Nachträgliche Manipulationsmöglichkeiten bei einem elektronischen Fahrtenbuch

Sachverhalt:

Ein selbstständiger Apotheker ermittelte den privaten Nutzungsanteil seines betrieblichen PKW in den Jahren 2006 bis 2008 durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzamt vertrat nach einer Außenprüfung den Standpunkt, dass die genutzte Fahrtenbuchsoftware es ermöglichte, die Daten im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen später nachvollzogen werden konnten. Dementsprechend erkannte das Amt das Fahrtenbuch steuerlich nicht an und ermittelte den privaten Nutzungswert des Fahrzeugs nach der (teureren) 1-%-Regelung.

Entscheidung:

Das Finanzgericht holte zunächst ein Sachverständigengutachten zu der Frage ein, ob die genutzte Fahrtenbuchsoftware nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausschloss oder aber zumindest hinreichend dokumentierte (= Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch). Der Sachverständige, der eine neuere Programmversion untersuchte, kam zu dem Ergebnis, dass in der geprüften Version durch einen Datenbank-Direktzugriff mit einem geeigneten Programm durchaus nicht dokumentierte Manipulationen möglich sind. Des Weiteren demonstrierte der Betriebsprüfer dem Gericht in der mündlichen Verhandlung, wie Manipulationen in der (vermutlich vom Apotheker genutzten) älteren Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff möglich waren. Der Prüfer führte insbesondere vor, dass das Programm selbst im „finanzamtssicheren“ Modus diverse Änderungen über einen Datenexport nach MS Excel und einen Rückimport ermöglichte.

Das Finanzgericht entschied, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch zu Recht nicht anerkannt hatte. Aufgrund der Demonstration der Software durch den Prüfer und den ergänzenden Angaben des Sachverständigen stand zur Überzeugung des Gerichts fest, dass die vom Apotheker vermutlich verwendete ältere Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff undokumentierte Änderungen zuließ und zudem den Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht wiedergab, sodass die Software nicht den Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprach.

Praxishinweis:

Im Urteilsfall ging es um die Software „1-2-3-Fahrtenbuch“ in der Version 7.08 (Autor: T. Stahmer). Offen ließ das Finanzgericht, ob neuere Versionen der Software den steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen.

Die Revision wurde nicht zugelassen.

FG Baden-Württemberg, Urteil v. 14.10.2014, 11 K 736/11, Haufe Index 7583913