Lohnsteuerkarte / Lohnsteuer

1 Abschaffung des Papierverfahrens

Bis zum Umstieg auf das ELStAM-Verfahren in 2013 konnten Arbeitgeber die Lohnabrechnung nach dem "Papierverfahren" durchführen. Für die Dauer des Papierverfahrens in 2013 galten die Lohnsteuerabzugsmerkmale weiter, z. B. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Religionsmerkmal oder der Faktor bei Steuerklasse IV. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale ergaben sich aus

  • der Lohnsteuerkarte 2010 bzw.
  • der Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 oder
  • sonstigen Papierbescheinigungen des Arbeitnehmers (u. a. Mitteilungsschreiben, ELStAM-Ausdruck).

Weitergeltung des Papierverfahrens in 2013

Das Jahr 2013 galt als Einführungszeitraum. Die Arbeitgeber konnten selbst entscheiden, ab wann sie mit dem Abruf der ELStAM-Daten beginnen (möglich seit 1.11.2012). Spätestens mit der Dezember-Lohnabrechnung 2013 musste der Umstieg auf das elektronische ELStAM-Verfahren erfolgen. Bis zum Umstieg des Arbeitgebers galt die zuletzt ausgestellte Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung oder schriftliche Mitteilung des Finanzamts über die aktuellen Lohnsteuerabzugsdaten.

2 Zuständigkeit für Lohnsteuerabzugsmerkmale

Seit 2011 ist die Finanzverwaltung für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 zuständig. Dies ist i. d. R. das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers. Lohnsteuerrechtlich relevante Meldedaten liefert die Stadt oder Gemeinde, z. B. Geburt eines Kindes, Religion, Heirat. Steuerliche Daten kommen vom Finanzamt, z. B. Freibeträge, Steuerklassenwechsel, Kinder über 18 Jahre in Ausbildung.

Dies galt seit 2011 für die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte etc. und gilt weiterhin auch im ELStAM-Verfahren. Das Bundeszentralamt für Steuern bildet aus diesen Daten die ELStAM, die vom Arbeitgeber elektronisch abgerufen werden können.

3 Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers

Nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren muss der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug stets nach den individuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des jeweiligen Arbeitnehmers vornehmen. Die dem Arbeitgeber für den jeweiligen Arbeitnehmer vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmale der Papierbescheinigungen dürfen nicht mehr beachtet werden. Nach dem erstmaligen Einstieg in das ELStAM-Verfahren ist eine Rückkehr zum Papierverfahren grundsätzlich nicht möglich.

Aufbewahrungspflicht bis Ende 2014

Der Arbeitgeber musste die Papierbescheinigungen bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2014 aufbewahren und durfte sie erst danach vernichten.

Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres 2013 waren dem Arbeitnehmer die Papierbescheinigungen auszuhändigen, damit er diese Bescheinigungen einem etwaigen neuen Arbeitgeber vorlegen konnte. Nahm der neue Arbeitgeber noch nicht am ELStAM-Verfahren teil, musste er ebenfalls die individuellen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers, die sich aus den Papierbescheinigungen ergaben, beim Lohnsteuerabzug berücksichtigen.

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