Steuerkanzleimanagement: Operative Steuerung der Kanzlei / 5 Entscheidende Voraussetzungen

Damit die operative Steuerung Ihrer Kanzlei auf Basis der vorgestellten Methoden funktioniert, müssen Sie unbedingt 3 wichtige Voraussetzungen erfüllen:

1. Mitarbeiter sowie alle Führungskräfte müssen konsequent täglich eine systematische und logisch abgestimmte einheitliche Zeiterfassung durchführen.
2. Die Rollen und Verantwortungen aller Personen in der Kanzlei müssen klar definiert sein – am besten mit schriftlich festgehaltenen Funktionsbeschreibungen.
3. Es muss eine regelmäßige wöchentliche persönliche Kommunikation im Team über den Stand der Abarbeitung und die in der Woche zu erledigende Arbeit geben, optimaler Weise am Montagmorgen.

Spezifische Vorausetzungen in Kanzleien für exzellenten operativen Arbeitsfluss

Es gibt eine ganze Reihe von weiteren Aspekten, die als organisationale Rahmenbedingungen von der Kanzleiführung klar geregelt sein müssen, damit die Personalführung im Alltag gut funktioniert und die Führungskräfte der Kanzleien das Tagesgeschäft effektiv steuern können. Einige besonders wichtige sind:

Strategische Voraussetzungen

• Langfristige und operative Planungen sind ausreichend im Team bekannt.
• Zielsetzungen auf den Ebenen Kanzlei, Teams und Einzelpersonen sind klar und eindeutig (z. B. durch Messgrößen und Kennzahlen, regelmäßiges Monitoring).
• Alle identifizieren sich ausreichend mit ihren Zielen.

Organisatorische Voraussetzungen

• Die administrative Infrastruktur ermöglicht eigenverantwortliches Abarbeiten der Mandantenaufträge.
• Bedürfnisse wie auch Beschwerden der Mandanten werden strukturiert in die Arbeit integriert und als Basis zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse (im Rahmen eines QM-Systems) genutzt.
• Mitarbeitern wird durch klare Rollen- oder Funktionsbeschreibungen ihre operative Verantwortung vermittelt.
• Das Ausbildungs- und Qualifikationsangebot wird an der Kanzleistrategie ausgerichtet.
• Know-how-Träger sowie Arbeitsstandards in der Kanzlei werden ausreichend bekannt gemacht.

Voraussetzungen bezüglich Führungskultur und Kommunikation

• Führungsverantwortung ist klar geregelt (ein Mitarbeiter => eine Führungskraft)
• Wenn Probleme auftauchen, wird sich ihrer systematisch angenommen.
• Erfolge werden regelmäßig gewürdigt und "gefeiert" und Leistung immer wertgeschätzt.
• Es gibt ausreichend strukturierte Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb der Kanzlei, sodass über Wissensentwicklung und alle nötigen "operativen Schnittstellen" regelmäßig kommuniziert wird.