1. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)
Tz. 3
Stand: EL 130 – ET: 02/2023
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach dem HGB sind insbesondere:
- Handelsbücher,
- Inventare (nebst Aufzeichnungslisten, Verzeichnislisten und Inventurrichtlinien),
- Eröffnungsbilanz,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte (falls vorhanden),
- Konzernabschlüsse und -lageberichte (falls vorhanden),
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (Kontenpläne, Kontenrahmen, Inventurrichtlinien, Richtlinien über ein internes Überwachungssystem, Systemdokumentationen über die EDV-Buchführung, u.Ä.)
- empfangene Handelsbriefe,
- abgesandte Handelsbriefe,
- Buchungsbelege.
Beachte!
Mit Ausnahme der in Urschrift aufzubewahrenden Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse können die vorbenannten Unterlagen unter den Voraussetzungen des § 257 Abs. 3 HGB (s. Anhang 12g) auch als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahrt werden.
2. Nach der Abgabenordnung (AO)
Tz. 4
Stand: EL 130 – ET: 02/2023
Nach § 147 AO (s. Anhang 1b) sind insbesondere folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Bücher,
- Aufzeichnungen, Inventare,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte,
- die Eröffnungsbilanz einschließlich der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
- die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Sonstige Unterlagen sind insbesondere:
- Auftrags- und Bestellunterlagen,
- Aus- und Einfuhrunterlagen,
- Bewertungsunterlagen,
- Preisverzeichnisse,
- Mahnvorgänge,
- betriebliche Konto- und Depotauszüge,
- Grundbuch- und Handelsregisterauszüge,
- Registrierkassenstreifen,
- Kassenzettel und Bons,
- Lohnabrechnungsunterlagen.
Beachte!
Auch hier können mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen die aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO (s. Anhang 1b) gegeben sind, vgl. Tz. 5 nachfolgend.
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