Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsor ... / C. Art der Aufbewahrung

I. Geordnete Aufbewahrung

Tz. 13

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Die Aufbewahrung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen muss geordnet erfolgen. Die Art und Weise bleibt im Übrigen dem Stpfl. überlassen. Eine geordnete Aufbewahrung liegt jedoch nur dann vor, wenn einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit das Auffinden der für einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens erforderlichen Unterlagen möglich ist (s. § 145 Abs. 1 AO). Dieses erfordert daher ein Aufbewahrungssystem, das – zumindest nach einer verhältnismäßig kurzen Einführung – durchschaubar und nachvollziehbar ist. Gleiches gilt für Dokumentations- und Organisationsunterlagen (s. Rz. 7).

II. Form der Aufbewahrung

Tz. 14

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Grundsätzlich wird der Stpfl. die Originale der Unterlagen aufbewahren. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der in § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO genannten Unterlagen können alle in § 147 Abs. 1 AO aufgeführten Unterlagen jedoch auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (z. B. Fotokopien, Mikrokopien) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Diskette, CD-ROM, Magnetband, Magnetplatte) aufbewahrt werden, aber s. Rz. 15. Voraussetzung ist für die in § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO genannten Unterlagen, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt und ohne weitere Hilfsmittel lesbar ist (§ 147 Abs. 5 AO), s. Rz. 20. Weiterhin ist erforderlich, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und "unverzüglich" (d. h. ohne schuldhaftes Zögern und nicht "auf der Stelle", s. § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB) lesbar gemacht werden können. Sind die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO erfüllt, können die abgebildeten Unterlagen selbst vernichtet werden. Allerdings ist das genaue Festhalten der Aufzeichnungsmodalitäten, die Durchführung einer lückenlosen Kontrolle hinsichtlich des einwandfreien Funktionierens der eingesetzten Apparaturen vor der Vernichtung der Unterlagen, die Feststellung der mit der Aufzeichnung betrauten und für sie verantwortlichen Personen einschließlich der Beurkundung ihrer Verantwortlichkeit und die Gewährleistung der eindeutigen Zuordnung in Bezug auf den Aufbewahrungspflichtigen erforderlich.

Tz. 15

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Für digitale Unterlagen ist zusätzlich erforderlich, dass diese "maschinell ausgewertet" werden können (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO: "mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt"; vgl. BFH v. 09.02.2011, I B 151/10, BFH/NV 2011, 962 zu eingescannten und gespeicherten Papier-Eingangsrechnungen).

Tz. 16

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vorläufig frei