Digitaler Wandel: Ein Strategietag, der Sie weiter bringt

Zusammenfassung

Sind Sie vorbereitet auf die Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt? Haben Sie eine Strategie, wie Sie in den nächsten 3 Jahren die deklaratorischen Tätigkeiten kompensieren, die durch die Automatisierung wegfallen? Im Beitrag Wie sich Geschäftsmodelle und Tätigkeitsfelder für Steuerberater entwickeln werden wurden die Veränderungen und Auswirkungen für Steuerberatungskanzleien aufgezeigt. Nun erfahren Sie, mit welchen konkreten Fragstellungen und strategischen Überlegungen Sie sich für die Zukunft wappnen.

1 Überblick

Für mittelständische Unternehmen haben namhafte Trendforschungsinstitute wie 2bAhead

eigene Analysetools und Beratungsangebote entwickelt, um Unternehmen in den Weg in die digitale Welt aufzuzeigen. Bei KPMG gibt es dazu z. B. das Digital Readiness A,ssessment, mit dem der Status Quo in 7 Dimensionen ermittelt wird und darauf aufbauend mit innovativen Workshop-Methoden Strategie und Aktionspläne erarbeitet werden.

Für eine Kanzlei mit 10 bis 15 Mitarbeitern sind solche Methoden in der Regel überdimensioniert. Doch können sie durchaus für eigene Zwecke heruntergebrochen und angepasst werden.

Wie steht es also um die digitale Reife Ihrer Kanzlei? Es lohnt sich, sich zu Beginn selbstkritisch zu fragen, wie digital Sie heute bereits denken und arbeiten.

2 Checkliste mit 10 Punkten zur Selbsteinschätzung

Im Steuerberater-Netzwerk delfi-net verwenden wir dazu aktuell eine Checkliste mit 10 Punkten zur Selbsteinschätzung, die sich konkret auf die Arbeitsweisen in der Kanzlei bezieht.

Die digitale Kompetenz der Kanzlei - Selbsteinschätzung

1. Persönliche Einstellung

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Nur nichts überstürzen					je früher desto besser

2. Einstellung der Mitarbeiter

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Keiner will das					alle sind Feuer und Flamme

3. Nutzung Kontoauszugsmanager

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Nein					bei allen mit gepflegter Lerndatei

4. Interne Prozesse – Einsatz DMS

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Nicht vorhanden/genutzt					volle Nutzung

5. Interne Prozesse – Arbeitspapiere

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Papierbearbeitung					ausschließlich digital/OneNote

6. Belegaustausch mit Mandant

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Papier/Telefon					Portal & App

7. Schnittstellennutzung Mandant – Kanzlei

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Pendelordner					alles wird automatisch eingelesen

8. Online – Zusammenarbeit

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   zwei getrennte Systeme					gemeinsame Cloudlösung

9. Erreichbarkeit

   1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
   Telefon/Post/Mail					WhatsApp, facebook, iMeeting

10. Außendarstellung

    1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
    Klassisch					Digitale Kompetenz an erster Stelle

Bei der Vergabe der Punktzahl zwischen 1 und 10 geht es nicht um den exakten Wert mit Kommastelle, sondern um einen ersten Anhaltspunkt.

Die Frage nach der eigenen Einstellung und der Einstellung der Mitarbeiter ist entscheidend dafür, wie schnell Sie den Weg in die digitale Welt gehen können. Je mehr Widerstände zu erwarten sind, desto mehr Überzeugungsarbeit müssen Sie zu Beginn leisten.

Der nächste Schritt – Punkte 3 bis 5 – ist die Umstellung der internen Prozesse. Um das Veränderungstempo der technologischen Entwicklung und vor allem um die damit einhergehende veränderte Form der Zusammenarbeit mit Mandanten zu verstehen, braucht es eine grundsätzliche Bereitschaft, die vorhandenen technischen Möglichkeiten zu nutzen.

Die Punkte 6 bis 8 sind nur angedeutet, werden wohl aber die größte Veränderung für die Kanzleien bringen:

• Wie arbeiten Kanzleien in Zukunft mit ihren Mandanten zusammen?
• Wie aktuell sind die Daten?
• Welche Informationen werden aufbereitet?
• Und auf welchem Weg werden sie zur Verfügung gestellt?

Die Cloud, Datenverarbeitung in Echtzeit, Big Data Analysetools mit KI (Künstliche Intelligenz) und die Blockchain sind die Schlagworte, die diesen Wandel illustrieren.

Die Punkte 9 und 10 beziehen sich dann auf den Außenauftritt. Welche Mediennutzung zeigt die digitale Kompetenz und Präsenz und wie eindeutig wird kommuniziert, dass die Kanzlei hier die Nase vorn hat?

Auswertung "Selbsteinschätzung Digitale Reife"

Zählen Sie Ihre Punkte zusammen. Je nach Punktzahl brauchen Sie kürzer oder länger für Ihren Projektplan:

0 bis 30 Punkte – Digitale Einsteiger	Jetzt heißt es Gas geben, damit Sie den Zug nicht verpassen. Wenn es nicht an Ihrer eigenen Einstellung scheitert, weil Sie hoffen (altersbedingt oder aus welchen Gründen auch immer), dass Sie das aussitzen können, gilt es Verantwortung für Ihre Kanzlei und Ihre Mitarbeiter zu übernehmen. Beginnen Sie die internen Prozesse zu digitalisieren und erstellen Sie sich einen strategischen Plan für 4 Jahre.
31 bis 69 Punkte – Digitale Interessierte	Die Mehrzahl der Kanzleien arbeitet in bestimmten Feldern bereits digital. Je nachdem, ob Sie sich im unteren oder oberen Feld der Skala befinden, sind Sie gut aufgestellt und werden die Veränderungen in den nächsten 3 Jahren bewältigen.
70 bis 100 Punkte – Digitale Vorreiter	Sie haben sich schon seit einiger Zeit mit den Möglichkeiten und Vorteilen der Digitalisierung auseinandergesetzt und zählen zu den innovativen Kanzleien. Für Sie geht es darum, das Know-how auf die Straße zu bringen und sowohl digitale Zusammenarbeit mit Mand...