Aufbewahrungspflichten einerseits und Löschpflichten andererseits stehen sich in einem Spannungsverhältnis gegenüber. Dieses Spannungsverhältnis hat der Gesetzgeber für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit § 26 BDSG aufgelöst. Bei anderen Aufbewahrungsinteressen des Arbeitgebers bestehen jedoch weiterhin offene Fragen, die bislang weitestgehend auch noch keiner höchstrichterlichen Klärung zugeführt wurden.
3.1 Lösung bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.[2] Dabei gelten auch ausgeschiedene Arbeitnehmer als Beschäftigte i. S. d. BDSG.[3]
Gleiches lässt sich auch § 35 BDSG entnehmen. Darin hat der nationale Gesetzgeber Ausnahmen zur Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO geregelt. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn die Löschung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigen würde.[4] Ausnahmsweise entspricht die Sperrung von Beschäftigtendaten der Löschpflicht, wenn der Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.[5]
Merke: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist die Löschpflicht des Arbeitgebers nach Art. 17 DSGVO aufgehoben. Erst mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten und Unterlagen gelöscht werden.
3.2 Lösung bei Aufbewahrungsinteressen ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist
3.2.1 Aufbewahrung bei schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers
Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1]
Besonders relevant ist dies für allgemeine Personalunterlagen. Für deren Aufbewahrung besteht keine gesetzliche Verwahrungsfrist.[2] Dennoch können berechtigte Interessen des Arbeitgebers an der Verarbeitung auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fortbestehen. Beschäftigtendaten dürfen daher auch verarbeitet werden, soweit dies im Zusammenhang mit seiner Beendigung erforderlich ist. Eine solche Notwendigkeit kann zur Erfüllung von mit der Beendigung entstandenen nachträglichen Vertragspflichten bestehen, wozu z. B. die Erstellung eines Zeugnisses gehört.[3]
Für die Aufbewahrung von Daten, die später noch einmal für eine mögliche Rechtsverfolgung von Bedeutung sein könnten (beispielsweise im arbeitsrechtlichen Prozess), besteht ebenfalls ein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers. Begründen lässt sich dies damit, dass datenschutzrechtliche Anforderungen nicht überspannt werden dürfen und insbesondere nicht dazu führen sollen, dass die Rechtsverteidigung des Arbeitgebers vereitelt wird.[4]
Unverzüglich nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen sind allerdings die Daten, die für eine materiell-rechtliche Rechtsverfolgung nicht in Betracht kommen können. Veröffentlichte Mitarbeiterdaten, z. B. in Blogs, Social-Media-Kanälen oder auch beispielsweise auf der Homepage sind grundsätzlich unverzüglich mit dem Ausscheiden zu löschen, auch wenn der Arbeitnehmer hierzu seine schriftliche Einwilligung erteilt und diese auch nicht ausdrücklich widerrufen hat. Aus dem Zweck der Einwilligung wird hergeleitet, dass diese grundsätzlich nur auf den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses beschränkt ist.[5]
3.2.2 Problem: Aufbewahrungsfristen
Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritter rechnen muss oder Verfahren um Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis rechtskräftig abgeschlossen sind.
Wahrscheinlichkeit der Anspruchsgeltendmachung contra beeinträchtigte Arbeitnehmerbelange
Teilweise wird vertreten, dass sich die Aufbewahrungsfrist aus einer Abwägung zwischen der Wahrscheinlichkeit der Geltendmachung von Ansprüchen einerseits und den beeinträchtigten Belangen des Arbeitnehmers durch die weitere Speicherung der Daten andererseits ergeben sollte.[1]
Dies führt allerdings zu Rechtsunsicherheit und wird als praxisfremd kritisiert.[2]
Zivilrechtliche Verjährungsfristen
Als geeigneter Maßstab für die arbeitgeberseitige maximale Speicherdauer von Daten dürfte bei nicht tarifg...
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