GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld

Zusammenfassung

Überblick

In der täglichen Praxis der Buchhaltung treten immer wieder Fragen zu Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung auf. In unserem Beitrag haben wir die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aus 2019, Vorschriften zur Kassenführung und Einnahmen-Überschussrechnung unter Einbeziehung weiterer BMF-Schreiben und Rechtsprechung zusammengefasst und nach Praxisthemen geordnet.

Im Glossar finden Sie einen Schnelleinstieg in die einschlägigen (EDV-) Begriffe, deren Bedeutung und Verweise zu Rechtsvorschriften.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 238, § 239, § 257, § 261 Handelsgesetzbuch (HGB)

§ 90, § 102, §§ 140 bis 148, § 158, § 200 Abgabenordnung (AO)

§ 4, § 5, § 41 Einkommensteuergesetz (EStG)

§ 14, § 14b, § 14c, § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG)

§ 63 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV)

§ 2, § 10 Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten – Geldwäschegesetz (GwG)

Anwendungserlass zu § 146a AO (AEAO)

Abschn. 14.1, 27b.1 Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie ergänzende Informationen hierzu)

OFD Rheinland, Verfügung v. 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013

OFD Nordrhein-Westfalen, Vefügung v. 28.7.2015, S 0316 – 2015/0006 – St 432a

BFH, Beschluss v. 23.12.2004, III B 14/04 (nv)

BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 64/04

BFH, Beschluss v. 2.12.2008, X B 69/08 (nv)

BFH, Urteil v. 24.6.2009, VIII R 80/06

BFH, Beschluss v. 4.8.2010, X B 19/10 (nv)

BFH, Urteil v. 28.10.2009, VIII R 78/05

BFH, Urteil v. 14.12.2011, XI R 5/10 (nv)

BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 52/12

BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13

BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 29/13

BFH, Urteil v. 25.3.2015, X R 20/13

BFH, Urteil v. 25.3.2015, X R 19/14 (nv)

BFH, Urteil v. 12.2.2020, X R 8/18 (nv)

BFH, Urteil v. 7.6.2021, VIII R 24/18

FG Baden-Württemberg, Urteil v. 30.7.2020, 1 K 1070/19, 1 K 1174/19, 1 K 156/20

FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 29.9.2020, 9 K 9059/17

Hessisches FG, Urteil v. 24.3.2014, 4 K 2340/12

FG Köln, Urteil v. 28.2.2013, 15 K 4521/07

FG Köln, Urteil v. 24.3.2015, 1 K 2217/12

1 Buchführungs- / Aufzeichnungsvorschriften

1.1 Beweiskraft der Buchführung

Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden und soweit die elektronischen Daten nicht nach Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden.^[1]

[1] § 158 AO.

1.2 Formelle Vorschriften

Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

^[1]

Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte:

• Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben.
• Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.^[2]
• Progressive und retrograde Prüfbarkeit müssen gegeben sein. Progressive Prüfung bedeutet hierbei eine Prüfung vom Beleg zur Buchung, retrograde Prüfung heißt Prüfung von der Buchung zum Beleg.
• Vorhalten der Verfahrensdokumentation

Vollständigkeit

^[3]

Für das Merkmal "Vollständigkeit" ist erforderlich:

• Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden.
• Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein.^[4]
• Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
• Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen, z. B. Schichtzettel im Taxigewerbe (der Name des Geschäftspartners ist bei Taxibetrieben entbehrlich)

• Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen:

  Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften ab 10.000 EUR erforderlich^[5]

  Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen über Ladentisch mit PC-Kasse erforderlich (= digitale Daten der PC-Kasse)^[6]

  Keine Einzelaufzeichnungen sind bei Barverkäufen über den Ladentisch bei einer sog. "offenen Ladenkasse" nötig, sofern der Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erfolgt und auch tatsächlich keine Aufzeichnungen geführt werden^[7]

• Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalls

Richtigkeit

^[8]

"Richtigkeit" bedeutet, dass Geschäftsvorfälle nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden sind.

Zeitgerechtigkeit

^[9]

Zeitgerechtigkeit ist unter folgenden Bedingungen gegeben:

• Laufende Buchung der angefallenen Geschäftsvorfälle, d. h. z. B. keine "Sammlung" bis Jahresende.
• Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.^[10]

• Unbare Geschäftsvorfälle:

  Eine Erfassung von unbaren Geschäftsverfällen innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich.

  Eine monatliche Erfassung von...