Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Reisekosten

I. Allgemeines

1. Reisekostenrecht – Neuregelung seit 2014

Tz. 1

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Der steuerliche Reisekostenrecht umfasst Regelungen zu Aufwendungen und deren Erstattung, die Steuerpflichtigen anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Darunter fallen:

• Fahrtkosten
• Kosten für Verpflegung
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Für die steuerliche Behandlung gilt bei Arbeitnehmern:

• Aufwendungen können durch den Arbeitgeber steuerfrei nach § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG (Anhang 10) erstattet werden.
• Aufwendungen können beim Arbeitnehmer als Werbungskosten nach 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, 5a, 5b und Abs. 4a EStG (Anhang 10) abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden.

Tz. 1a

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Das steuerliche Reisekostenrecht wurde mit Wirkung vom 01.01.2014 umgestaltet. Auch hiernach gab es Anpassungen, weshalb Vereine/Verbände Arbeitsverträge, deren lohnsteuerliche Handhabung sowie interne Regelungen zum Reisekostenrecht laufend auf Anpassungsbedarf überprüfen sollten.

Zuletzt erfolgten Änderungen bei den Entfernungspauschalen, die sich auch auf das Reisekostenrecht auswirken: Ein Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten zwischen seiner Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten in Form einer Entfernungspauschale gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (Anhang 10) geltend machen. Die Pauschale wurde für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 geändert und beträgt für die ersten 20 Kilometer 0,30 EUR; ab dem 21. Kilometer 0,35 EUR (2021 bis 2023) sowie 0,38 EUR (2024 bis 2026). Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Entfernungspauschale und Reisekosten: Während der Arbeitnehmer seinen üblichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte nur über die Entfernungspauschale für eine Strecke geltend machen kann (Argument: der Arbeitnehmer kann sich seinen täglichen Weg zur Arbeit ökonomisch einrichten), sind als Reisekosten grundsätzlich alle zurückgelegten Kilometer steuerlich berücksichtigungsfähig.

2. Im Einkommensteuergesetz geänderte Vorschriften

Tz. 2

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Die relevanten Änderungen im Zusammenhang mit dem 2014 in Kraft getretenen neuen Reisekostenrecht betreffen folgende Vorschriften:

• § 3 Nr. 13 und 16 EStG (Anhang 10): Reisekostenerstattungen aus öffentlichen Kassen (Nr. 13) und außerhalb des öffentlichen Dienstes (Nr. 16);
• § 4 Abs. 5 Nr. 5 und 6a EStG (Anhang 10): Mehraufwendungen für Verpflegung und Mehraufwendungen für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung bei Gewinneinkünften;
• § 8 Abs. 2 Satz 3–4 EStG (Anhang 10): Privatnutzung von Pkw;
• § 8 Abs. 2 Satz 8–9 EStG (Anhang 10): Mahlzeitengestellung;
• § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (Anhang 10): Entfernungspauschale;
• § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG (Anhang 10): steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten;
• § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG (Anhang 10): Neuregelung der doppelten Haushaltsführung;
• § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG (Anhang 10): beruflich veranlasste Übernachtungskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit;
• § 9 Abs. 2 und 4 EStG (Anhang 10): Definition des neuen Begriffs "erste Tätigkeitsstätte";
• § 9 Abs. 4a EStG (Anhang 10): Neuregelung der Verpflegungspauschalen;
• § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG (Anhang 10): Pauschalierung der Gewährung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten.

Bei weiteren Änderungen im EStG handelt es sich i. d. R. um redaktionelle Folgeänderungen.

3. Wichtige Änderungen im Überblick

Tz. 3

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Zusammenfassend sind zum 01.01.2014 folgende wichtige Neuregelungen erfolgt:

• Der bis 2013 maßgebende Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wurde ersetzt durch die "erste Tätigkeitsstätte" (s. § 9 Abs. 4 EStG, Anhang 10).
• Die Höhe und die Anerkennung der Entfernungspauschale (einfache Fahrt anstelle von Reisekosten) richtet sich nunmehr nach der "ersten Tätigkeitsstätte".
• Seit 2014 gibt es nur noch zwei Verpflegungspauschalen anstatt zuvor drei.
• Für eine bei Auswärtstätigkeit gestellte Verpflegung gibt es eine neue Pauschalierungsmöglichkeit.

Diese Änderungen haben Auswirkungen beim (lohn-)steuerfreien Arbeitgeberersatz sowie beim Ansatz von Werbungskosten (Einkommensteuererklärung).

II. Abzugsfähigkeit von Reisekosten

1. Definition der Reisekosten

Tz. 4

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Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (s. R9.4 Abs. 1 LStR 2015).

Tz. 5

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Zu den Reisekosten gehören

• Fahrtkosten,
• Mehraufwendungen für Verpflegung,
• Übernachtungskosten,
• Reisenebenkosten (z. B. Telefon-, Portokosten, Telefax, Schriftverkehr betrieblichen Inhalts, Parkgebühren, Garagenmiete, Parkplatz- und Straßenbenutzungsgebühren).

Nicht zu den Reisekosten gehören die nicht beruflich/betrieblich veranlassten Aufwendungen sowie die Aufwendungen, die für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte/Betriebsstätte entstehen. Sämtliche danach verbleibenden Reisekosten sind als Kosten einer Auswärtstätigkeit grundsätzlich unbeschränkt abzugsfähig, sei es als Betriebsausgaben beim Unternehmer oder Arbeitgeber, sei es als Werbungskosten beim Arbeitnehmer.

Tz. 6

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Entsprechende Aufzeichnungen für ...