Die Journalfunktion erfordert eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige
- Erfassung,
- Verarbeitung und
- Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle.
Sie dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle.[1] Werden die Voraussetzungen bereits mit fortlaufender Buchung im Journal erfüllt, ist eine zusätzliche Erfassung im Grundbuch nicht erforderlich.[2]
Unveränderbarkeit
Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind.[3]
Änderungen oder Löschungen sind durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich zu machen.[4]
Mindestangaben im Journal
Folgende Angaben sind im Journal mindestens zu erfassen:[5]
- Eindeutige Identifikationsnummer (Primanota). Die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls müssen gewährleistet sein.
- Eindeutige Belegnummer
- Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich
- Buchungsdatum
- Erfassungsdatum
- Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum
- Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (Buchungstext), soweit nicht in anderen Positionen des Journals bereits erfasst
- Konto und Gegenkonto
- Buchungsbetrag
- Soll- und Haben-Betrag
- Buchungsschlüssel (soweit vorhanden)
Zusätzliche Angaben bei Umsatzsteuerpflicht
Bei Umsatzsteuerpflicht sind darüber hinaus weitere Angaben erforderlich:[6]
- Umsatzsteuersatz
- Steuerschlüssel, soweit vorhanden
- Umsatzsteuerbetrag
- Umsatzsteuerkonto
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (innergem. Lieferung, Erwerb)
- Steuernummer (§ 13b UStG-Fälle)
Ggf. weitere Angaben
U. U. sind noch weitere Angaben nötig, beispielsweise:
- Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
- Autorisierung, soweit vorhanden
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