Verträge möglichst von vornherein selbst zu berücksichtigen.
• Bereits bestehende Verträge des Mandanten sollten geprüft und ggf. umgestellt werden.