Notfallordner für Steuerberater und Mandant / Checkliste Notfallordner – Unterlagen und Informationen für den Mandanten

Hintergrundinfo Steuerberater

• Es empfiehlt sich zudem, allgemeine Angaben in Form einer Art Titelblatt zum Unternehmen und zur Führungsperson zu machen. Insbesondere die Handynummer der Führungsperson bzw. übliche Kontaktmöglichkeiten.
• Für den Steuerberater ist es aus haftungsrechtlicher Sicht unumgänglich, dass die Angaben konkret und unmissverständlich sind.
• Sofern ein konkreter Umstand für den Einsatz des Notfallordners nicht definiert werden kann, kann auch ein Passwort hinterlegt werden, welches eine Person nennen muss, um den Notfallordner zu erhalten.

Bemerkung: …………………………………………………………………………………………………

Hintergrundinfo Steuerberater

• Auch diese Angaben sollten Bestandteil eines Titelblatts sein. Sofern mehrere Personen genannt werden, muss eine eventuelle Reihenfolge erfragt werden.
• Ebenso ist zu klären, ob der Notfallordner an die Person immer und grundsätzlich oder nur bei Kenntnis eines unter Punkt 1 bestimmten Umstands herausgegeben werden darf.
• Auch hier kann sich wieder die Hinterlegung eines Passworts anbieten. Auf diese Weise könnte die Führungsperson auch jemanden anweisen (z. B. aus dem Urlaub oder einer Quarantäne), den Ordner für konkrete Zwecke ohne Eintritt einer Notsituation zu nutzen.

Bemerkung: …………………………………………………………………………………………………

Hintergrundinfo Steuerberater

• Auf die vollständige Adresse mit Telefonnummern und ggf. E-Mail-Kontakt ist zu achten.
• Es muss geklärt sein, wer die Personen benachrichtigt.
• Soll eine Benachrichtigungsreihenfolge festgelegt werden?
• Gibt es Personen, die ggf. nur vom temporären Ausfall, aber nicht von dessen Grund unterrichtet werden sollten?

• Folgende Personen aus dem geschäftlichen Bereich sind beispielhaft zu nennen:

  1. Mitarbeiter/Filialleiter etc.
  2. Rechtsanwalt, Notar bzw. Steuerberater (sofern er nicht den Notfallordner aufbewahrt)
  3. Berater eines Kreditinstituts; private Kapitalgeber
  4. Wichtige Geschäftspartner
  5. Verantwortliche für die EDV des Unternehmens
• Darüber hinaus kann bei Bedarf eine Liste mit persönlichen Kontakten (Familie, Freunde etc.) erstellt werden.
• Auch die Benachrichtigung etwaiger Institutionen (z. B. des Lebensversicherers) kommt in Betracht

Bemerkung: …………………………………………………………………………………………………

Hintergrundinfo Steuerberater

• Sowohl Passwörter als auch Zweitschlüssel müssen klar und eindeutig zugeordnet werden können. Für den Steuerberater empfiehlt es sich, z. B. Zweitschlüssel in versiegelten Umschlägen aufzubewahren, damit im Fall des Falls ein Missbrauchsvorwurf ausgeräumt werden kann.
• Sofern es konkrete Zugangsberechtigungen oder Schlüsselordnungen gibt, sind diese zu nennen.

• An Passwörtern des digitalen Bereichs können insbesondere infrage kommen:

  1. Passwörter der Firmen- und privaten EDV (Server, Computer, Laptops, Tablets, Handys, Router, Telefonanlage)
  2. Passwörter der Internetseite bzw. des Web-Shops
  3. Masterpasswörter für vorrangige Systeme
  4. Passwörter für verschlüsselte Speichermedien oder verschlüsselte Dateien
  5. Zugangsdaten von Onlinebanking-Systemen

• Zweitschlüssel des realen Bereichs sind unter anderem:

  1. Wichtige Räumlichkeiten oder Schränke (Archiv, Serverraum) des Unternehmens
  2. Tresore oder Safes im Unternehmen oder im Privatbereich
  3. Bankschließfächer

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Hintergrundinfo Steuerberater

• Insbesondere wenn der Vertreter extern ist, sollten Unternehmensstrategien erläutert werden.
• Angaben zu Aufbau und Ablauforganisation (ggf. mittels Organigramm) können für einen "plötzlichen" Vertreter nützlich sein.
• Ebenso müssen Befugnisse und Hierarchien klar sein.
• Sind Vollmachten vergeben?
• Gibt es konkrete Arbeitsanweisungen oder Stellenbeschreibungen?
• Zuständigkeiten, Beauftragte und deren Vertretungen müssen klar sein.
• Existieren konkrete Vertretungspläne?

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