Der ZVL führt Zertifizierungen nach DIN 77700 weitgehend unter Einsatz der gängigen elektronischen Medien durch. Er hat dazu ein Online-Zertifizierungssystem eingerichtet, bei dem sich zunächst der Lohnsteuerhilfeverein, für den ein Anwärter auf Zertifizierung tätig ist, beim ZVL schriftlich anmeldet.
Der ZVL trägt die Vereinsdaten unter Vergabe eines Benutzernamens und Kennworts in sein Register ein. Benutzername und Kennwort werden dem Verein per E-Mail mitgeteilt, der seinerseits seinem Berater, dem Zertifizierungsanwärter, Zugang zum System verschafft.
Hat der Anwärter im Fragebogen sämtliche Angaben gemacht und wurden diese vollständig erfasst, geht der ausgefüllte Bogen an die Vereinsverwaltung, die diesen nach Prüfung an den ZVL übermittelt. Der ZVL erhält Zugang zu den in seinem elektronischen Zertifizierungssystem abgelegten Fragebögen und wird damit in die Lage versetzt, die Angaben zu überprüfen, ggf. Rückfragen zu stellen und schließlich, wenn alle Angaben und Unterlagen normkonform vorliegen, das Zertifikat nach DIN 77700 zu erteilen.
Datenschutz, Verschwiegenheit: Lohnsteuerhilfevereine und ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, die Hilfeleistung in Steuersachen in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und gem. § 26 Abs. 1 StBerG verschwiegen auszuüben.
Soweit Beratungsstellenleiter von Lohnsteuerhilfevereinen beabsichtigen, sich über den ZVL nach DIN 77700 zertifizieren zu lassen, bedarf es der Überlassung bestimmter Informationen an den ZVL. Darüber hinaus werden die Beratungsstellen des Lohnsteuerhilfevereins durch Beauftragte des ZVL stichprobenartig überprüft.
Der ZVL bestätigt den Lohnsteuerhilfevereinen und ihren Beratern, dass sie nach den Grundsätzen der DSGVO und des § 26 Abs. 1 StBerG handeln, und dass die von ihnen im Rahmen der Zertifizierung eingesetzten Personen schriftlich in derselben Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden, wie dies auch für die Zertifizierungsbewerber gilt.
Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich nicht nur auf fremde Geheimnisse, sondern auf alles, was in Ausübung der Zertifizierung anvertraut oder bekannt wurde, auch auf alle internen Büroverhältnisse in der Beratungsstelle sowie auf Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse. Sie besteht nicht nur gegenüber Fremden, sondern auch gegenüber Familienangehörigen und anderen Mitarbeitern des ZVL oder des Lohnsteuerhilfevereins, soweit eine Mitteilung nicht aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, und gegenüber Personen, die von den betreffenden Tatsachen bereits Kenntnis haben. Die Verschwiegenheitspflicht besteht über die Beendigung des Zertifizierungsverfahrens hinaus.
Der zertifizierte Beratungsstellenleiter muss ggf. über seinen Lohnsteuerhilfeverein sicherstellen, dass von Beauftragten des ZVL Stichproben in der Beratungsstelle durchgeführt werden können. Soweit dabei Einblick in Namen, Daten und Unterlagen der Mitglieder genommen werden muss, bedarf es in jedem Einzelfall deren ausdrücklicher Zustimmung.[1]
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