Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

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Kurzbeschreibung

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, gemeinsam erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) auf Grundlage der am 28.11.2019 vom BMF veröffentlichten überarbeiteten Fassung der GoBD.

Wichtige Hinweise

Mit dem Ziel, den Berufsstand über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation zu informieren, veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) am 29.11.2019 diese überarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten in der am 28.11.2019 vom BMF veröffentlichten überarbeiteten Fassung erstmals Aussagen zum mobilen Scannen.

Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft vor allem eine geordnete und sichere Belegablage oder die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Steuerberater und Unternehmen.

BStBK und DStV zeigen in der aktualisierten Muster-Verfahrensdokumentation u. a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Sie geben Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software. Das digitale Belegabbild soll zukünftig den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. So sind keine originalen Papierbelege mehr notwendig, um die Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen.