Lohnsteuerhilfevereine, Merkblatt zur Zertifizierung

Kurzbeschreibung

Das Merkblatt enthält wichtige Feststellungen bei Audits zur normkonformen Organisation der Beratungsstelle nach DIN77700.

Lohnsteuerhilfevereine, Merkblatt zur Zertifizierung

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Stand: August 2023

Tz. des Online-Fragebogens	Feststellung des Auditors	Normkonforme Organisation
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5	Fehlende klare Trennung zwischen Beratungsstelle und Buchhaltungsbüro	Wird in den Räumen der Beratungsstelle eine weitere wirtschaftliche Tätigkeit der Buchführungshilfe angeboten, hat eine klare Trennung beider Tätigkeiten zu erfolgen. Dazu gehören z. B.: – unterschiedliche Telefonnummern – unterschiedliche Bankkontonummern – unterschiedliche E-Mail-Adressen – getrennte EDV-Datenbestände – getrennte Buchführung – getrennte Außendarstellung (z. B. Briefpapier, Firmen- und Türschilder, Werbung) – getrennte Internetseiten
1.3	Fehlender eigener Briefkasten für die Beratungsstelle	Die Beratungsstelle sollte über einen eigenen Briefkasten verfügen. Ist dies nicht möglich, muss der Beratungsstellenleiter dafür Sorge tragen, dass keine unbefugten Personen zur Post der Beratungsstelle Zugang besitzen. Dies ist notwendig, um die in § 26 Abs. 1 StBerG gesetzlich geregelte Verschwiegenheitspflicht zu gewährleisten.
2.4	Fehlende Übermittlung und/oder Dokumentation des voraussichtlichen steuerlichen Ergebnisses	Wenn die voraussichtliche Steuerberechnung per Post oder auf elektronischem Wege (z. B. per E-Mail) in verschlüsselter Form erfolgt, ist ein Übermittlungs-/Absendenachweis aufzubewahren (z. B. Eintrag in das Postausgangsbuch, Vermerk z. B. in der Mitgliederakte/elektronischen Mitgliederakte, Aufbewahrung des E-Mail-Protokolls). Bei der persönlichen Aushändigung oder der Bereitstellung im Portal zum Download hat die Dokumentation in gleicher Art zu erfolgen.
3.1	Fehlende Dokumentation der Bekanntgabevollmacht	Die Bekanntgabevollmacht soll entweder in Kopie in der Mitgliederakte oder elektronisch abgelegt sein. Liegt keine Bekanntgabevollmacht vor, muss die elektronische Bescheiddaten-Rückübertragung dokumentiert werden.
4.1 4.2	Fehlende unvollständige oder nicht lückenlose Dokumentation des Postein- und Postausgangsbuchs	Posteingang 4.1 Es hat eine arbeitstägliche Kontrolle des Posteingangs mit Kenntlichmachung zu erfolgen (Posteingangsbuch, Eingangsstempel oder Vermerk z. B. in der Mitgliederakte oder im EDV-System). Postausgang 4.2 a) Fristwahrender Postausgang (z. B. Einsprüche, Änderungsanträge) Fristwahrender Postausgang ist am selben Tag im gebundenen/gehefteten/elektronischen Ausgangsbuch fortlaufend zu dokumentieren. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen bzw. erkennbar sein. b) Nicht fristwahrender Postausgang (z. B. Anschreiben an Mitglieder, Finanzamt, Verein) Sonstige nicht fristwahrende Dokumente oder Schreiben können entweder im Postein-/Postausgangsbuch vermerkt werden oder sind als Aktennotiz mit Datum und Namenszeichen oder Postausgangsstempel zu dokumentieren.
4.3	Fehlendes oder nicht durchgängig geführtes Fristenkontrollbuch	Die Beratungsstelle muss entweder ein Fristenkontrollbuch (auch elektronisch möglich) führen oder die Fristenkontrolle in nachweisbarer Form (z. B. Kalender) sicherstellen. Es ist darauf zu achten, dass auch vom Finanzamt gesetzte Fristen, z. B. § 364b AO (Aufforderung zur Begründung des Einspruchs), durch die Fristenkontrolle erfasst werden.
5.1	Fehlende Nachweise zur jährlichen Fortbildung	Teilnahmezertifikate für Fortbildungen sind in der Beratungsstelle aufzubewahren. Sie müssen zumindest dem Auditor vorgelegt werden können.
7.1	Fehlende Dokumentation einer arbeitstäglichen Datensicherung	Die arbeitstägliche Datensicherung hat auf externen Speichern (z. B. USB-Stick, externer Festplatte, Cloud-backup-Lösung) zu erfolgen und ist getrennt vom PC aufzubewahren. Hierbei sollten die Daten verschlüsselt oder so aufbewahrt werden, dass ein Zugriff Unbefugter nicht möglich ist (z. B. Safe). Zu den nichtbefugten Personen gehören auch Familienangehörige, soweit diese nicht selbst Mitarbeiter in der Beratungsstelle sind, jedoch nicht Personen des Lohnsteuerhilfevereins (Vorstand oder von diesem beauftragten Personen), die zur Einhaltung der gesetzlichen Pflichten des Lohnsteuerhilfevereins durch Kontrollen in der Beratungsstelle verpflichtet sind. Die Aufbewahrung der Speichermedien hat so zu erfolgen, dass eine Vernichtung/Beschädigung z. B. bei Brand oder Überschwemmung ausgeschlossen ist.
9.1	Fehlende Kontoauszüge über vereinnahmte Mitgliedsbeiträge	Die Kontoauszüge über vereinnahmte Mitgliedsbeiträge sind in der Beratungsstelle aufzubewahren und müssen dem Auditor vorgelegt werden können. Dies betrifft nur Vereine, bei denen das Inkasso über die Beratungsstellen und nicht zentral erfolgt.
13.1	Mangelhafte oder fehlende Bekanntgabe der Büro- und Anwesenheitszeiten der Beratungsstelle	Dem Mitglied muss sich bei einer zertifizierten Beratungsstelle eine ganzjährige Erreichbarkeit eröffnen. Nicht zu beanstanden sind wechselnde Zeiten, in denen das Mitglied die Beratungsstelle erreichen kann. Diese Büro- und Anwesenheitszeiten müssen...