Defintion: Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1]
Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben den spezialgesetzlichen Pflichten eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind, z. B. Gegendarstellungen oder Stellungnahmen. Erklärungen des Arbeitnehmers sind auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen.[2] Im Übrigen ist eine Aufbewahrungspflicht immer dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht.[3]
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Arbeitgebers zu einer vollständigen Aufbewahrung der Personalakte. Insbesondere die arbeitsvertraglichen Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden. Die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen sind dagegen zwingend für einige Zeit aufzubewahren.[4]
Sensible Daten
Zu jeder Zeit gilt, dass sensible Daten über den Arbeitnehmer, z. B. über dessen Gesundheitszustand, vom Arbeitgeber besonders geschützt in der Personalakte aufzubewahren sind. Sie sind gegen zufällige Kenntnisnahme, etwa durch Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag, zu sichern.[5]
Gegebenenfalls kann ein Recht auf eine lediglich eingeschränkte Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 3 DSGVO vorliegen. Dies ist gemäß Art. 18 DSGVO unter anderem dann der Fall, wenn die Richtigkeit der Daten in Streit steht.
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